浅谈当今艺术档案数字化建设

冯颖丹

【摘要】：随着计算机信息技术和网络技术的发展，计算机信息技术和网络技术已广泛的运用在各行各业，档案管理工作也不例外，档案数字化建设成为了当今档案信息化建设中尤其核心的部分，先进的计算机信息技术和网络技术对传统的档案管理带来极大的冲击，因此研究档案数字化建设就具有十分深远的影响和意义，本文就主要针对我国的档案数字化建设相关问题进行简单的分析。

【关键词】：信息技术;艺术档案管理;数字化;

前言

近年来由于计算机信息技术和网络技术的发展，档案数字化理论逐渐在发展中国家的影响和作用越来越大，我国作为世界上第一大发展中国家，档案数字化工作在社会中起到的贡献越来越大，因此越来越受到人们的重视，加上信息化市场对于档案数字化工作的需求也越来越大，而我国的档案数字化工作目前还处于起步阶段，档案数字化研究的成果目前也相对较少，所以有必要对我国当今的档案数字化建设进行分析，促进我国社会经济发展。

一、数字化档案特点

所谓的数字化档案就是利用现代化信息技术，将以往和现在个人、社会组织和国家机构在社会上各领域形成的对社会具有保存价值，并能够用于社会各界共享的文字、表格、图片、声音、图像等数字化历史记录，区别于传统的纸质档案，数字化档案较传统纸质档案，其具有十分明显的特点，首先是数字化档案具有非人工可读性，其次是数字化档案的易改性，再者是数字化档案对系统的强依赖性，最后分别是数字化档案存储高密度性，与载体可分离性以及集成性，这主要是基于计算机信息技术的特点，因此数字化档案也具备信息技术的特性。

二、档案数字化建设的主要内容

根据数字化的特点，档案数字化的内容主要有两个方面构成，一是数字化目录，这是为了方便人员或机构对于数字化档案的查询以及查阅，档案目录数字化需要建立起一个完善的目录数据库，在数字化目录存储过程中，最为关键的点在于著录标引;二是数字化内容，数字化内容可以采用光学字符技术进行识别，采用文本的格式对档案的内容进行存储，再利用全文数据库检索进行辅助，也可以采用掃描录入的方式进行存储，对档案内容进行逐页依次形成图像文件录入，这两种方式各有特点，但都能够满足社会各界对档案信息的共享。从业务内容角度来看，档案数字化建设主要有以下三个方面的建设内容：

（一）建立起一个完善的数字化档案信息资源数据库

数字化档案所有的信息都存储在档案信息资源数据库中，此外，数字化档案信息资源数据库还具有对数字化信息进行处理和维护的功能，因此数字化档案信息资源库是否完善直接决定了数字化档案信息的安全性、完整性和可靠性以及整個数字化档案的处理和维护效率，数字化档案信息资源数据库的建设包括了数字文件管理系统、目录管理系统和数字化档案内容管理系统。

（二）档案资源数字化整理

档案资源数字化整理主要包含了两个部分的内容，一是将以往的各种档案目录和内容进行数字化处理，二是接收需要归档的电子档案，这两个部分是所有数字化档案的所有来源，是整个数字化档案的前提和基础，档案资源数字化整理的基本途径有三个方面：一是将以往的传统档案管理中的纸质档案信息开发并汇集成为三次文献信息，然后将以数字化的形式进行存储和处理;二是直接利用数字化扫描或者照相将档案原件进行数字化处理;三是直接在当前的办公自动化中直接形成规范的数字化档案信息，直接按照规范录入到数据库信息系统中。

（三）建立起一个高效的数字化档案信息网络结构

数字化档案最主要的一个目的是为了社会各界进行信息共享，因此必然需要依赖于当前现代化的网络技术，利用网络这个平台，让全国各地甚至是全世界各地的人充分的联系起来，只要有网络的地方就能够实现远距离的对数字化档案的检索，而目前全世界范围内都已普及网络，因此网络平台给数字化档案信息的利用提供了广阔的空间，因此建立起一个高效的网络结构就是其中的重点核心工程。

三、数字化档案建设的可行性分析

由于数字化档案在我国尚处于发展起步阶段，因此目前数字化档案建设还存在着各种各样的问题，如技术上、平台上、标准上都还有亟需解决的问题，所以在我国社会各部门在建设数字化档案时必须先进行可行性分析：

（一）基本条件

档案数字化建设的基本条件主要有技术、网络设施、资金和人才四个方面。在技术方面，档案数字化工作是一项系统性的复杂工作，其技术性要求较高，涉及到技术主要有计算机信息技术、网络技术、存储技术、安全技术等，所有的技术总和才能完成档案数字化工作;在网络设施方面，档案数字化仅有依赖于网络才能实现信息的发布、传递和共享，因此需要网络设施、信息资源网站建设，网络设施是保证数字化档案发布到网络上的关键;在资金方面，档案数字化工作作为一项系统性的庞大工程，需要不小的资金投入，因此尤其需要考虑单位的经济情况;在人才方面，档案数字化工程建设中主要是以技术为主，以技术搭建所有的平台，无论是整个档案数字化录入还是数字化档案的运用都是技术应用的过程，所以高素质人才储备，这些人才是觉得档案数字化建设成功与否的关键。

（二）实施方案

档案数字化工程作为一项复杂性高、技术性强、步骤多的系统性工作，因此根据建设过程中遇到的问题进行针对的分析，以制定出最为合理的实施方案，主要包含有以下四个方面内容，分别是现状调查、实施目标、实施要素和保障体系。在现状调查方面，在档案数字化建设开始前就需要进行全面的调查研究，掌握部门的全面信息，调查的内容有部门的管理制度、技术调查、人员调查和基础设施调查;在实施目标方面，当现在调查信息足够完全时，确定档案数字化建设切实可行的基础上，具有档案数字化建设条件的单位就应立即成立起档案数字化建设小组，根据单位的具体情况制定出相对应的短期目标和长期目标，能够使档案数字化建设工作更加清晰和流畅;在实施要素方面，当实施的各阶段的目标确定以后，为了能够实现各阶段的目标，需要明确各阶段目标实施要素，档案数字化建设实施方案的主体就是实施要素，即确定出档案数字化建设所要发展的重点项目;在保障体系方面，为了能够保证整个档案数字化建设工作按照计划正常的进行，就需要依赖一个科学完善的保障体系，保障体系主要有档案数字化建设制度、管理制度、保障制度等。

四、结束语

随着社会经济的进步，传统档案管理所暴露出的问题越来越多，为了切实的解决传统档案管理中出现的各类问题，利用先进的计算机信息技术和网络技术成为了档案管理工作的重点和核心，档案数字化就是当前利用先进信息技术和网络技术的典型代表，其发挥的作用越来越明显，因此加强档案数字化建设就成为了当今档案管理的主题，本文就从这点出发分析了档案数字化建设的相关内容，以有利于我国档案数字化建设工作的顺利开展。

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