论企业档案编研工作的知识引领与推动

吴京

摘 要：档案编研是开发档案信息资源的重要手段，以知识管理引领档案编研工作，能让企业档案编研工作在极具变化的环境里适应发展并保持活力。该文介绍了知识引领的含义及必要性，重点从技术、组织、服务3个方向进行了论述，提出了档案编研工作知识引领与推动的长效机制。

关键词：档案编研 知识管理 知识引领与推动

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）04（b）-0108-03

在经济全球一体化、知识管理兴起的时代，信息资源已经成为企业的战略资源，信息资源的开发和管理能力已经成为企业核心竞争力。档案编研是开发档案信息资源的重要手段，以知识管理引领档案编研工作，重视员工的隐性知识并对其进行挖掘和利用，从知识管理的角度对人进行管理，能让企业档案编研工作在极具变化的环境里适应发展并保持活力。

1 知识引领的含义

知识管理是企业的一种创新型的管理模式，它是根据企业在科研、生产、经营等方面活动的实践和需要，对资料、文档、企业政策、过程、规程等显性知识和存在员工头脑中的工作经验、技能、思想方法等隐性知识的识别、产生、获取、开发、研究、存储、传播和利用进行的全过程的管理。知识管理可以有效促进企业的竞争力的不断增强和提高，创造更高的社会和经济效益。知识管理的目的是使企业需要的知识在最合适的时候传递给最合适的人，以实现效益的最大化。

档案编研工作的知识引领，就是以知识管理的手段引领档案编研工作，推动档案编研工作，能够有效地获取、创造、交流和利用信息资源，为企业科研生产、经营管理和领导决策提供深层次的信息服务，从而提高档案工作的形象、地位、影响力和服务企业中心工作的能力。

2 企业档案编研工作知识引领的必要性

传统的企业档案编研工作从选题开始到成果发布虽说是一个完整的工作过程，但整个工作模式仍存在一定的局限性，严重影响档案编研工作的效果，制约了档案编研工作的发展。这主要表现在3个方面。

一是传统的档案编研以提供一次、二次文献为主，而知识管理不再局限于利用片面的信息来满足用户的需求，而是对用户的需求进行系统分析，向用户提供全面、完整的解决方案，帮助用户选择有用的信息，提高知识的获取效率。二是传统的档案编研仅局限于对档案信息的开发，而忽略了对人的管理。其实在信息获取的整个流程中，人才是核心。知识管理认为对人的管理既可以提供广泛的知识来源，又可以建立良好的组织方式用以促进知识的传播，这适应了知识经济时代的要求。三是未来的知识管理系统将越来越具备智能化的特点，这就从根本上抛弃了档案编研工作中被动处理信息资源的工作模式，而与知识交流、共享、创造和应用的全过程高度融合，使知识管理成为企业创新发展的核心推动力。

知识管理引领下的档案编研工作是知识机制与管理机制的结合，是知识创新与管理变革的结合，内容包括了显性的信息资源的管理和隐性的人的知识管理。这种管理模式充分发挥人的创造力和主观能动性，推动档案编研工作不断发展。

3 企业档案编研工作知识引领方向

3.1 技术方向的引领

技术引领就是主要依靠先进的计算机和网络技术开展档案编研工作，使知识的生产、传递和利用更为方便和快捷。

3.1.1 利用档案信息平台开展档案编研工作

将知识管理的理念融入档案信息管理平台中，利用信息技术开发档案资源，凝练和固化工作经验，达到充分挖掘和利用企业员工的隐性知识的目的。

档案信息平台建设不应是简单的档案信息存储系统，随着档案的数字化发展，它应该是对数字化的档案信息进行深加工和组合之后形成的专题性的、高层次的档案信息知识库。通过网络技术，档案信息平台集服务窗口、宣传窗口、对话窗口、交流窗口多功能于一身，提供档案库藏资源信息、档案利用服务信息、档案工作信息以及相关资源信息的参考咨询服务。持续进行档案库的建设和研究，不仅对显性知识如各种数据库进行整合，还要对参考咨询服务中用户提出的问题及解决方法、专家回答过的专业问题和工作经验等隐性知识进行分类整理，转化入库，形成常见问题问答库、咨询专家库、经验交流库等。知识库不断收集更新以往的咨询结果，用户可以直接检索到相似的问题和答案，提高利用效率，满足用户对信息日益深化、专业化、广泛化的需求。

