档案管理规范化、科学化、现代化

于东　杨发　章余浩

【摘要】宣汉县是一个国贫大县，人口众多，教科系统队伍庞大，许多学校都深处大巴山区，交通极为不便，因此加强档案管理规范化、科学化、现代化显得特别重要。

【关键词】规范化； 科学化；现代化；管理；利用

一、加强领导，统一思想

胡锦涛同志曾指出：“档案是全党、全国人民各方面活动的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，它不仅对深化改革、发展经济、推动科技进步、提高国民素质有促进作用，而且对维护维护祖国统一、加强民族团结、保护社会稳定具有重要作用。”教科局上下已形成共识：档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。为保证档案工作的正常开展，教科局机关、直属事业单位、各级各类学校分别成立了以主要领导为组长的档案领导小组，配备了档案专兼职人员，保障档案工作必要的经费，建立健全了档案工作制度和管理制度，将档案工作列入领导议事日程，纳入单位工作计划和目标管理，同时纳入档案人员年度考核，作为评职评优、提拔任用的重要依据。

二、强化依法行政，全面进行制度建设

在档案管理工作中，教科局坚持推行依法行政，按制度操作、完善功能，在严格落实《档案法》的基础上，建立档案查阅制度、档案借阅制度、档案管理工作制度、档案安全防火保卫制度、档案岗位责任制度、档案库房管理制度，形成了系统、全面、操作性、针对性都很强的制度体系。这一做法得到了上级领导的肯定和认可。

三、注重宣传，强化业务培训

增强全员档案管理意识，提高档案工作人员的综合素质，建立一支合格的档案管理队伍。再好的制度也需要人来执行，如果执行的人对档案工作不了解，不能按照规定操作，必然使得管理制度变成“一纸空文”。所以必须加强对档案管理员的业务培训。我局改变以前单一的集中培训，集中培训有诸多弊端：受制于固定性安排、针对性差、还有一些受培人员存在于一种敷衍了事，完成任务的想法，他们培训结束回到学校又以教学任务为重，将培训事项抛之脑后。

现在采取到校进行业务指导和培训。为了能够把这项工作扎扎实实开展下去，教科局档案工作人员采取到校培训和业务指导。一是要求每所学校上岗的档案管理员必须是本地人，防止流动。二是要求每所学校的档案管理员，在清理整理档案过程中要有三度：整理档案要站在历史的高度，对待查询人员必须有热情的态度，销毁过时档案要有替未来着想的角度。三是要求档案管理员要有三心：对待工作要有热心，面对查询人员要有耐心，对待档案事业要有恒心。四是要求学校档案管理员要与教科局档案业务人员随时保持联系，做到信息畅通，在实际工作中遇到疑难问题便于讨论，协助解决，确实拿不准的就请示县档案局定夺。经过努力，很多学校做到了三统一：统一领导、统一机构、统一制度，档案集中，很多政策都逐一落实，教职员工无不拍手称快。

四、档案工作是一项民生工程

随着依法治国进程的推进，查找档案依据、证据的人络绎不绝，在工作中尽力做到惠民、利民，成为教科系统的主旋律。教职工个人档案两年一复核。近两年在复核过程中，发现一份档案误装入另一位教师的档案袋中，取出一看，万分惊喜，这是一份已寻找多年的档案。正是这份档案，解决了一位多年信访，多次到县教科局、信访局闹事的教师身份，政策得以落实。此人系边远山区一位女教师，如今50多岁，早在上世纪70年代就是一名民办教师，八几年嫁到宣汉县，在大山深处的一所村小任教。她的档案在转移过程中不知去向，组织无法确认其身份，只能把她当成一名代课教师对待。这次水落石出，她本人万分感激，因此教科局档案工作人员也得到了社会的高度赞誉。还有一位早年去世的老师，死前吹嘘了一些当老师前在部队的琐事，通过社会误传，该乡人民把他当成一位英雄敬仰着，乡人民政府在立功德碑时把他塑造成一名烈士，通过档案查证，取消了他的功名，还原了历史本面目。

五、档案的目的在于应用

我们在抓好档案的收集、整理、归档、立卷工作的同时，始终坚持把档案的综合利用作为重点。根据学校工作特点制订了档案利用检索工具和档案利用登记，并由教科局档案管理人员牵头，及时收集档案利用的有效信息。每年为教职工及毕业生评职、晋级、参军等查檔服务3000余人次；为解决原来的代课教师查档5000余人次，得到确认1750人次，为买社保提供了重要依据。近几年，全县教职工的二学历公示，共计3000余人。通过档案查阅，发现3人办理了假毕业证书，其中有2人办了大专毕业证书而招进教师队伍，通过档案查证，将之清出教师队伍，赢得了民心。另一位教师为评中级职称办了假文凭，通过档案查证，取消了该教师的中级职称，做到了公平竞争，依法办事，纯洁了教师队伍。

档案资料的利用也为教科系统解决了很多棘手问题。教职工出生时间认定，以本人档案最先记载的时间为准，减少了很多不必要的口角纠纷。又如我县有位80高龄的老师，在1962年体制改革，机构精简人员中，原则是先本人申请，后组织批准决定，他自愿放弃工作回家。后来他多次到教科局请求复职领退休生活费，一直是个老大难，无论怎样做工作，他总说是先前的领导强迫他回家。最后，通过查找档案依据，拿出当年他本人亲笔写下的申请，他才无话可说，多年的问题才得以解决。档案是一项功在当代，利在千秋的事业得到进一步诠释。