浅议原始凭证规范化管理

杨会茹

【摘 要】合法、有效的原始凭证是会计核算的基础，是企业缴纳税款的主要依据。但是，在日常财务管理中，很多企业自制、开具或取得的原始凭证存在不合法、不合规现象，导致无法抵扣、无法计入成本以及进行偷逃税款等，给国家税收和企业都带来损失。本文介绍了原始凭证管理的意义和基本要求，分析了现阶段原始凭证管理存在的问题，并提出加强原始凭证管理的对策建议。

【关键词】原始凭证；规范化；凭证管理

一、企业加强原始凭证管理的重要意义

原始凭证是重要的会计信息资料，包含着重要的经济业务来往双方的基本交易信息，也是具有法律效力的书面证明，对会计核算的有效性有直接影响。目前加强原始凭证管理具有以下意义：

1.有利于规范企业会计核算管理工作，提高会计核算质量。原始凭证管理是企业会计工作开展的重要基础依据，企业加强原始凭证管理提供准确的会计信息，对企业管理有着基础的指导作用。

2.有利于企业准确核算经营业绩，反映真实的经营成果。能有效的控制生产经营各环节的成本费用，避免各环节的贪污、浪费尽可能减少，真实的成本费用给企业管理者和股东提供准确的财务信息，给企业长期发展战略提供可靠的参考依据。还可以增强外部信息使用者对企业诚信度的认可，促进企业健康持续发展。

二、原始凭证管理的基本要求

1.内容完整、填写规范。原始凭证中规定的项目填写完整、印章齐全。要用蓝色或黑色笔书写，字迹清楚、规范，填写支票必须使用碳素笔，属于需要套写的凭证，必须一次套写清楚，凡填有大、小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。

2.手续完备。支付款项时，有相应付款审核、审批程序及付款银行凭据，支付现金的有收款人的亲笔签名。收到款项时，应取得相应的银行凭据，收到现金时应开据相应的收款收据给对方。物资出入库有相应的验收清单和审批单据。

3.业务真实。各项经济业务必须保证三流一致：资金流、票据流、货物流都是一个经销商。

4.报销及时。在经济业务发生或完成时及时填制，并按规定的程序和手续传递至相关业务部门和会计部门，以便及时办理后续业务，并进行审核和记账。

三、目前原始凭证管理存在的问题

1.原始凭证内容不真实

在实际的经营管理中存在着原始凭证的业务内容与实际交易不相符，原始凭证不仅有套开、涂改的痕迹，而且发票业务登记的业务内容与实际内容张冠李戴。更有甚者，采用废弃不用的发票和逾期旧版发票报销，增加了企业涉税风险。

2.原始凭证审核不规范

企业未建立健全的财务内控制度和奖罚制度，或由于企业负责人对执行制度和财经法规的意识谈薄，造成原始凭证管控不够，从而导致财务人员对原始凭证的审核把关不严。未建立起合理有效的财务审核、审批流程，报销随意性大，存在无相关岗位人员审核和审批、实物无验收证明等等；对外不及时收回付款凭据和相对应的发票，造成不能及时进入成本、费用，或进入了成本、费用由于证据不足需纳税调增，造成企业多纳税。未建立办公自动化审批程序的企业，有些人员利用岗位之便，采用移花接木的手法抽出个别原始凭证重复报销、模仿领导笔迹签字、涂改原始凭证的内容等进行舞弊。

3.原始凭证内容填写不规范

由于原始凭证种类繁多，凭证填写中容易出现以下内容填写不规范的情况，具体包括：

（1）付款单位只有简称，如：贵林化工有限责任公司，简写成贵林公司，或以个人名或车牌号代替等（除飞机票、火车票外），真实的业务由于开票时不注重细节造成票据不能报销，报销后也不能进入成本费用，给个人和公司都带来损失；

（2）项目内容未逐栏次逐项填写完整（如型号必须是销售货物的实际型号，计量单位是套、台或个须填写清楚），有错位和跳行填写；

（3）金额栏大小写金额不一致，只写小写或只写大写。大写合计金额未顶头写，小写金额栏阿拉伯数字未填写到最高位的，在数字的前一位未填写人民币符号“￥”；

（4）普通手工发票的发票联不是第一联的取得的发票是原体，机打发票所有项目有手工增加或涂改；

（5）增值税专用发票未按要求填开，不能通过增值税认证系统的认证；一般纳税人应取得增值税专用发票而未取得，取得普通发票，导致增值税不能抵扣，增加成本；

（6）开票人以“姓”或符号、代码等代替；

（7）未在指定位置盖章，以“财务专用章”、“公章”等代替“发票专用章”。

4.财税人员的业务技能更新慢

现正处于营改增的转型时期，由于很多企业是由营业税转为增值税，企业财务人员的观点暂未转变，对政策学习不透。如出差到外地酒店住宿，一般纳税人要求酒店开具增值税专用发票（因回企业报销可以抵扣进项税），但酒店拒绝开具增值税专用发票，只提供普通发票或以不是一般纳税人为由拒绝开具专用发票。

