水利工程技术档案管理与资料整理

张胜男

[摘要]水利工程档案是保证水利工程完成的重要标准，管理档案以及收集资料并且整理是每个水利工程的管理应完成的工作。本篇文章主要讲述了水利工程档案管理以及资料整理。

[关键词]技术档案；管理；重要性；资料整理

1、档案工作的意义

水利工程档案是历史的记录，是水利科技档案的重要组成部分。它来源泉于工程建设全过程，不仅在建设过程中具有重要作用，而在工程建成后的运行、管理工作中，也是不可缺少的依据和条件。借助档案，人们可以查寻需要了解掌握过去的资料与情况，尤其是在建立工程质量终身负责制的今天，档案的凭证作用更为重要。如果忽视档案管理，造成档案资料的残缺或不准确，将直接影响档案资料作用的发挥。所以水利部领导曾经强调，水利工程“五不验收”中，就包括“档案不合格不验收”。

2、水利技术档案管理的措施

因为水利档案是管理工程的依据，而且也是开展与水利工程有关活动的凭证。水利工程各个部门在交流的时候，也需要利用档案信息来完成交流。水利工程的档案出现在工程的所有环节中。水利工程档案的重要性，决定着要合理的管理工程的档案。

2.1在管理档案的时候，要让档案保持完整，而且确保所有的档案信息是准确的，档案的管理也要有系统性。通常情况下，管理工程的档案应从项目设立的时候开始，与工程有关的所有批复文件都要管理。如果建设的工程是中小型的工程，那么在收集档案的时候，尽量做到一次收集。如果建设的档案是大型的档案，在管理档案的时候，就要从工程的前期开始。由于工程的总施工时间长，设计环节出现的档案以及施工的档案等都要分成不同的阶段完成。2.2管理档案的行为要符合有关的档案法，管理的思想要切合实际，保证管理的实用性。管理的方法要多样，工程的档案管理也要完善的制度。工程的档案管理比较具体，在管理的时候，要将所有的内容精细化分。从而使档案管理规范。

（1）保证使用的档案管理方法是标准的，在收集档案的时候，积累档案以及立卷等到要有技术标准。然后是档案的程序也要有保准，各部门之间的工作范围都要在运行图中显示，从而使管理方法走向程序化。（2）在管理档案的时候，要按照标准的制度管理。水利工程在刚刚开始建设的时候，具有的批复文件，在设计环节出现的各类设计资料，资料的整理以及收集还有回收都有统一的标准。这样的标准也要固定下来。在建设标准化的管理制度上，还要有合理的奖赏制度，奖赏制度有助于完善档案资料。部分人员在处理档案的时候较为粗心，从而使水利工程的档案管理工作有损失。因此对于这些不利施工的档案管理工作，必须严厉出分。要选出积极工作的人员给予奖励，使其成为其他档案管理人员的榜样。起到示范作用，使得档案管理工作能够做好。（3）在统计档案的时候也要做到标准。统计就是对档案的类型以及内容进行调查。通过对各类档案的收集，形成一套完整的档案管理资料，从而对档案管理工作监督。具体的统计内容主要是基本的收入、移出档案、保存档案、鉴定档案的有效性，利用这些档案来指导其他的档案管理工作。在统计档案信息的时候，要有一个标准的格式，使用相同的计量单位，使得档案信息能够完整的保存。只有完整的保存了档案，这样才能让水利的档案信息发挥作用。在出现可疑问题需要解决的时候，可以使用档案解决。

2.3 其它方面档案存放的库房管理也要达到标准化，库房标准化管理要有一套标准的办法，库房的建设包括防火、防虫、防晒、防霉、防鼠等，均有一定的标准。除此之外，还要设有良好的通风设备，保持库房通风，湿度等项指标都要达到《档案法》的要求。档案库房的设计还应有档案柜架的平面布置图及档案存放位置图，达到利用查找迅速、准确。目前档案查找效率多半根据档案人员对档案的熟悉程度而定。但是随着档案的增多，时间的延长，人员的更替，只靠记忆是不行的，由于技术档案专业性较强，其档案不能象书架上的书刊那样可直接挑选，借阅者必须借助于检索工具，才能找到所需的技术档案，因而检索工具也要做到标准化。

3、整理工程资料

3.1工程资料整理的意义和现状。水利工程资料是指在水利工程建设管理工作中直接形成的、有保存价值的各种表格、文字、图纸、图片、报告等不同形式与载体的各种记录，是对工程项目进行稽查、审计、监督、管理、验收及运行、维护、改造的需要依据。工程资料的整理是监理工程师对工程建设管理的重要组成部分，工程资料的整理水平体现了监理工程师对工程建设的管理水平，规范齐全的竣工资料来之于规范的建设管理和严格的质量控制。水利工程大多地处偏僻，工地条件较差，工程建设一般要历时半年以上，工程师在保存好原有资料的同时，还要不断地对新资料进行整理存档，而且各种表格、检验报告如果保存不好，很容易丢失、污损、造成不必要的损失。多数水利工程因工期和冬季无法施工等种种原因，工程资料整理偏后的现象普遍存在。

3.2如何快速便捷地整理工程资料。3.2.1 建立资料库。根据不同的资料形式建立不同的资料库：（1）对工程建设中的评定表格、检验表格、施工日志等各種资料，可直接建立保存到相应的资料目标。（2）对于照片、图纸、摄像等资料可通过数码相机、扫描仪、数码摄像机传入计算机，存入相应的资料库。（3）对于工程文件，如：工程建设的有关单位批文、工程批复文件、征地用地批文等，用扫描仪可对文件原件进行扫描，存入相应的文件夹中。3.2.2 资料库的管理。首先要对当天的评定、检验表格等有关资料及时归档，分类做好登记和链接。对于不再修改的资料要进行写保护或设成只读，同时，要对资料及时备份，防止丢失，另外，要做好计算机防病毒工作，将计算机保持在实时监控状态。

4、结束语

综上所述，在水利工程建设施工过程中要注意对技术档案的整理和归纳，保证技术档案的完整性，为以后水利工程的维修和维护提供完整的数据支持。

参考文献

[1]姚丽娟.浅析水利工程文件归档与管理[J].黑龙江水利科技，2007.

[2]龚义寿.水利水电工程造价管理[J].中国科学技术出版社，2011.