基于项目化管理的图书馆内部管理模式改革——以佛山市图书馆“项目立馆”为例

黄佩芳（佛山市图书馆　广东佛山　528000）



基于项目化管理的图书馆内部管理模式改革
——以佛山市图书馆“项目立馆”为例

黄佩芳
（佛山市图书馆广东佛山528000）

〔摘要〕文章以佛山市图书馆“项目立馆”的内部管理模式改革实践为例，探讨了图书馆如何构建项目化管理模式，包括营造项目化管理文化、构建图书馆项目化管理组织机构、建立项目化管理制度等，分析了图书馆项目化管理实施的四个阶段，并指出图书馆项目化管理应注意的问题。

〔关键词〕项目化管理图书馆管理模式图书馆

〔分类号〕G251.2

〔引用本文格式〕黄佩芳：基于项目化管理的图书馆内部管理模式改革——以佛山市图书馆“项目立馆”为例[J].图书馆，2016（4）：89-91, 108

前言

2011年3月，中共中央、国务院印发了《关于分类推进事业单位改革的指导意见》，要求公益性事业单位进一步理顺体制、完善机制、健全制度，充分调动广大工作人员的积极性、主动性、创造性，真正激发事业单位生机与活力，不断提高公益服务水平和效率[1]。图书馆作为公益性的文化事业单位，在改革的大形势下，应积极主动进行内部改革，探索更有效的管理模式，以管理促服务，带动图书馆发展，获得最佳社会效益。

2011年佛山市图书馆根据自身发展需求，深化内部管理改革，积极探索一套适应本馆发展的经营模式，首次在图书馆内部管理中引入项目化管理的模式，并提出“项目立馆”的办馆理念，对全馆所有一次性任务和复杂性工作进行统筹和全面规划，协调全馆内部资源，建立统一的管理机制，将全体馆员纳入到统一的项目化管理体系中。经过几年的大胆实践和持续改进，成功进行了项目化管理创新，建立了一套适应图书馆的项目化管理运作体系。它打破图书馆传统的部门间隔阂，可以跨部门调动资源，组建项目团队，按计划有条不紊地推进项目，提高工作效率。项目化管理不仅带来佛山市图书馆内部管理模式的变革与创新，也使图书馆的服务理念、服务模式、服务内容发生了转变。

图书馆项目化管理是指把图书馆中临时性、具有明确目标、资源、预算和时间进度的复杂任务从传统业务工作中分离出来，组建跨部门的项目团队，按照项目的技术和方法进行管理。本质上是把图书馆中所有的一次性任务按项目进行管理，其核心是把符合项目性质的职能工作转化为项目，强调的是项目工作与职能工作并存。

1　图书馆项目化管理模式的构建

1.1转变观念，营造项目化管理文化

任何一项改革，最重要的是人的观念转变。如果转变了观念，个人与单位都将从被动转为主动。项目化管理作为图书馆内部管理方式的变革，与每位馆员息息相关，特别是项目与聘用制挂钩，馆员的态度、观念、文化氛围就成为项目化管理推行是否成功的重要因素。转变观念，获得理念认同，可以通过参观交流、学习、培训等方式增强馆领导、部门主任的信心；根据图书馆的实际情况，建立核心领导小组，制订推动计划，从上而下推行；同时在全体员工中进行理念渲染，让全员意识到实施项目化管理将会带来图书馆服务效益和社会认知度的提升，希望达到每位馆员积极参与其中的理想状态。佛山市图书馆提出“项目立馆”初期就成立了项目研究小组，研究和制定项目化管理推动计划，派管理层到深圳华为公司进行调研学习、邀请项目管理专家进行授课培训、在全馆举行“项目立馆”座谈会等提升馆员对项目化管理的认同。当然，营造项目化管理文化不可能一蹴而就，需要长期培育，需要项目化管理的不断改进和调整。

1.2构建图书馆项目化管理组织机构

传统图书馆管理模式呈金字塔形，是一种纵向组织结构，权力集中于最高管理层，下级缺乏必要的自主权。同时，各职能部门有着明确的职能分工，部门之间的横向联系较弱。而项目化管理模式在传统层级机构中嵌入项目型团队，打破部门、层级限制，形成扁平化的组织模式。这种组织机构即保证了职能式的稳定、规范，也发挥了项目式的灵活、创新。

项目管理办公室在项目化管理组织机构中扮演非常重要的角色，即是项目化转型的推动者，也是项目监管、指导和协调者，对全馆项目进行统筹、管理[2]。2012年佛山市图书馆成立业务管理部承担项目管理办公室的职责，制定各项管理程序、标准、表格，管理项目文件，进行立项评估和结项验收，并定期汇报项目，协调和解决职能部门与项目小组以及项目小组间的因资源、人员等方面原因而产生的矛盾。

各图书馆可根据自身的实际情况，构建强矩阵型、平衡矩阵型或弱矩阵型项目化管理组织机构，即将项目管理办公室置于职能部门的低一层级、与职能部门同一层级或在位于职能部门之上。佛山市图书馆的项目化管理组织机构属于平衡矩阵型（见图1）。

