信息化在科技档案管理中存在的问题和解决对策

许向群

摘 要：科技档案管理指的是对通过科技文件进行分别和分类，通过分类后让零散的文件变得系统化和规范化，使得科技档案的价值能够得到有效的发挥。如今，随着我国经济的快速发展，信息化技术也进入了快速发展的时期，信息化技术也逐渐融入传统的科技档案管理中，提高了信息档案管理的效率，使得档案管理变得更加便捷，所以我们需要肯定信息化对科技档案管理的重要性，并多加研究如何使信息化技术更好的应用于科技档案管理中。目前信息化应用于科技档案管理时仍有不少问题，本文研究了这些问题并就如何解决这些问题、提高科技档案管理效率提出了一些自己的浅见。

关键词：信息化；科技档案管理；问题；对策

对科技档案的管理是一项有着高度专业性的工作，传统的科技档案管理需要对科技档案的实体进行收集整理，并且统计分类，方便对于档案的开发利用工作的进行。而随着计算机的不断发展和信息技术、互联网技术的广泛应用，使得传统化科技档案管理也由手工管理往网络化管理发展着。信息化管理科技档案与传统管理不同方面主要是在信息化管理时整理好的档案信息不是使用纸笔记录，而是使用网络，将信息记录在硬盘或者服务器中，档案的调取和利用也通过网络进行。使用信息化管理科技档案，有助于提高科研人员搜索利用科技信息的效率，有助于完善档案的服务功能，有利于科学技术的进步。

1 科技档案管理信息化的必要性分析

1.1 时代发展对科技档案管理信息化的需要

随着我国的改革开放，我国的各个领域都得到了前所未有的进步，社会中的各种经济组织也展现着前所未有的活力，同时科技的发展也有了许多变化，社会也越来越重视对于科技的应用。因此科技档案也应该要紧跟时代潮流，满足时代需求，从传统的封闭式管理方式转变为开放的现代化信息化管理方式。所以我们需要科技档案管理的信息化；

1.2 科技档案管理的内容多样化对管理方式信息化的需求

我国的科学技术正在快速发展，尤其是信息化技术取得了飞速的发展成果，传统工业与信息技术之间的关系越来越密切，越来越多的现代信息技术应用于企业生产中，有效的帮助的企业的成长，例如现在许多企业采用的生产自动化、监控自动化等。而科技档案的管理对象和服务对象都具有社会性，这使得科技档案管理内容也随着时代发展变得越来越复杂。传统的科技档案管理方式已经无法满足对如今科技情报资料的搜集与管理。信息化的科技档案管理方式的内容足够丰富，搜集、管理和利用方式更多，能够满足如今的科技档案管理需要。因此现在的科技档案管理需要信息化；

1.3 科技档案使用者和传递方式的变化需要科技档案管理的信息化

不只是科技档案的内容，科技档案的需求对象也越来越多。科技发展飞速发展的今天，科技档案的需求者变得更加广泛，不单是国家事业机关人员，许多企业的管理人员和科技研究者也有着很大的需求，随着需求的增加，科技档案的内容也出现了许多变化，档案管理传递的方式也需要改变。在这样的环境下，科技档案基本不只是在同机构或者同单位进行使用，这时候就需要对科技档案管理方式的信息化来满足科技档案如今需求的多样性[1]。

2 对信息化应用于科技档案管理时出现的问题的分析

科技档案是对科研人员的工作的成功与教训的记录，是科学技术进步的见证，能够帮助科研人员了解技术的历史发展，了解发展过程中的经验教训，在某些时候还能为当今科学研究提供重要科研的信息。如今在科技档案管理中，信息化技术的应用起着越来越重要的作用，但是仍然有不完善的地方，下面对信息化应用于科技档案管理中出现的问题做了分类简述：

2.1 信息化管理人员不足或管理人员不能熟练应用信息化知识

信息技术有效使用于科技档案管理的时候，能够保证档案管理的效率，但是目前我们许多档案管理人员的信息技术知识不足、信息化观念落后，对我们使用信息化对科技档案管理造成了一定影响。而且有些企业的科技档案管理部门没有紧随时代发展潮流，对于信息技术应用于科技档案管理没有进行研究使用，意识里仍然是传统科技档案管理方式最佳，没有发现信息化管理的好处，也因此使得管理人员中缺乏具有信息化管理知识的人才，这样严重影响了对科技档案的管理和利用。缺乏相应人才，即使企业引进了先进的设备也无法有效的使用。缺乏人才和人才使用意识，这是信息化应用于科技档案管理时的问题之一。