3.1.2 利用知识地图开展档案编研工作

在知识管理的范畴内，知识地图是一种有用的工具，显示整个企业知识资源的分布情况，它提供了一种企业学习、创新的环境和路径，帮助员工迅速找到所需的知识资源。运用好知识地图，将有助于档案编研课题的开发和信息收集。

构建企业信息资源知识地图，使企业知识资源位置清晰化，在知识的组织中起到导航和定位的作用，以便于用户查找和使用。一是建立一个企业信息资源总目录。有别于传统的典藏目錄，它从用户使用角度出发，易用性高，实用性强。二是描述总目录内各种信息资源间的有机联系，如内部资源和外部资源、员工与知识信息、产品与技术信息等的多种联系。三是对企业拥有的知识信息进行分层次管理。一般可以分为个人知识、过程知识、产品知识、组织记忆、商务知识、利益相关者知识和客户知识等7个层次。四是提供咨询服务。将问题和咨询结果记录下来，形成信息库，可以通过统一检索框进行检索。地图导航系统设计合理，信息资源覆盖面广，可以为用户提供多角度的资源获取方式。

3.2 组织方向的引领

针对档案编研工作组织机构开展的知识管理，主要方向为职能管理结构的扁平化、柔性化以及管理方式的知识化，使档案编研工作具有更好的灵活性和创新性。

3.2.1 组织科学合理的档案编研队伍

档案部门组织各业务室开展档案编研活动，编研队伍的主创人员由原来的档案人员，发展为档案部门牵头组织，参与编研的谋划工作，一线技术人员和管理人员参与编研的具体工作，弥补了档案人员对企业各专项业务不熟悉的缺陷。实施知识管理下的档案编研工作打破固有的组织结构，为档案编研工作的发展提供智力支持和专业引领，大大提高了档案编研水平。

3.2.2 建立学习型组织

学习型组织是一个能够熟练地创造、获取和传递知识的组织。学习型组织的构建能够有效促进档案编研工作的积极开展。

营造学习型组织氛围，调动全员参与，促进个人知识融合和嵌入组织知识当中。档案人员必须参与企业活动，有计划、有目标地到科室、机关学习，有利于个人的长期发展和知识结构的更新。针对性地了解本单位的信息需求，从中确定带有普遍性的编研课题，有利于档案编研工作适应企业中心工作的发展需要。各种方式激励档案编研创新与共享，组织学习培训和交流会，鼓励个人多思考多表达，实现隐性知识的交流与共享，有利于组织文化和先进理念的形成。

3.2.3 形成良性循环的联动机制

档案编研可以完成从档案信息到知识的转化，但值得注意的是信息采集、组织、筛选等每一项任务的实现都依靠档案人员的前期需求分析和人为规则设定。一旦需求发生变化，相关的规则也必须随即变化，规则的变化必然导致知识结果的变化，进而带动前端信息的生成产生变化。即使拥有了功能强大的信息系统，也需要档案人员不断对新形势、新情况加以分析，做出准确的判断并付诸实践，形成一种良好的联动机制，保障档案编研成果准确、有效。

3.3 服务方向的引领

企业发展的加快和环境的复杂多变，向档案编研工作提出的不只是提供档案信息的问题，而是如何融入企业，参与企业发展的问题，档案编研工作服务能力是控制并运用档案资源，服务企业各项工作，参与企业管理，最大限度地实现的档案价值的本领和力量。