税务部门对财税人员培训、宣传不够，采购、接受服务等应取增值税专用发票，而供应商不提供或采购商未主动索取增值税专用发票而导致不能进项税抵扣，造成企业多缴税款。也有可能出现财务人员对政策的理解不够，对不允许抵扣的项目进行了抵扣，不仅未减轻企业负担，还会导致后期税务稽查给企业带来罚款和滞纳金的风险。

四、加强原始凭证规范化管理的对策建议

1.全面推进原始凭证电子化，强化会计信息源头管控与信息共享

目前原始凭证开具的区域广泛，种类烦多、信息标准不统一，很难自动查验和比对。原始凭证中的发票希望通过各级部门的共同努力，借鉴增值税专用发票的成功经验，尽快构建覆盖国税地税的信息化对比平台，提高发票信息化共享，减少人为因素带来的源头错误率，让不合规发票和假发票无处藏身。内部原始凭证，企业应建立办公自动化信息共享流程和系统，减少人为操作带来的风险。

2.加强法规宣传学习，提高财务人员的责任意识

企业应定期和不定期的对财务人员进行外部培训，让财税知识不断的得到更新，提高财务人员整体素质。财务人员把学习的新知识通过内部讲座或业务小卡片形式，对内部对各业务项进行针对性的进行详细的讲解和指导。让全员都了解新财务知识和原始凭证对企业经营的重要性，并参与其中。

很多企业单位负责人主要抓生产和营销，觉得财务只是个后勤部门，实际上财务管理不重点抓，抓不好，很容易出现很大的安全风险。不光是企业的形象受损，还会承担很多的罚款和滞纳金，严重的单位负责人会承担刑事责任。所以企业负责人应把财务安全与生产营销安全一同抓，让公司树立起好的财务形象，让企业的全面管理得到不断完善。

财政、税务部门通过多形式、多渠道对财税法规和新政策进行宣讲和专项培训，提升财税人员综合素质和业务能力，提高企业诚信纳税意识，营造一个和谐的诚信纳税环境。

3.事前用心服务，事中精心管控，事后细心稽核

首先，事前用心服务。根据企业组织结构及管理的特点，编制合理、可操作性的财务内控制度和简单明了的固化流程，流程制作成服务手册，以便更好的指导前端业务。编制时要强化编制依据，提高制度和服务手册的权威性和执行力。

其次，事中精心管控。建立畅通的沟通渠道，让财务岗位与业务岗位的点对点沟通。预防前端盲目操作造成的错误，无谓增加各岗位的工作量，增加企业成本、费用的投入。财务加强和引导各业务岗位对原始凭证规范意识，将会大大提升工作效率。加强财务审核，比如，对收到的原始票据进行网上校验或联系当地税务部门进行验证和辨别真伪。

最后，事后精心稽核。通过事后开展稽核和交叉检查方式，提高各岗位的责任心。对发现的错误及时给予纠正，对容易麻痹和出现错误的点建立防范措施。开展总结活动，及时调整工作策略，保证制度的可实施性。

4.强化监查力度，防范凭证风险

企业要建立起有效可执行的内审制度，定期开展内审工作，检查报销票据是否存在不严格执行内控制度和流程等情况，把好原始凭证稽查的第一道关。审计部门要突出会计资料真实性的审计，并注重边审边督促被审计单位规范原始凭证，对不符合会计制度要求或有疑点的原始凭证要加以延伸审计。税务部门要不定期对企业进行抽查，对原始凭证不规范管理的的企业和个人进行引导和处罚，减少因原始凭证不规范给企业、个人和国家带来的损失。财政部门要加强财务规范管理，开展会计基础工作检查，完善财务会计制度。

5.建立奖惩措施，实施考核管理

企业应针对各岗位开展考核管理，强化原始凭证管理中的问责。重点在于加强前端业务发起岗位与财务各审核岗位的绩效考核。制定合理、有效的考核条款，按月根据财务审核和稽核工作，计算审核岗位未纠正错误率及业务岗位发起错误率。综合分析与评价财务审核岗位和业务发起岗位的工作情况，对成绩突出的进行奖励，对工作不负责，影响会计信息质量的进行问责和惩罚。

参考文献：

[1]郑元颖、毛偲远：《基于ERP环境下前端业务财务原始凭证规范化管理》，《企业导报》，2014年第20期.

[2]曲志刚：《论企业会计原始凭证的科学管理》，《会计师》，2015年第1期.

[3]张楠：《原始凭证失真分析及管理》，《财税研究》，2015年第2期.