货运代理企业内部控制存在的问题及改进措施

毛翠微

【摘 要】货运代理企业迅速发展的同时也面临严峻挑战，加强内部控制是企业增强竞争力的必要手段，但目前货运代理企业的内部控制存在控制环境不佳、资金风险大、客户信用管理缺失、信息沟通不畅、风险评估欠缺、内部监督不到位等问题，本文针对这些问题进行了分析并提出了相应的改进措施。

【关键词】货运代理；内部控制；问题；措施

一、加强货运代理企业内部控制的现实意义

近年来，全球经济不景气，进出口贸易下滑，货运代理（简称货代）市场经过快速增长后已逐步趋于饱和，利润空间减小，行业竞争愈发激烈。加强内部控制是企业增强市场竞争力的必要手段。我国货代企业要想持续健康的发展，在国际市场占有一席之地，必须提高对内部控制的重视，加强内部控制建设，强化内部控制执行；在优化组织结构、规范业务流程、建立风险控制、加强内部监督等方面，主动做出调整和改进，以更好地适应环境的变化，提升企业的整体实力。

二、货运代理企业内部控制存在的问题

1.内部控制环境不佳

内部控制环境是实行内部控制的前提和基础。我国货代业起步较晚，针对货代企业规范化内部控制的法律法规少之又少，很多货代企业的内控制度参照其他行业建立，使得自身内控制度行业特点不足，控制点设置不科学，且没有覆盖所有的部门、人员和业务环节，存在控制薄弱点和漏洞。同时，由于货代行业进入门槛低，从业人员的素质和能力有待提高，员工对内部控制的认识不足，在工作中缺少风险管控的意识。另外，很多货代企业的治理结构不完善，权力配置不规范，缺乏制衡机制，岗位职责划分不清，出了事责任落实不到人。这些问题都影响了内部控制实施的效果。

2.应收账款管理薄弱

在控制活动方面，应收账款管理一直是货代企业的一项重要内容。很多货代企业为了在日益激烈的市场竞争中扩大销售争取货源，大量运用商业信用，在缺少对客户资信状况进行调查和评估的情况下，盲目采取赊销方式提供服务，造成资金长期被大量应收账款占用，不仅降低了企业的资金流动性和短期偿债能力，还容易引发坏账风险。长此以往，货代企业由赊销带来的利润将被应收账款风险吞噬掉，严重影响企业的财务状况。同时，由于风险意识淡漠，业务合同不规范，责任条款不清晰，原始资料保存不当，在发生纠纷时，也容易引发法律风险。

3.缺乏畅通有效的沟通渠道

内部控制体系建设是一项需要全面协调、统筹兼顾的工程。货代企业网点多，涉及面广、完成整个项目需经过包括定舱、运输、拼箱、储存、包装、配送等多个流程，需要部门与部门、管理层与员工之间的沟通协作，但是由于我国货代业发展粗放，信息化程度低，信息技术不够发达，未构建起顺畅有效的沟通渠道。在业务中诸如货物情况、航班舱位变化、政策变化、操作流程衔接等信息不能及时传达给相关部门和人员，造成企业反应不足，应对不及时，增加了经营风险。

4.风险控制系统不健全

货代企业在业务操作中，不仅面临自然风险、政策风险、政治风险、市场风险、文化风险等系统性风险，还面临协议风险、费用垫付风险、无交通工具承运风险、误收危险品风险、应收账款风险、索赔风险等非系统风险。而大多数货代企业未建立起全面、有效的风险控制系统，风险防范意识薄弱，风险管理不到位，对日常发生或预见的风险事件缺少记录和跟踪，不利于企业掌握风险的分布，也不能有效配置风险应对所需要的资源，在风险发生时缺乏相应的应急机制，给企业发展埋下了很大的隐患。

5.内部监督不到位

只有完整的内部控制制度远远不够，如果执行过程中缺乏有效的监督，内部控制就会流于形式 ，控制效果将大打折扣。然而，大多数货代企业的内部监督制度不够健全，缺乏对职能部门的追责制度，缺乏内部牵制制度。部分企业的内部审计范围还局限在财务收支方面，内部审计部门缺乏独立性，监管措施形同虚设。加上审计人员对自身职责不明确，监督意识不够，使得货代企业的内部监督不能充分发挥其职能，内部控制未起到应有的作用。

