基于SAP的财务业务一体化系统的会计基础工作规范建议

王明吉

摘要：随着信息社会的飞速发展，现代企业管理越来越倚重于信息管理系统，财务业务一体化集成的企业资源管理系统也逐渐成为大型企业集团管理的标配，本文基于大型企业集团较为认可的SAP信息管理的财务业务一体化系统对财务会计基础工作的影响，和传统做法下存在的问题，提出了相应的修改和完善建议。

关键词：SAP 财务业务一体化 会计基础工作 建议

中图分类号：F232 文献标识码：A 文章编号：1002-5812（2016）07-0058-02

一、会计基础工作的现状及问题

随着信息技术的发展进步，计算机应用于会计核算，形成了用单个计算机核算的财务核算系统；随着局域网的快速发展，会计信息系统发展到客户端/服务器版；广域网技术发展到一定阶段后，又形成了浏览器/服务器版本，进而发展到现在的以财务为核心的财务业务一体化系统。这是企业集团集中管理需求的推动，可以将企业集团的财务数据集中于总部进行统一维护和管理，便于总部对下属企业财务的数据和业务的实时监督，将会计的事后监督前移，为形成事前监督、集中管理企业的财权而提供基础保障和信息支持。而会计基础工作是各单位会计工作和经营管理工作的基本内容，是对会计核算和会计管理服务的基础性工作的统称。基础乃根底，离开根底，任何事物将成为无本之木、无源之水。而目前用于规范会计基础工作的主要范本是财政部于 1996年颁布并实施的《会计基础工作规范》，该规范普遍适用于传统会计环境下的手工会计工作，而在财务业务一体化系统环境下却逐渐暴露出很多不适用的问题，如不加以修整，不仅可能会限制、影响会计信息系统发展，同时也会影响企业这一核心系统模块功能的发挥。

二、基于SAP的财务业务一体化会计基础工作的建议

（一） 会计岗位设置和职责分工

SAP的财务业务一体化系统环境下的会计工作同样需要岗位设置和职责分工，根据现行《会计基础工作规范》要求：所有从事会计工作、办理会计事项、完成会计任务的会计人员均纳入会计机构管理，同时明确了会计岗位的设置。企业应设置会计机构负责人、出纳、财产物资核算、工资核算、成本核算、财务成果核算、资金核算、往来结算、总账报表、稽核和档案管理等会计工作岗位的规定并不完全适合 SAP的财务业务一体化系统的运行环境和管理需要。一方面，上述分工多数是基于工作过程的性质相似性和方便人工处理和监督来设计的，是根据业务核算性质来分工的，严格说就是业务核算岗位，而在 SAP的财务业务一体化系统环境下的工作思路是业务流程固化后的完整执行，会计机构和会计人员的外延得到扩展，SAP的财务业务一体化系统的实施，有效整合了企业的资金流、物质流、信息流，实现了“产品统一销售、物资统一采购、资金统一管理”的三统一，SAP的财务业务一体化系统支持企业一级核算，使得原有会计工作打破了部门的界限。另一方面，系统业务动态数据的采集和处理由财会部门和涉及价值活动的业务部门共同完成，如采购活动不仅涉及到财务，同时会涉及到供应商、仓管等多个部门数据的录入；系统主数据的维护与电子档案的备份与保存由支持中心完成，因此SAP的财务业务一体化系统条件下办理会计事务的职能机构不仅包括财务部门，也包括业务部门和支持中心。会计岗位的设置不单纯以核算来分类，更多是以业务流程来划分，在采购、仓管、销售等环节上通过权限控制来构造管理者所需要的岗位，会计机构设置和会计人员配备较从前更为科学合理。为了保证会计数据的完整、可信及安全，应允许企业根据会计部门的管理需要增设其他岗位和职责。

因此，建议SAP的财务业务一体化系统核算的企业按照会计信息资源管理的流程设置岗位和职责，包括会计部门负责人、系统管理员岗（负责分配财务人员对应的SAP的财务业务一体化系统的权限）、应用系统管理员岗（负责财务核算系统中增加科目及对应规则等财务核算基础信息的设置）、数据输入岗、数据输出岗、总账报表分析岗、系统内部审核岗等，每一岗位根据权责分离和内部控制原则设置相应人员和权限，使得系统模块与岗位职责完整一致。