图1　佛山市图书馆项目化管理组织结构

1.3建立项目化管理制度

项目化管理制度是指针对项目范畴和项目特点所规范的管理制度。也就是为了达到“做正确的事，正确地做事，获取正确的结果”而制定的，需要项目团队成员遵循的、有度去衡量且有法去奖惩和激励的一些程序或规程[3]。一般而言包括从宏观的指导性实施文件以及项目立项、控制、结项、考核、表彰等项目运行的整个环节的管理制度。管理制度制定遵守规范性、有效性原则。

佛山市图书馆在2011年开始推行项目化管理以来，先后推出了《佛山市图书馆项目实施步骤》、《佛山市图书馆项目文档模板》、《佛山市图书馆项目实施答疑》、《佛山市图书馆项目等级说明》、《佛山市图书馆项目申报办法》等一系列的项目实施文件，这一系列管理文件成为“项目立馆”顺利实施的指导性文件[4]。2014年末，项目管理办公室根据佛山市图书馆项目化管理推行的实际情况，优化和完善项目化管理制度，制定了《佛山市图书馆2015年项目申报办法》、《佛山市图书馆项目管理标准》，于2015年1月1日起正式生效。

在众多管理制度中，“项目管理标准”非常重要，它要充分考虑到图书馆作为一个公益性文化机构的属性，图书馆不同部门的业务工作，以及不同项目所需的资源、人力、物力、资金、时间等，确定立项标准、分类标准、等级标准。《佛山市图书馆项目管理标准》将全馆项目分为五大类，读者活动类、学术类、业务提升类、技术类、其他类。A、B、C、D四个等级，为每个等级提出可量化的指标。项目立项时等级的确定由项目管理小组和馆领导班子根据当年工作重心、重要程度、复杂度、创新度等综合因素而定，最终项目等级将根据结项时的实施效果、实际操作中的复杂度等因素调整等级。这种横向分类、纵向分级的标准为项目立项提供了一个相对公平的平台。

2　图书馆项目化管理实施的四个阶段

新事物的发展总是需要过程的，每一个图书馆在实施项目化管理的过程中，基本上会经历四个发展阶段，每个阶段有不同的表现形式，既是项目化管理发展的规律也是推行的步骤。佛山市图书馆项目化管理基本上遵循该发展规律逐步推行，不同阶段采取不同的方法和措施。

2.1试点阶段

项目化管理在图书馆导入，第一步不是全面地组织转型，而是识别并选取图书馆内部符合项目特征、最具图书馆工作代表性的活动作为试点，考察过程及成效。项目试点，一是为了检测项目化管理在本馆推行的可行性；二是积累项目管理经验，在实践中思考如何制定合适的项目化管理推行计划、构建组织机构和管理制度等；三是以实际行动和项目成效加强馆员对项目化管理的认识和信心。

2011年2月底，佛山市图书馆选取“崇文佛山·阅读春天”系列读书活动作为试点项目，在图书馆日常业务活动中首次正式引入项目化管理的运作模式，取得了良好的效果。继而又将“二代身份证”免押金借阅服务、24小时自助图书馆建设、读者自助采购借阅服务等立项，将服务创新与项目化管理相结合。这些项目无疑是成功的，不仅提高了服务效益，深受读者欢迎，得到业界好评，还为推进项目化管理提供了宝贵的经验。以“读者自助采购借阅服务”项目为例，该项目小组由来自采编部、图书借阅部、技术部、服务部四个部门22个项目成员组成，项目负责人按照项目管理的程序和文件要求，制定项目计划，并按照项目目标、预算、进度、里程碑、工作分解结构、人员分工、项目评估报告等要求，对项目全过程进行管理。“读者自助采购借阅服务”的推出，使佛山市图书馆的图书借阅量同期增长了60%，效益显著[4]。

2.2全面立项阶段

这是项目化管理的初级阶段，“全面立项、全面参与、宽进宽出”是这个阶段的基本特点，指的是每个部门将本部门符合项目特征的业务工作立项，按项目形式来做，降低立项门槛和结项审核要求，鼓励每位馆员都参与项目，使每位馆员更好地理解和熟悉项目化管理。2012、2013年佛山市图书馆项目化管理正处于该阶段，全馆员工以前所未有的热情和创新思维投入到项目的策划和申报中，2012年共立项53个，2013年立项78个，2014年立项84个，涉及了图书馆工作的方方面面，全员参与度100%。经过项目历练，绝大多数馆员掌握了项目管理的方法和要求，进一步认可了项目化管理模式，同时，基层馆员也可担任项目负责人，不少职能工作中默默无闻的馆员被挖掘出来。2014年开始，佛山市图书馆项目化管理开始实施“宽进严出”政策，加强项目过程控制和提高结项标准，逐步提升馆员对项目化管理内涵的理解，项目团队也逐步成熟。