三、货运代理企业内部控制的改进措施

1.优化内部控制环境

只有创造良好的内部控制环境，内部控制实施才能更有效。我国货代企业应结合行业和自身特点，对业务流程中存在和可能存在的风险做出全面分析，制定出科学、有效的内部控制制度；应组织全体员工学习相关规定和流程的设置，加大内部控制宣传，提高风险防范意识；并对员工进行货代专业知识培训，使其熟悉国际贸易运输等方面的知识，提高业务技能，提高企业的效率。

另外，组织结构是内部控制活动的框架，直接影响控制的效果。货代企业优化内控环境，还应设置科学、有层次的组织结构，明确各部门的分工和各员工的权责，形成相互牵制和监督的成效。

2.加強应收账款管理

货代企业加强应收账款管理，首先应建立客户信用等级评价制度，通过调查客户的信誉、财务状况、偿债能力，对客户进行信用等级评估。针对不同等级的客户给予不同的信用额度和期限。对于评估结果不佳或首次合作的客户严格执行“付款赎单”政策，对于评估结果较好的客户，给予一定的信用额度和期限。

其次，应健全资金管理办法，对货币资金的各个流动环节进行跟踪监控。对每一笔应收账款，按时间发生的顺序，不同的客户，不同的船名和提单号逐笔挂账，准确反映每一笔款项的形成、回收和增减变化情况。把资金回收与部门考核挂钩，提高业务部门催收账款的积极性，降低资金风险。对逾期未付款的客户，采取扣留提单，停止定舱并逐级预警，严重者可通过发律师函或提起法律诉讼等方式催收，最大程度减少坏账。

另外，货代企业还应加强合同管理，合同条款要清晰、明确、不能有歧义，防范因合同不规范而引起不必要的纠纷。

3.构建畅通的信息沟通平台

货代企业应积极打造自由民主的信息沟通环境，建立公正透明的信息沟通渠道和快捷的反馈机制，积极开发和引进先进的管理软件，利用现代化的信息技术实现整个业务流程的系统化和各个环节之间高效的信息交换，把各部门和各岗位的经济行为协调起来，提供高质高效低成本的服务。促进部门与部门之间、管理层与员工之间的沟通和交流，及时发现反馈问题，避免因信息延误给企业带来损失。通过对客户信息的收集，了解客户的需求，制定个性化、专业化服务，提高竞争力。

4.建立全面有效的风险控制系统

货代企业的监督评价部门应会同业务部门，对企业的整个管理和业务链进行风险评估，识别、分析会影响企业经营的风险，确定关键控制点的风险管控措施，监督评价部门对风险分析结果进行评估审核，提出改进建议并反馈业务部门修改或补充，从而建立起全面、有效的风险控制系统及风险应对机制。同时，加强对员工进行诸如安全驾驶守则、危险品培训、仓库操作规范等相关安全培训，提高员工的风险防范意识，在业务中严格贯彻风险管控措施。

5.建立健全内部监督机制

内部监督机制是保障企业内部协调稳定发展的重要制度保障，关系到内部控制执行的效果。货代企业应建立健全内部监督机制，覆盖企业所有的管理和经营活动，将日常监督和专项监督相结合，定期对内部控制实施效果进行评估，提出改善意见，不断健全内部控制制度和流程。

为保证监督机制实施到位，可建立相对独立的内部审计部门，审计人员应具备良好的业务能力、职业水准和道德素质，以保证客观的对各个控制环节进行评估、分析，提高内部监督的成效；对于中小企业，基于成本效益原则，可以将内部监督业务外包给第三方独立审计机构。内部审计的结果，应作为业绩考核的重要内容，与绩效挂钩，促进企业上下对风险管控的主动性，严格执行企业的内部控制制度。

四、结论

加强内部控制是货代企业实现可持续发展的必要手段，对提高企业经营管理水平、风险行为防范能力具有重大意义，并确保企业战略目标得以实现。建立健全内部控制体系是一个循序渐进的过程，我国货代企业在内控体系的建设过程中不仅要结合行业和自身的特点，量体裁衣，还应积极学习和借鉴国外企业的先进经验和优秀成果。

参考文献：

[1]张磊.我国企业内部控制存在的问题及对策[J].经营管理，2014（1）.

[2]吴江涛，麻坤.谈谈企业内部控制的有关问题[J].财务与会计，2014（04）.