“档案知识管理”系统构建的原则与策略

张璐璐

摘 要：近年来人们对档案管理工作的重要性认识程度逐渐提升，对档案的认识也有了进一步发展。“档案知识管理”系统的出现有效的提高了档案管理工作的效率，“档案知识管理”系统能准确反映个人的成长历程，防止商业秘密外泄。本文着重阐述“档案知识管理”系统构建的相关原则，多角度的探讨“档案知识管理”系统构建的策略，以期为档案管理工作提供一定的参考。

关键词：档案知识管理；原则；策略

1 “档案知识管理”系统构建的原则

1.1 档案信息集成管理的原则

在网络化和数字化环境下，档案文件是一种较为有价值的知识资源，因此我们应该对档案文件进行全过程管理与控制，对档案文件实施集成、一体化的管理，使其实现交流与共享。所谓集成最一般的理解就是聚集、综合，把诸多要素聚合在一起。也就是说，集成最本质的特点是强调一体化整合。档案信息集成有利于将信息资源进行优化配置，避免单一或信息不足。建立信息集成管理制度，理论上是延伸信息公开的过程，对于保障公民、法人和其他组织依法获取信息、提高工作的透明具有积极意义。

1.2 档案功能集成原则

在档案信息管理集成原则下建立起来的档案信息系统，既以知识为导向进行档案管理，又以档案为基础进行知识管理，是二者的有机结合体，因此“档案知识管理”系统不仅要求信息管理过程要做到集成，功能也需要做到集成。只有知识管理功能与档案管理功能都实现集成，二者才能互为促进、互为相补，真正确保档案文件的凭证价值、保存价值与长远价值，并保证这些档案被有效的组织、积累、交流与应用。

1.3 档案系统集成原则

档案管理不能是独立存在的，它是人们活动历史的收集和见证者。若脱离了人档案就不能被主动捕获，不能被前端控制、全过程管理以及集成管理。知识管理是一种全新的思想理念，作为一种思想理念，知识管理应该体现于人们的各项业务活动之中，成为人们基本的工作方法和思维方式，使我们在生活中自然而然地应用知识、传播知识、创造知识，实现知识存在的价值。因此为了使档案管理与知识管理紧密结合，“档案知识管理”系统应该与人们日常生活有机融合，而不是作为一个单独的、专门的系统存在。

2 “档案知识管理”系统构建的策略

2.1 注重档案管理者队伍建设

档案工作者是知识管理的核心，档案工作者队伍的健康成长是档案工作可持续发展的基础和保证，因此加强档案管理者队伍建设势在必行。人们要摆正态度，充分尊重档案管理人员，把档案工作人员视为档案工作的主体，尊重档案工作人员的劳动成果和知识贡献，为档案工作人员提供能为档案工作信息服务的良好环境和基础设施。相应的档案工作人员也应该具备良好的专业学科知识，具备较高的综合能力，包括语言表达能力、管理和获取各种文献和电子信息的能力、计算机和网络应用能力以及写作能力。档案工作者主要是为利用者服务，因此还应具备较强的人际协调能力。管理部门还可以有效的运用激励机制，充分调动档案工作者的积极性，保证档案事业的持续发展。

2.2 智能化的档案知识管理系统

提起智能化现在已经应用非常广泛，许多自助终端的出现使得我们的生活更方便快捷。若将智能化引进档案管理系统，投产使用后能增强档案管理工作的实用性，并有可靠性、安全性、可扩展性等特点，使得信息得以集中，初步实现档案管理工作的规范化，方便今后档案工作的查询和管理，能及时准确地为使用者提供查询、借阅服务，并且方便工作者对每本档案的状态了如指掌。比如通过干部档案信息化建设，为干部工作提供“智能化服务”，就能在领导班子建设、干部任免调配、工资调整等工作中提高档案信息的利用率。同时加强干部档案管理，能有效利用人才资源，干部档案真实地记载和反映着一个人的经历、 能力和品德等，是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政部门结构调配方面都将发挥重要作用。这都是智能化档案知识管理系统的优点，并且智能化的档案知识管理系统能及时添置、更新档案室部分设备，为加快档案工作现代化步伐，实现文书档案基础信息计算机存贮，方便档案查阅提供了有力保障。

2.3 档案知识管理的非层次性

按照知识管理系统自身的发展和完善过程，知识管理系统的各数据库和用户所需要的知识数据库属于两个层次，基础层次是各个原始信息数据库，也就是信息数据库；高层次数据库是在各原始信息数据库基础上经过语义分析和挖掘后形成的虚拟性知识数据库。但对档案工作而言，维护原始档案信息数据库的安全性和真实性的困难比较大，而且依靠原始档案信息数据库难以满足不同层次用户的各种需求。因此档案知识管理系统中的各数据库必须打破知识管理中数据库建设的层次性，即层次性只在系统运行中实现知识的组配，而无需建立新的知识数据库。同时档案管理人员应加强和完善人事档案管理制度，实行人事档案的社会化管理制度，例如制定《人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》等，使档案的管理更加完善和行之有效。

3 结语

新时期信息的发展呈现出了范围扩大、共享性增加的特点，在这种情况下，提高档案管理工作的有效性显得尤为重要。随着“档案知识管理”系统的推广和普及，将会有越来越多的企业和单位运用此系统，它将成为档案管理的未来发展方向之一，各企事业单位要对其提高重视性，在财力、物力、人力等方面的投入也要逐渐加大，此外还要做好管理理念更新、学习型组织建设和管理体系建设等工作，促使档案管理工作的不断优化和发展。

参考文献

[1]郭敏，张黎.基于晶体模型的场景式知识管理模式的档案管理系统构建研究[J].档案学研究，2015，（3）：1-5.

[2]刘茜，王伟杰.基于知识管理的档案信息系统研究[J].科技风，2013，（1）：244.

（作者单位：中共山东临沂市委党校）