2.3项目精品化阶段

当馆员习惯了用项目的方法去工作，图书馆项目化管理也基本成熟时，需要开始提高立项的门槛，对立项申请严格论证，只有真正具有创新性、具备项目特征的工作才能按项目来做，逐步养成馆员严格立项的习惯。项目管理办公室对项目过程应加强监控，要求项目负责人提交阶段性项目报告，项目结项也严格验收，未达到目标的，延迟或禁止结项。这个阶段采取的是“严进严出”政策，目标是项目的少而精，以项目打造品牌服务，提升服务效益。目前佛山市图书馆正努力向项目精品化阶段跨进，为此，2015年开始实施新的项目申请办法和项目管理标准，并正式启用自主研发的“佛山市图书馆项目管理系统”，该系统集项目申报、项目审批、进度管理、项目发明、项目认领、项目成果展示、项目数据库、业务学习、科研交流功能于一体，为项目化管理提供了一个便捷的平台，从项目立项申请、审批、跟踪到结项报告均在平台上完成，正式进入无纸化、规范化、标准化、程序化管理阶段。

2.4化于无形阶段

这个阶段主要有以下特点，一是，每年图书馆的立项数量明显减少，重复性的项目不再立项，禁止走项目形式；二是，项目化管理已经深入每位馆员的心中，馆员已经具备项目化管理的思维和技能，不自觉地开始以项目形式完成图书馆的业务工作，当项目化管理进入这个阶段，图书馆的管理会越来越高效并有针对性，创新、进取、跨部门合作、高效率、沟通和协作已成为图书馆组织新文化，服务水平和社会效益都会大大提升。

3　图书馆项目化管理应注意的问题

3.1职能工作与项目工作的矛盾

项目化管理是把符合项目性质的职能工作转化为项目，并没有取代职能工作，职能工作与项目工作是并存的。在项目化管理尚未成熟前，两者不可避免会产生一些冲突和矛盾，主要表现为以下两个方面：第一，职能工作是每个馆员的日常基础工作，没有项目分值，而项目工作有一定的项目分值，且项目分值又与绩效考核挂钩，因此，如果协调不当，可能会出现某些员工过度重视项目工作，而轻视职能工作。第二，有些跨部门项目，需要调用其他部门的资源和人员，如果项目负责人沟通协调能力不足，项目成员的兼顾能力也不足，就可能会导致多部门人员、资源、时间的争夺，产生矛盾，严重的可能会导致其中一两个项目拖延。因此，图书馆要不断完善管理制度，充分协调职能工作和项目工作，保障图书馆工作的顺利开展。

3.2重视项目结项后的项目工作职能化

项目化管理能够激发图书馆的活力，不断涌现创新性的项目，作为图书馆的项目，特别是面向读者服务的项目，可能会产生很好的社会效益，但是项目是有时间限制的，当项目进程结束了，项目也就结项了。但是有良好社会效益的服务，不能因项目结束而取消，因此，要继续保留因项目而产生的新服务，将其打造为图书馆的新品牌服务。不过此时这些工作已经没有了创新点，不能按照项目的方式去执行，此时，就要做好项目工作职能化工作，对其进行人员、资源的重新配置，使其成为常规性职能工作。

4　结语

项目化管理这种扁平式的组织结构为图书馆实现跨职能部门、多项目同时运作提供了最佳解决方案，促进了资源重组和人员流动，为发现和选拔人才提供了最佳路径。而且，建立了绩效评价体系，激发了员工的积极性和创造力，从而营造了图书馆团结

协作、积极创新的文化氛围，最终实现服务质量和服务效益的提升。项目化管理作为一种图书馆的经营管理模式，尚处于摸索阶段，除佛山市图书馆的“项目立馆”模式外，可供参考借鉴的经验也不多。作为一种新的管理模式，需要在实践中不断摸索发展和完善。

（来稿时间：2015年7月）

参考文献：

1.中国共产党新闻.中共中央 国务院关于分类推进事业单位改革的指导意见[EB/OL]. [2015-06-25]. http://cpc.people. com.cn/GB/64093/64387/17671810.html

2.李文，李丹.企业项目化管理实践[M].北京：机械工业出版社，2010

3.李辉.项目管理制度的深入思考[J].科技风， 2011（18）：227-228

4.洪文梅,蔡畯,刘沫.“项目立馆”的实践与思考[J].国家图书馆学刊， 2012（4）：22-26

The Library Internal Management Mode Reform Based on Project Ma nagement——Take “Running Library with Projects” in Foshan Library as an Exa mple

Huang Peifang
(Foshan City Library)

〔Abstract〕In reform practice of internal management mode of “running library with projects” in Foshan Library, for example, this paper discusses how to build library project management mode, including create management culture, set up library project management organization, establish library project management regulations, etc. Analysis four stages of library project, finally it points out the problems that should be pay attention.

〔Keywords〕Project managementLibrary management modeLibrary

〔作者简介〕黄佩芳（1988-），女，研究生，佛山市图书馆馆员。