（二）会计工作交接

根据《会计基础工作规范》要求，目前会计人员所遵守的会计工作交接制度，主要还是关注实物形态资料保管和交接便于工作责任划分，例如要求负责人在场、账簿、报表、印章等现场交接，交接人、被交接人和监交人签字等。在基于SAP的财务业务一体化系统环境下各个会计人员的岗位职责和权限已经设定，要保证会计工作的顺利过渡，除了传统会计资料、名章、实物资产等工作对象的交接外，更重要的是信息资源和系统职责的切换、更替和转移，包括职责权限、电子文件及存储方式、系统控制要点等。因此笔者建议在完善常规交接手续的基础上增设如下交接程序：

1.流程完整性交接。针对系统管理员或应用系统管理员进行交接时，应将完整的流程资料、流程控制点、流程管理信息及相关资料一并完整交接。

2.账户权限交接。SAP的财务业务一体化系统下各操作岗位的账户、密码和权限应单独交接并明确限制性过渡期，即对交接人员交接前后的账户权限等进行过渡期约束，避免新的密码权限生效之前，有人利用时间差进行越权操作或非法使用。

3.网上银行钥匙的交接。随着电子签章技术的发展应用，网上银行越来越多的应用于企业的日常银行付款业务之中，对于保障企业正常的资金调度、保证企业的资金安全来说，网上银行付款钥匙的交接尤为重要，建议先由相关权限的交接人员用自己的用户名和密码登录进网上银行系统，选择更改密码菜单，输入旧密码后，由被交接人员输入新更改后的密码，密码更改成功重新登录成功后即交接成功。

4.电子数据的交接。从手工核算发展到计算机辅助核算，电子数据无可争议地成为会计档案和数据的一部分。由交接人整理完成与自己岗位相关的必需电子数据后，例如台账、报表等，由被交接人检查验证数据记录无误后，同时拷贝监交人一份后即交接成功。

（三）会计记账凭证类型和编号

目前常规做法是将记账凭证划分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，也可以使用一种通用记账凭证。这种做法比较符合手工会计和独立会计核算软件对记账凭证填制和处理的需要，也是为了分类、汇总和查询的方便。但是，目前企业上线的大型 SAP的财务业务一体化系统是一个集成化程度很高的综合平台，局部已将会计系统和业务系统协同起来，许多会计凭证的源头向前延伸到业务发生时刻，基本实现了“财务业务一体化”，记账凭证的应用只是整个信息处理流程的一个环节。其除了受会计工作基本要求的规范外，更重要的是根据管理需要，将不同的业务信息记录为不同的格式和内容，产生的会计凭证也是依据业务的性质和管理的需要而记录的。因此，SAP的财务业务一体化系统下的会计记账凭证往往有多种表现形式，而不是简单的“收付转”三大类，因此，应改变目前对会计记账凭证的传统分类，可允许用户根据系统及企业管理的需要灵活设置凭证种类。

《会计基础工作规范》对于一个会计核算主体的会计凭证要求用一套连续编号。SAP的财务业务一体化系统凭证按照凭证类型编号，独立装订成册，不再是一个会计主体只有一套编号。而SAP的财务业务一体化系统的每一张凭证均有凭证日期和记账日期，当二者出现不一致时凭证以记账日期记账和显示，而凭证编号依据凭证日期顺延，装订中会出现时间顺序的错位。

（四）会计凭证签章

《会计基础工作规范》中规定与填制记账凭证有关的人员，包括制单人、稽核人、记账人、会计机构负责人、会计主管等应签名盖章以示负责，收款和付款记账凭证还要由出纳人员签名或盖章。该项制度的作用和意义不言而喻，但在 SAP的财务业务一体化系统环境下却无法做到，或即使执行了也是形式上的，而无法起到实质性控制作用。前面已经交代，SAP的财务业务一体化系统的价值就在于实现了管理信息的高度集成，只要业务发生，会计子系统就会按照会计事项确认的标准和原则自动核算会计信息，连同非财务信息提供给信息用户，因此，自动化是核算过程中的基本功能，目前国内外的 SAP的财务业务一体化系统中，近乎 80%的会计记账凭证都是在管理过程中自动集成，而且数量庞大，在如此情况下要做到每张凭证均要签名和盖章几乎是不可能的，即使强制要求打印凭证和签章，也将是一个成本昂贵而作用有限的举动。

