浅议企业预算管理信息化系统的构建设想

马建军

摘 要：随着企业预算精细管理的不断发展，预算管理信息化的趋势日益突出，如何构建一个符合现代管理要求的预算管理系统，成为企业面临的重要课题。本文通过对预算管理信息化系统构建的分析和设想，希望能为企业完善预算管理信息化系统的设计添砖加瓦。

关键词：企业预算；信息系统；构建设想

中图分类号： F124.3 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）10-23-2

0 引言

企业预算管理通过业务、资金及信息的整合，优化资金投向，严格过程控制，实现资源合理配置，成为集系统化、自动化、战略化为一体的现代企业管理手段。然而，如何构建企业预算管理信息化系统，使之与企业生产、经营实际紧密融合，成为企业面对的一个重要课题。

1 常见的预算管理信息系统应用现状及不足

目前常见预算管理信息化实现方法主要包括电子表格和专门的预算软件两种；

1.1 利用电子表格编制预算

使用电子表格编制预算具有简单、易用、低成本等优点。企业根据预算项目之间的关系，按照单元格数据及报表之间的相关性设置公式。输入部分基础数据后，其他目标数据会实时自动计算出来。这一属性使得后期修改也非常方便。与手工编制预算相比，大大提高了工作效率。但是，其缺点也是非常明显的。利用电子表格编制预算，在开始时要做大量的公式定义，致使内部的勾稽关系非常复杂，不是熟悉的人来操作很容易出错，而且预算数据很难与其他系统共享，后续的预算落实、控制不能配套进行，同时，也存在较大的数据安全隐患。

1.2 自行开发小型预算编制软件

针对电子表格方式编制预算的缺陷，有的企业自行开发了预算编制的小型软件。以相对比较低的成本重复使用，具有较强的预算统计功能、简单的预算分析功能。有的还通过对财务成本数据的整理录入，使预算数据与财务数据关联起来，以便能够自动进行预算差异统计，甚至具有一定的预算控制功能。这类软件有一定的管理功能，可以大幅降低预算编制工作量，提高企业预算管理的应用水平。但是，这些软件的设计缺乏系统性，产生的信息常常是孤立的，并不能与企业生产、经营乃至财务信息系统有机结合，也难以实现真正意义上的数据共享。

2 企业预算管理信息化系统的构建设想

企业预算管理信息化系统应该与企业生产、经营乃至财务信息系统共同组成一个有机统一的整体。成为目标一致、相互支持、数据共享、和谐发展的一个完整系统。企业预算管理信息化系统的构建应该充分考虑企业的发展战略，并结合生产经营的实际统筹规划。具体来讲，企业预算管理信息化系统至少应该包括预算分类编制、预算落实控制、预算跟踪分析及决策信息支持等四个部分。各模块之间应该互相配合、协调统一，为企业财务预算、业务预算以及企业预算管理循环提供整体解决方案。

2.1 预算分类编制

预算分类编制是企业预算管理信息化系统付诸实施的第一步。企业预算管理涉及企业生产、经营等各个方面的业务逻辑，包括对不同的部门及业务进行的计划，能够有效地建立业务和财务之间的关系框架，同时要能够适应不断变化的管理需求。从表面上来看，预算编制模块好像是一个相对独立的子系统，但实际上它要与企业生产、经营乃至财务信息系统有高度的数据共享，并且要与生产计划相辅相成。在自下而上的预算编制完成后，要能够在企业生产、经营系统内自上而下地推行、落实。企业预算编制的组织协调难度较大，相关数据整理工作量也比较大，因此要求预算编制子系统能够提供快速、高效的编制流程的管理、自动的数据更新，以及分发、汇总等强大的功能支持。

2.2 预算落实控制

预算落实、控制是企业预算管理的一个重要环节，也是企业构建预算管理信息化系统的一个重要方面。解决这个问题要从三个方面来做。第一，事前控制。预算编制完成后，企业以最高权力的形式正式下达给各部门、各单位，开始执行。这是对下属各部门、各单位进行年度、月度整体事前控制的一项重要措施。到了下属部门或单位内部，则要落实到具体业务上，即在将要开展相关业务之前，须先针对具体业务做好预算，当然这是在企业下达的预算范围之内的。同时要审慎评估该业务实施的必要性。这也就是人们常说的“先算账、后干活”。这个过程如何在预算信息系统中表现，并记录相关的流程、程序，以明确责任、完善审批手续，需要在预算信息系统构建时一并设计。第二，事中控制。业务开始后，要根据具体业务开展前的分析评估报告，制定适宜的时间点、进度点、成本投入点对业务进行控制，符合执行计划的，或者说在可控范围内的，可以“绿灯”放行、继续执行，如果超过一定范围，就要及时亮出“红灯”，启动后续的預算跟踪分析、决策分析支持，提供充足的决策信息和依据，供决策者最后决定，是及时止损、废弃整个业务，还是采取新的补救措施，以便于继续执行？第三，事后控制。业务完成后，需要有针对性的分析和评价。既要分析业务的预算执行情况，又要考虑单位整体预算的投入情况。并对业务的最终结算把关。同时，为本部门、本单位在本月度或年度的预算执行情况进行整体把关。

2.3 预算跟踪分析

对应前面提到的预算落实、控制环节，对预算的跟踪分析工作也要配套落实到位。不论是事前控制、事中控制，还是事后控制，都要有理有据地显示在系统中，以便于使用者进行认真的分析。由于企业业务的多样性，预算分析工作要求多维度的数据分析，分析的数据要从不同的侧面获取、求证，以便于对预算信息和已经发生的业务进行灵活、快速的多角度分析、查询，或者通过一些实用方便的查询报表功能，甚至是可以自定义的个性报表来对相关数据进行多方位、多角度的展现。当然，在企业预算管理方式下，必然会存在着一些分散的财务或业务数据，系统要能够及时捕捉到相关数据以及相对应的关联数据，便于及时、有针对性地跟踪和分析，尤其是在实际情况发生变化后，系统要能够快速反映、提供预测和模拟结果，以便于决策者准确把握，迅速做出相应的调整。

2.4 决策信息支持

企业预算管理信息系统是企业日常经营战略的有效管理工具，一方面要为预算执行单位提供服务，另一方面必须面向高层，面向决策支持。完善的企业预算管理信息系统要能够为管理决策层提供直观、易用的数据分析，并且能够以一种适宜的方式迅速展现出来，动态地显示关键性指标数据以及相关指标的实际执行情况。还可以根据需要针对特定指标关联到明细的业务和财务数据，可以与企业门户网站相结合，提供完美的管理信息平台入口，为高层管理人员提供一个友好、易用、直观的数据查询和决策信息分析工具，成为管理人员获取决策信息的重要来源。该设计应当突出信息简洁、功能易用、综合信息量大等特点，符合管理层的使用习惯，全面展现主要财务指标和业务工作量信息。

3 总结

在竞争日益突出的市场环境下，做好企业预算管理工作是非常重要的。现代管理要求，企业要不断推进精细管理、提高经济运行质量，企业预算管理信息体系自然成为实现这一目标的重要手段和平台，通过企业生产、经营与企业预算管理的有机融合，可以有效提升战略管理能力，高效使用企业资源，降低经营管理风险，提高企业的整体竞争力。

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