单位会议汇报的新方式

熊宗炬

摘要：会议汇报的传统方式是观众听讲的方式，观众对于汇报材料的进度和内容没有主动性。互联网技术的发展以及智能平板电脑的出现给改变这种形式提供了新的解决方案，该文提出了利用云云端服务器、无线局域网和智能平板电脑构建崭新的会议汇报形式的思路，并对这个系统的运行管理提出了一些合理的规范和建议，该系统能够提升单位形象，节约纸张，也更加方便管理。

关键词：会议汇报；云平台；用户互动

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）09-0281-02

不管那个行业内部，各单位都有大量的接待参观和考察的任务。其中的一项活动就是听取或者观看汇报幻灯。简而言之就是一个人通过投影讲很多人听或者看，观众对于汇报材料的进度和内容没有主动性，完全是被动的接收，这样令人发困的形式能不能有所改观呢？互联网技术的发展以及智能平板电脑的大量涌现给了改变这种形式的新思路和新方案，那就是移动办公。本文设计并实现了一种基于智能平板电脑和无线局域网的新型汇报演示系统，利用该系统，为单位内部的各类会议、汇报、检查、评审等由多个不同单位来源的人员组成的外单位或上级单位的会议完成临时材料分发及展示，展示的方式可以多种多样，包括音视频、图片、文字材料等，观众可以根据自己的关注焦点对这些材料进行重点观看。

1 系统组成

如图所示，该系统简化模型由三个部分组成。

简单介绍一下：云端服务器主要存储包括音视频图片文字等各类格式的电子文件材料，同时也负责对用户访问进行身份验证和授权；无线局域网主要用于智能平板电脑和云端服务器之间的无线通信协议的实现；智能平板电脑用于接收从云端服务器上下载的资源，呈现各种电子文件材料，包含必要的音视频解码器。为了管理上的便利，可以对智能平板电脑的桌面进行定制，让一般用户只能访问会议资源而不能进行其他的操作。为了美观意见，可以考虑统一定制智能平板电脑的外壳，并印上单位的LOGO和必要的提示标语。

2 技术实现

总体而言系统采用B/S结构，云端服务器是S（Server）端，智能平板电脑属于B（Browser）端。每次会议前，云服务管理员根据会议的安排将会议材料在云端服务器上生成一个目标文件夹，然后在智能平板电脑上生成一个文件链接，该链接指向云端服务器的目标材料的网络地址，用户首先利用智能平板电脑进行登录和身份认证，通过认证后，通过点击链接进行浏览目标材料，目标材料完全存放于网络上，智能平板电脑通过无线局域网下载缓冲后用专门的应用APP打开，不提供转存或保存到本地的功能，平板不支持与其他设备互联，会议结束后所有材料存入云端服务器以留底备审计，云端服务器同时保存智能平板电脑对文件资源的访问记录和智能平板电脑的分配方案以便能够追溯到具体人员。

3 安全措施及注意事项

1）为了使电子资料传播受控，必须将智能平板电脑的蓝牙和usb口禁用，防止和其他非授权设备互联以传递文件，可以考虑设置两级用户权限，系统级和用户级；

2）智能平板电脑通过专用无线局域网只能访问特定的地址和资源，不能访问单位内网的其他网段地址和资源，该网络不能与国际互联网直接相连，可以使用访问控制列表来实施；

3）专用无线局域网需要控制使用范围，例如通过调节无线AP的功率以限制只有特定场所的范围才能接入，在接入设备上设置只对这些授权的智能平板电脑开放，其他用户无法接入，会议结束要及时关闭无线局域网；

4）智能平板电脑上不保存资料，所有资料保存于网上云端服务器内，需要查看时智能平板电脑通过无线局域网下载缓冲后用专门的应用app打开，在退出系统时对缓冲进行自动清理；

5）智能平板电脑在访问资源前需要先进行登录和身份认证操作，所有的访问记录和授权操作在云端服务器上都记录在案，系统管理员定期对这些记录进行审计；

6）指定专人负责管理维护，如档案室或者技术处之类的单位，会议结束后要及时对智能平板电脑进行充电，有损坏的设备要添加到黑名单中，这样这些设备就无法在无线局域网中通过身份认证，从而防止因为设备丢失或者被盗产生的安全风险；

7）智能平板电脑上需要安装各类APP应用以支持不同格式的电子资料的展现，如常见的文档格式、图片格式和音视频格式，如果智能平板电脑缺乏相关的视频格式解码应用，就需要考虑在云端服务器进行视频格式的转换。由于智能手持设备的大量普及，呈现给用户的应该是比较熟悉的不需要培训的用户界面，这样方便用户操作。

4 运行规范

每次会议前，由会议承办单位和专门负责人员进行会议准备和技术管理。工作事项包括：架设专用无线局域网，收集会议材料，对会议材料进行必要的格式调整以适应智能平板电脑的屏幕，在智能平板电脑上生成指向会议材料的链接或者文件夹，登记发放智能平板电脑，回收智能平板电脑并登记，会议材料存档，定期审计等。在会场入口处，把智能平板电脑分发给观众并登记，会议结束后回收设备。

5 结束语

在设计这个系统的时候，有这样一个前提，就是单位内部的信息虽然不一定是秘密信息，但并不适合对全社会公开，所以在信息的呈现方式上考虑了使用专门的智能平板电脑来展示。如果这些信息是可以面向全社会公开的，那么这个系统可以更加简单。运行管理也没有那么多条条框框，可以在会场提供开放的无线局域网的接入，并在醒目位置提供电子资料的入口二维码，用户使用自己的手机通过扫描二维码就能立即访问这些电子资料了。

相对于传统的幻灯汇报方式，采用统一包装的智能平板电脑能有力提升单位形象，而且能够提升观众的兴趣和热情，还能让受众能有一种参与感。相对于打印材料能更加节约纸张，而且方便对材料的修改。电子资料也更加方便管理。

参考文献：

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[2] 潘兰. 浅谈网页制作与手机APP的联系[J]. 通讯世界，2015（21）：241-242.