笔者建议取消传统的签名盖章等控制手段，而将精力放在完善 SAP的财务业务一体化系统的内部控制体系的建立和执行上，有效利用信息技术和配套措施，保证业务发生及信息记录流程和处理指令的正确、合法和完整。同时，保证每张凭证可以方便快捷地向上追索到其业务发生的源头。即使没有签名盖章，同样有效地保证了职责的监督和牵制。

（五）会计记账凭证附件

《会计基础工作规范》第 51条规定：除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。该规定在手工会计和单个会计信息系统环境下非常必要，而在 SAP的财务业务一体化系统环境下无法做到。原因有两点：一是 SAP的财务业务一体化系统往往用于大型企业集团，许多企业是跨地区甚至跨国经营，分布在不同地域的分（子）公司和办事机构均通过庞大复杂的 SAP的财务业务一体化系统连接起来，以前还是独立核算单位的下属企业变成了目前的数据采集点，所有的核算可能全部集中到总部一级，实现了集中核算和控制，凭证由系统统一生成并编号。此时，如果要求将每张记账凭证的原始凭证（如领款单、入库单、发票等）从相距遥远（甚至是地球的另一端）的下属分支机构传递到集团总部，然后附在记账凭证后面，不论从时间角度还是安全考虑都是不现实的。因此，笔者建议对附属原始凭证的要求不做强求，允许企业根据需要自由掌握。这样做的理由是因为记账凭证与原始凭证的对应关系永远存在，只要建立会计凭证的快速溯源机制，对每一张记账凭证都可以迅速查找它的原始凭证，进而确定责任主体和操作的规范性，实质上起到了系统整体控制效果。

（六）会计差错更正

《会计基础工作规范》第五十一条第（五）项规定：发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。本项中如果涉及到银行付款凭证的更正、就会产生一正一负的发生额记录，在信息系统环境下与银行系统无法对上这两条有发生额的记录，容易产生资金舞弊风险，笔者建议，只更正对应的分录，在信息系统环境下既便于查找核对，又很清晰地知道更正的内容。

（七）会计档案管理

SAP的财务业务一体化系统内含的精细化管理思想使得后台信息系统的会计信息更加明细，原来手工可以合并的凭证，实施 SAP的财务业务一体化系统后必须提供详尽的核算和管理信息，这要通过数量庞大的记账凭证来实现。由于数据的电子化，查询起来非常方便，只要凭证、单据、账簿不打印出来，用户便感觉不到大量凭证的存在。但是，《会计基础工作规范》要求在保存电子数据档案的同时打印记账凭证和账簿并装订保存，这就暴露了此项规定的弊端，因为打印数量相当于手工合并单据的几十倍甚至上百倍，打印成本和工作量相当惊人。因此，笔者建议基于低碳经济的考虑，允许用户根据自身管理的需要确定会计档息案的格式和规模，对于跨地理区域集成生化成的凭证和账簿可以用电子资料代替纸质数据，对于数量庞大的基础数据资料无需打印保存，只要有完善的电子介质和合理的安全措施即可。

三、结论与建议

综上所述，传统条件下长期形成的所谓会计基础工作规范，大多在表面上发挥某种形式的控制作用，当这种常态规定无法持续运转甚至阻碍会计信息化的功能和发展时，则需要建立基于运行系统的内控机制，从系统结构和功能逻辑上嵌入有效的控制手段来代替传统制度形式。条件成熟时，比如 SAP的财务业务一体化系统环境下会计信息系统与信息化环境的控制功能能有效发挥，则完全可以放弃目前一些看似合理而实际无效的“基础规范”托付给系统本身的控制体系，真正实现会计处理流程与业务控制流程的一体化和集成化。

参考文献：

[1]中华人民共和国财政部.会计基础规范[M].北京：中国财经出版社，1996.

[2]李安娟.高校会计基础工作规范存在的问题及对策[J].商业会计，2014，（4）.