2.2 缺乏对信息化的重视、信息化经费投入不足以及缺少统一的信息化管理设备

由于信息化科技档案管理手段是新型的科技档案管理手段，有些企业对此仍然缺乏重视，仍然认为传统的科技档案管理手段能够满足如今企业的科技档案信息需求，没有注意到信息化对于当今科技档案管理的重要性。很多企业从对科技档案管理的决策、准备到实施过程，都没有一个清晰的信息化应用思想。这就使得企业的科技档案管理部门得不到足够的档案管理信息化转型的经费，导致企业缺乏科技档案管理的相关设备设施，最后使得企业的科技档案管理仍然处于传统管理模式下。传统的模式下的科技信息和网络无法形成有效链接，科技档案管理系统的开放性不足，也对企业内部资源共享也造成不便。此外，目前很多企业之间没有一个统一的信息化科技档案管理软件，这样使得企业间科技档案难以有效交流，使得科技档案信息化管理的发展受到了不好的影响[2]。

3 如何更好的在科技档案管理中利用信息化的对策分析

在现在传统的科技档案管理模式无法满足发展需要的形势下，科技档案管理的信息化的应用显得越来越重要。随着科技的发展，将信息化应用于科技档案管理中的技术也逐渐成熟，不过上文也说到了一些信息化科技档案管理的问题，现在将探讨如何解决这些难题，帮助企业更好的管理和利用科技档案，完成科技档案管理的信息化。

3.1 建立完善的科技档案管理人员的培养和管理制度

要应用好新技术，首先管理者要重视新技术。为了更好的管理科技档案，企业的管理者必先认识到信息化科技档案管理的优势，主动的改变对于科技档案管理的传统思想，将信息化的企业科技档案管理方式纳入到企业的档案管理理念之中。之后要计划好如何进行科技档案管理的信息化工作，例如请信息化科技档案管理的专家对原先的科技档案管理员工进行培训，指导他们如何改变以往的管理方式，使用一定的信息化知识进行科技档案管理工作。并且需要积极引进具有档案管理和信息技术知识的综合性人才，使得档案管理部门能够快速的了解并掌握科技档案管理相关的先进技术。在解决人才引进和管理部门素质提高的同时还要完善对科技档案管理人员的管理体制，为人才的发展提供足够的空间，将人才留在企业里。

3.2 加大在设备上的资金投入

现代化的管理要达到相应的要求总是需要相应的管理设备才能实现。如果没有足够的管理设备设施，即使有技术人员也将是一种“巧妇难为无米之炊”的场景，所以相应的管理设备是进行科技档案信息化管理的必然要求，作为企业，必须加大对档案管理系统的资金投入，引进先进的设备设施。在购买足够的设备，保证系统的硬件的同时，企业也要对系统的软件使用做好清晰的打算，要选用合适的系统软件。在这之后，企业的科技档案管理部门还要注意做好对管理系统的日常维护工作和升级工作，而且有时候这些工作需要专业的软件公司来完成，管理部门也要对维护的费用做好规划。

3.3 做好对科技档案信息的保护工作

信息化的科技档案管理使用网络技术和计算机技术，有助于档案的搜集和使用，但是也出现了新的安全问题，例如黑客入侵档案管理系统、档案管理系统受到病毒感染等都可能对科技档案的管理造成严重影响，所以我们要做好具体的保护工作。现在也发生过不少由于科技档案泄露而使企业利益受到损害的事件，也为我们企业的管理者敲响了警钟。可以这样做好信息保护工作，比如建立完善的档案管理制度，监督好科技档案的搜集、管理和使用的情况，这样能够及时查出不规范的行为。同时要建立档案的备份以及制定对应的档案管理灾害的应对措施，实行合理的安全维护工作机制。

4 结语

综上所述，随着社会的不断发展，对于科技档案的需求也呈现多样化的形式。信息化也成为科技档案管理发展的必经之路。作为企业的科技档案管理者，要紧跟时代发展潮流，明确时代发展需要，以利用计算机技术、互联网技术来进行科技档案管理信息化的建设。企业应该积极建立并完善对信息人才的引进和管理体系，加强对于设备的资金投入，做好档案的安全保护工作，促进企业科技档案管理方式的信息化转变，使得企业科技档案得到更为便捷、更为有效的利用，并且通过科技档案信息化的实现，帮助企业更好的发展与进步。

参考文献

[1]刘新喻.科技档案管理信息化发展[J].青海师范大学学报（自然科学版），2010，（3）：100-102.

[2]刘福红.科技档案管理信息化建设刍议[J].中国电力教育，2012，（3）：132-133.

（作者单位：云南中烟工业有限责任公司技术中心）