如何做好档案的管理工作

王月辉

摘 要：做好档案管理有利于提升企业的软实力，在市场竞争如此激烈的现在，提升公司的企业实力势在必行。为了避免在日常的管理和利用中出现差错，每项档案管理的工作都需要严格的管理制度以及严谨的工作流程。所以每个公司都应当制定适应自己的档案管理制度和流程，并且严格地执行制度，严谨地对待每一个流程。与此同时还要不断地跟紧时代的步伐，不断地进行创新。该研究将对如何做好档案的管理工作进行阐述。

关键词：档案 管理 工作

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）06（a）-0107-02

档案的管理在一个企业内是一项重要的工作，做好企业的档案管理工作需要工作人员具有相应的专业知识，同时公司内部还要有相应的制度来进行支撑，但是目前企业的档案管理工作尚有漏洞，需要进行解决，同时，面对日益变化的经济市场形势，还需要进行不断的改进，不断的变化，不断的更新，具体细化每一个流程所遇到的问题，并及时实施正确的解决方案。使档案的管理工作更好地进行。（该研究仅供参考借鉴）

1 对于档案管理工作本身要求

1.1 完善档案管理工作制度

档案管理工作具有科学性和严谨性的特点，所以在建设档案管理程序时必须采用科学的、严谨的手段。对于档案的管理要确保档案的时效性，对于每一个部门的档案必须按照规定的时间来进行归纳整理。与此同时，还应该注重“档案法”（中华人民共和国档案法（1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改<中华人民共和国档案法>的决定》修正））的不断推广。我国是一个法治国家，所以做的所有事情都要在法律的约束之下来进行，该法律保证了档案管理工作发展的基础不会动摇，公司需要制定一个可以同时约束员工和领导的工作制度，不能有所偏颇，这样才能服众，不至于档案管理制度空有其形而不能起到实质性的作用。在人人平等的基础上才能进行良好的管理，所以档案管理工作需要有相对平等的制度来保持平衡。综上所述，档案管理的工作制度需要在遵守法律，公平公正，平等对待员工与老板的基础上来进行完善并具有一定的时效性。

1.2 采用科学手段

现今时代，经济发展的速度日益加快，对于每一家企业而言，需要进行整理的档案也呈现出加速度的增长趋势，档案的分类也变得更加复杂，对档案的整理工作也有了更高的要求，只靠传统的档案管理方法是很难达到要求的，而在经济全球化的同时，科技也在全球化，所以，我们应该顺应时代的发展，紧跟时代的步伐，采用科学的信息化手段来进行档案的整理工作。在大数据时代，应当合理地利用信息化的处理方法来进行档案的整理、交流以及规划。用先进的科学技术进行档案的收集、保管、整理、鉴定等一系列程序。采用科学的方法才能够更加的有效率地做好档案整理工作。

1.3 勇于创新

现代社会发展日新月异，非常迅速，已然进入高效生产的时代，那么对于档案的整理也就有着更高的要求。为了跟上时代的步伐，紧跟社会的脚步，抓住经济的命脉，我们要有效地利用大数据时代的到来，以提高档案整理的效率。但是只是单纯地利用大数据来进行档案整理是不够的，档案管理需要不断地探索、不断地改善、不断地实践，开辟出一条适合自己公司的方法，在确定的基础上不断地进行创新，在固有流程的基础上发现问题并进行适当的改善。

2 对于档案管理工作人员要求

2.1 充分了解档案管理工作的重要意义

有部分公司职员对于档案管理工作的重要意义还不是很了解，导致对档案的管理工作不够重视。档案作为公司的第一手资料，很直观地记录了公司的发展历程、发展规划等等过程，档案见证了历史的变迁，一个企业的“过去”对于任何一个机构档案的管理都至关重要，它可以记录下曾经的辉煌，也可以记录下曾经过失。古人常言“学史使人明智”那么了解自己的过去就更加能够明白自己的不足，从而能够改善不足，更加努力地向前进。不仅如此，随着文明的发展，档案管理已经深深地扎根到日常生活当中，对于社会的经济文明建设和科技的进步都有着极其重要的意义。甚至于对于一个国家而言，档案的管理有利于提高一个国家的文化软实力，对于档案管理工作的良好利用可以丰富国家的文化底蕴。所以建立完善的档案是必要的，对此，毋庸置疑，档案的管理工作必须受到重视，这样小到一个机构，大到一个国家才能在铭记过去的同时得到更加良好的发展。综上所述，档案管理工作是一项具有十分重要意义的工作，所以，做此工作的人应该更加重视自己的工作，而公司的其他部门应当尽力地配合这项工作，公司的领导也应当在档案的管理工作上予以应有的重视，应当时常地查看档案，更新档案的管理工作方法。

2.2 增强服务意识

档案的管理工作是一项需要具有较高服务意识的工作。档案管理职员需要对自己所做的工作具有非常强烈的保密意识，档案的管理服务于大众，服务于企业，服务于机构，服务于国家。但是，与此同时，档案的具体内容，具体的查询方法，都需要有相当高程度的保密意识，对于一部分档案而言应当给更加机密的保护，不能够将其泄露出去。对于一个公司而言，档案里保存着这个公司的商业机密，以及一些不能够向外部泄露的商业经验，这是十分重要的也是不能够向外泄露的，对于公司做档案的管理工作人员而言，需要严格地遵守“档案法”，对于不能够泄露的秘密，即使离开了公司也不能够泄露，这涉及到法律与个人的人品问题，所以做档案管理工作的职员最应当做好的就是对于所整理档案的保密工作。要做到绝对不可以泄露，这是一个合格的员工的基本素养。而一个国家的档案所包含的就不只是简单的商业机密，一个国家的档案需要保密的事情更加繁多，也更加的复杂化，这就不只是一个员工的基本素质，这还涉及到一个国人基本的爱国观念。对于国家而言，每一个中国人都应该守护我们的国家，都应该爱护我们的国家。所以，增强档案管理工作人员的服务意识至关重要。

2.3 提高业务素质

该研究多次强调档案的管理工作十分重要，档案的管理方法需要跟上时代的步伐来进行改善，当然，不仅档案管理方法本身需要科学化、可持续地进行，工作人员的素质需要进行优化，提升，来与时代共同进步。时代发展速度不断地加快，对于档案管理的需求加大，对于档案管理员工的要求更加高。所以，工作人员业务素质的提高具有极其重要的意义。工作人员需要掌握最新的科学技术来适应时代发展，同时也要对以前的档案管理方法有所了解，这样才能在需要调出以前的材料时更加的顺畅。档案管理的工作人员需要定时的进行培训，但是在培训的同时要尤其注意的是，需要根据自己公司的特点进行培训。适合的才是最好的。

3 结语

该研究从档案管理工作本身以及档案管理工作人员的要求两个大的方面来进行阐述，对于档案整理工作本身需要完善制度，采用科学的方法，及时进行完善。对于工作人员来说，要明白档案管理工作的重要性，提升服务质量，做好保密工作。与此同时，还要定期地进行适合自己机构的培训，抓住时代的脉搏，跟上时代的脚步。这样才能够做好档案的管理工作。

参考文献

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[2] 徐付秀，郭俊丽.浅谈档案信息化建设和现代化趋向[J].科学与财富，2014（2）：7.