试析信息化条件下如何改进档案管理工作

史春波

[摘要]在信息时代的深入与影响下，传统的档案管理工作已经转向数字化管理模式，信息条件下的档案管理工作符合了时代要求，并且在档案管理工作中得到了广泛认可与应用。在新形势下档案管理工作迎来的新的挑战，其工作重点与工作内容都必须得到有效开展，本文通过对档案管理工作的深入研究，旨在给相关人士提供参考与借鉴。

[关键词]信息化；档案管理；改进；完善

引言

档案是重要的信息储存方式，无论是机关或组织，以及个人，都有自身的档案信息，这也是在社会活动中，形成的一种可以保存并带有历史价值的文字或图形信息。作为重要的信息资源，其信息资源的可靠性和资源的有效保存是值得我们关注并不断完善的，历史的更换，档案的储存也非常值得重视，数量多，保管条件，查找方式，利用率等等都是值得我们研究的，随着信息时代的到来，也提供了便利条件，传统模式的影响下，档案管理工作也存在不足，下面具体分析，如何使电子档案管理工作得到广泛应用。

1.转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

在传统档案管理中，手工方式是主要方式，主要是通过纸质和照片、录音录像等方式体现，其中整理和编辑等工作都需要通过传统录入方式进行，工作量和步骤都十分复杂。最主要是因为存储大和信息种类多造成的，正式由于传统档案管理工作思维方式的限制，也影响了信息时代档案管理工作顺利进行，随着信息化程度的提高，档案管理上也进行了相关技术的引进，特别在计算机，多媒体设备的使用上也得到有效利用，通过学习与引入，使得档案管理工作重心得到有效转移，改变了传统方式，进而从实体档案管理逐步转向了信息化的档案管理，通过将信息化资源作为主要使用形式，在通过信息化平台的利用与资源共享，实现了档案的有效分类与整理，即使是多平台下，档案管理工作也得到有效管理。实现了现代化的档案信息管理。其体现出的社会价值和利用价值更是非常明显。不但给人们提供了便利，也减轻了档案管理人员的工作负担。信息化档案管理所带来的社会效益和经济效益是非常高的，也为社会发展和经济进步提供了有效的战略资源。

2.建立有效的信息系统，充分、合理地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，档案管理部门要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律認定的原因。

3.提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。

4.强化电子档案的安全性，确保档案内容真实有效

强化档案安全管理是促进档案科学化水平工作得以的有效进行的重要手段，管理的目的在于安全规范，也要规范档案管理员工行为，在安全管理上也要明确了领导的责任，确保将安全工作与监督工作落到实处。企业内部必须构建专业化的安全管理机制。然后，需要从实际情况出发，具体问题，具体分析，将档案管理的各项涉及安全问题的环节和内容进行明确，进而达到强化管理的目的。在电子信息时代下，档案信息管理的安全问题也成为主要的问题，在电子档案使用与管理上档案的真实性与安全性都需要得到重视，无论是个人使用还是单位管理的档案，都需要进行合理的安全措施的防护，保障档案信息的安全，避免被他人利用或改动。在档案信息化建设过程中，必须要依照使用者需求进行建设，并保持与时代同步，培养用户使用档案安全意识，增强档案安全管理能力。所以，建立一支能够体现现代科学技术水平的档案信息管理队伍，并且结合多元化的知识结构，实现档案信息化时代下档案数据的安全，并且通过安全化的管理，进一步提高管理者与参与者的自身素质，迎合时代发展。

结束语

综上所述，在信息条件下，提高档案管理工作更为重要，做好信息化条件下档案管理工作是历史的要求，只有通过转变传统思维方式，进一步强化信息时代档案管理模式，不断通过学习与技术创新，健全完善的档案管理信息系统。与时俱进，通过有效的档案管理，为人们提供科学便利的档案基础信息，进而在迎合时代发展的同时，也为经济与社会发展而服务。

参考文献

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[2]史晓红.试析信息化条件下如何改进档案管理工作[J].现代国企研究，2015，02：53+55.