工人文化宫传统档案与电子档案管理之我见

陈芳

摘 要：工人文化宫档案管理至关重要，在信息时代下，有必要探讨工人文化宫传统档案与电子档案管理之间的关系，工人文化宫应当适应时代趋势，明确电子档案管理的重要性和必要性，提升电子档案管理水平，以此来做好档案工作，充分发挥工人文化宫档案的重要作用。基于以上，本文简要分析了工人文化宫传统档案与电子档案管理的区别、联系及对策，旨在为相关工人文化宫档案管理实践提供参考。

关键词：工人文化宫；传统档案；电子檔案；档案管理

文化工作是中国特色社会主义建设的重要工作，工人文化宫是工会所属的重要公益性群众文化事业单位，是公共文化体系的关键组成，是精神文明建设的重要阵地，其在我国文化建设事业上有着重要的作用。工人文化宫档案中承载着重要的社会文化资源，是文化教育的重要载体，因此，应当做好工人文化宫档案管理工作。在电子信息技术快速发展的背景下，电子档案应运而生，电子档案的管理是档案管理发展的重要趋势。

基于以上，本文针对工人文化宫传统档案与电子档案管理提出了几点建议和意见。

1 传统档案管理与电子档案管理之间的区别与联系

1.1 管理理念方面

相较于传统档案管理来说，电子档案管理在管理思想和管理理念方面有着一定的转变，例如前端控制思想等。在传统档案管理中，事先形成档案资料之后再进行管理，而电子档案管理中则可以同步进行档案生成和档案管理工作。在管理意识方面，电子档案管理可以减少资料的人为流失，因此遵循的是一种后保管意识。

1.2 管理方法方面

从管理方法上来看，电子档案管理是对传统档案管理的技术创新，从传统手工作业转变为利用计算机和网络技术进行管理[ 1 ]。此外，管理模式也从单套制度转变为了双套制度，不仅对工人文化宫原始的档案资料进行管理，同时也以电子档案的方式在计算机中存储，这使得工人文化宫的电子档案管理在检索、整理及利用方面要更加便捷。

1.3 管理原理方面

从管理原理方面来看，电子档案管理是对传统档案管理的继承和发展，例如工人文化宫宗卷的分类，虽然在电子档案管理方式下进行了细微调整，但总体原则并没有发生变化。

2 电子档案管理优势分析

首先，电子档案管理能够有效节约占用空间，工人文化宫档案管理是一项系统性的工程，涉及到的内容较多，例如工会档案、职工档案、工人文化宫活动档案等等，电子档案管理以磁盘、移动硬盘等为存储介质，有着信息容纳量大、传输速度快等优势，能够节省档案占用空间[ 2 ]。

第二，电子档案管理能够提升工作效率，工人文化宫档案管理相对复杂，电子档案管理模式下，能够充分利用计算机技术，管理人员通过简单的操作就能够查询和利用档案，打破了传统手工编目、查询的局限性，能过大大减轻管理人员工作量，让工人文化宫档案管理人员从繁重的信息收集和编撰工作中解放出来，从而提升工作效率，对于促进工人文化宫档案管理工作的进一步发展也有着积极的意义。

3 提升工人文化宫电子档案管理的对策

3.1 做好电子文件的收集和积累工作

在传统档案管理方式中，档案收集是档案管理的基础，其对后续环节影响重大，例如公会历史档案、工会业务档案等的管理都以档案收集为基础，以此来更好的进行开发利用[ 3 ]。而对于工人文化宫电子档案管理来说，也应当以电子文件的收集为基础，例如对工人文化宫活动举办电子文件的收集，对工人文化宫历史电子档案的收集等，但需要注意的是，电子文件的收集方法、积累范围及收集要求等于纸质文件有着明显的区别，例如对于工人文化宫活动草稿文件来说，其没有正式文件功能，因此在收集的过程中可以不予保留。

3.2 归档管理

对于工人文化宫电子文件归档来说，主要指的是需要归档的电子文件进行整理，确定档案属性，之后从存储器上拷贝或刻录到存储载体上，以便长期保存[ 4 ]。

工人文化宫电子文件归档应当根据电子文件不同的产生条件来确定归档方法，如果工人文化宫有计算机网络系统，则记录归档表示或转数据库即可完成归档工作，如果工人文化宫电子文件在存储载体上传递，则需要进行辅助和认证工作，并与纸质文件结合归档。具体来说，工人文化宫电子档案归档应当遵循以下两个要求：

首先，应当以一年度为时间期限将工人文化宫电子文件刻录到存储载体上，例如光盘等，以此来便于今后的查询和利用[ 5 ]。对于网络上的工人文化宫业务电子文件，例如开展的活动记录、各级文化馆资源、职工培训档案等，应当在网上进行备份，且原电子文件和备份文件不能在同一服务器上存储；

第二，从数量方面来看，为了保证工人文化宫电子文件的真实性，便于后续利用，应当建立两个版本，一个版本由工人文化宫档案管理部门保管，另一个版本由工人文化宫业务部门报关，同时归档的电子文件格式应当采用常用格式，例如文档采用TXT、DOC等格式，图像采用JPG格式。

3.3 完善电子档案管理检查审核制度

在工人文化宫电子档案管理的过程中，应当积极完善检查审核制度，定期对工人文化宫文书及档案部门进行管理和检查，检查工人文化宫档案文件管理的完整性，是否符合归档要求等，以此来提升工人文化宫档案管理的全面性和规范性。

4 结论

综上所述，工人文化宫档案管理有着一定的特殊性，其涉及到的内容较多，不仅要管理工人文化宫活动档案，还要管理职工档案和工会档案，相较于传统档案管理来说，电子档案管理能够提升工人文化宫档案管理效率和质量，节约空间，因此工人文化宫档案管理部门应当做好电子档案管理工作。

参考文献：

[1] 何家票，徐栩.昆明市工人文化宫：浴火重生后的超越[J].时代风采，2013，10：12-17.

[2] 方芳，李书锦，姚路明.浅论电子档案与传统档案管理的差异和共性[J].科技情报开发与经济，2011，02：138-140.

[3] 岳锐.电子档案管理与传统档案管理的区别[J].黑龙江科技信息，2011，01：131.

[4] 牛函娟.基于特性差异的纸质档案与电子档案管理需求分析[J].咸阳师范学院学报，2009，04：126-128.

[5] 秦立新.传统档案管理与电子档案管理的利弊分析[J].办公室业务，2016，03：139.