3.3.1 提升档案编研工作服务理念

档案编研工作服务起点已经变成了用户的需求，服务深度需要深入用户需求的内容中而不是停留在文件的需求上，服务内容核心转变成追寻整个科研过程，将档案编研工作的服务与用户科研的整个过程紧密相连。因此，档案编研在开展知识管理时，思想上要跳出针对各种的档案库藏的局限，更新服务理念。

3.3.2 为用户提供个性化定制服务

企业档案存在很强的专业性，档案部门应对用户进行详细的调查分析，根据不同领域、专业、层次的知识需求将档案信息和档案用户划分成多个群组。用户向档案部门提出信息需求后，档案部门可以根据前期的调查结果迅速提取出有针对性的信息，并以最佳的方式传递给用户，从而实现以人为本的个性化定制服务。

3.3.3 加强档案编研工作信息反馈

在档案编研工作知识管理活动中，信息反馈处理是档案编研工作中不可忽视的重要环节，只有真正建立起信息反馈处理的双向信息流模式，档案编研工作才能在良性循环的轨道上持续不断地向前发展。

在开展档案编研工作之前，就涉及对用户需求的跟踪调查，以获取需求信息来提高编研成果的针对性和有效性；在课题实施过程中，需要与相关业务部门紧密联系，充分挖掘信息资源，编研出内容翔实、质量高的编研成果；在编研成果利用工作中，需要对用户进行满意度调查，作为工作改进的依据。信息反馈机制能够使档案部门获得全面准确的档案编研工作实际效果，通过分析研究，调整档案编研工作各环节，使其逐步趋于完善，从而提高档案编研工作质量。

4 建立档案编研工作知识引领与推动长效机制

档案编研技术、组织和服务方向的知识引领，并没有完全的界限，可以相辅相成多种渠道推动档案编研工作发展。这就需要优化配置机构，合理设置流程，调整完善职能，从根本上扫除档案编研工作发展的障碍。

4.1 建设体系，完善职能

健全的企业档案编研工作体系是档案编研工作持续发展的组织保障。首先，必须健全档案工作领导、管理和监督机构，明确档案编研工作的总体框架，即建立以企业主管领导为统领，档案部门为核心，各业务部门为基础的档案编研工作网络。其次，建立档案编研工作制度体系，以规范管理行为，保证档案编研工作质量受控。最后，建立档案编研工作监督、考核体系，落实档案部门的监控、指导、考核职责，保障档案编研工作体系运行持续有效。

4.2 积极进取，不断创新

档案编研工作需要档案人员以审时度势的态度不断探索、创新，创新不仅体现在基础业务的提升上，还要对原有档案编研工作模式进行总结与突破。以知识引领档案编研工作，实质就是用先进的知识管理模式武装、指导档案编研工作，激发员工利用显性知识，挖掘隐性知识的积极性和创造性，使档案编研工作与企业各层面形成良性的互动，开创档案编研工作新局面。

4.3 立足实用，讲求实效

围绕企业中心工作，优先选择急需、急用、见效快、易于编研的课题进行编研，使编研成果尽快发挥作用，获取效益。打破传统的只依靠库藏档案信息资源的信息收集方式，不拘泥于现有的档案信息资源，通过各种渠道，采取各种方式收集有价值的真实信息。编研成果的载体可以是单一的，也可以是多媒体的，通过信息技术进行传播，提高时效性和影响范围。

5 结语

随着企业的不断发展，市场竞争的日趋激烈，人们对原有的技术成果和管理经验的利用、借鉴也更加直接、更加紧迫。通过对档案编研技术、组织和服务3个方向的知识引领，激励编研人员钻研业务，创新编研形式，深化和拓展课题应用，将有形产品以外的服务、信息和问题处理方式变成价值的源泉，从而为企业带来不可估量的财富和独特的价值。知识引领下档案编研工作，在新时期、新形势、新任务、新需求的背景下，将发挥更大的作用和潜能。

参考文献

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