基于Web的档案管理系统设计

邢炜

档案作为企事业单位在办公活动及社会活动中形成的文件，是办公活动及社会活动中真实的记录。传统的半手工式档案管理模式不但时效性低，而且滞后拖沓，已不能满足现代办公需求。随着信息技术的不断发展，办公自动化、标准化、网络化日趋完善，档案管理工作更应该向着数字化的方向发展。档案管理的信息化建设体系，坚持以电子档案资源管理为核心，以互联网为基础，以档案资源的充分开发利用为目标，推进档案管理工作的数字化、标准化以及网络化。

基于Web的档案管理系统，使用Struts2应用框架将整体结构分为数据层、逻辑层和应用层3个层次。应用层主要使用JSP技术动态显示数据；逻辑层使用拦截器、过滤器等完成对业务逻辑以及操作流程的管理与控制；数据层使用MySQL作为后台数据库。该档案管理系统的初步应用，不但解决了以往纸质档案管理工作中呈现的突出问题，更提高了电子档案资源的利用率，发挥了档案管理信息化建设的积极作用。

系统设计原则

建立以电子档案为核心的档案管理系统，把档案资源的充分开发利用作为目标，切实推进档案管理工作的数字化、标准化、网络化。为档案管理部门、人事部门、政管部门等提供及时、准确、全面的数据支持，同时还可作为领导层进行决策管理的依据。因此，在开发该系统的主要业务模块时应遵循以下原则。

实用性：密切结合档案管理工作的实际需求，优化系统在收集、整理、分类、保存、利用档案的处理流程，提髙档案信息检索、查询的速度。对于流转过程繁琐的环节，应严格限定流转时间，有效利用资源。

先进性：在保证实用性的前提下，系统应釆用开发中的主流技术，保证其先进性。通过系统维护、升级，可以满足在档案管理信息化建设中逐步扩展的业务需求。

共享性：档案数据应尽可能实现共享，减少手工式的重复输入操作，对于已核实完毕，录入系统的数据信息，可进行多次分析处理，充分发挥数据共享的优势。

可靠性：系统应保证业务数据在网络传输或者数据库读取过程中的安全可靠。系统支持多级权限管理，并具有日志跟踪的设计。

灵活性：系统框架应具备一定的灵活性与可扩展性，以方便后期与音频档案、照片档案等数字化系统的集成。

友好性：系统的用户界面应该简单友好，操作流程具有良好的可学习性与可操作性，使具备一定电脑水平的管理人员，通过培训就能掌握该系统的使用要领，能够流程的操作系统的功能。

平台架构与技术思路

3.1 平台架构

系统基于Web技术方式，采用浏览器方式使得易用性更强，客户端不需安装专用软件，因此，系统的管理维护十分简单。

3.2 技术思路

电子档案管理系统的设计思路定位于为各级各类档案管理机构定制网络办公及管理软件， 基于SQL Server的数据库开发技术，采用目前流行而实用的浏览器/服务器（Browser/Server）模式，方便了电子文件的归档和电子档案的查阅，也使得远程档案查询不受地域限制。

B/S 模式的数据库体系是利用Web服务器和Active Server Pages（ASP，动态服务器网页）作为数据库操作的中间层，将客户机/服务器模式的数据库结构与Web技术密切结合， 从而形成具有三层Web结构的浏览器/服务器模式的数据库体系，其先进的操作方式显而易见。

3.3 特点表现

软件要集成查询系统、管理系统、文档浏览、新闻发布、搜索引擎和论坛等多种有实际价值的功能模块。

基于工作流的设计思路，会使得电子文件归档的流程步骤非常简单实用，档案管理系统能够灵活定制各类权限。

兼容多种文件（包括多媒体文件）格式。例如，兼容的文本文件格式主要有txt、doc、pdf、rtf；兼容的图片文件格式主要有jpg、bmp、jpeg、tif、gif；兼容的视频文件格式主要有mpeg、mpg、avi、rm；兼容的音频文件格式主要有mp3、wav等等。

系统应用结构

该系统基于B/S架构，使用Struts2应用框架将整体结构分为数据层、逻辑层和应用层3个层次。应用层主要使用JSP技术动态显示数据；逻辑层使用栏截器、过滤器等完成对业务逻辑以及操作流程的管理与控制；数据层使用MySQL作为后台数据库。系统在MyEclipse平台上进行开发，使用Java语言实现文件管理、档案信息、查询统计和系统管理4个主要业务模块的功能，并部署在Tomcat应用服务器上。3层结构的设计可有效提高系统功能模块的独立性与可扩展性，有利于系统整体性能的提升。

系统网络结构

该档案管理系统的核心Web应用服务器、应用服务器和数据库服务器统一位于服务器区内。单位局域网用户通过应用交换机和核心交换机可以直接访问该系统，而所有的外网访问（Internet访问）都必须经过防火墙的过滤拦截，从而保证系统外网访问的安全性。系统的网络拓扑结构如图1所示。

系统主要功能模块设计

以下主要对该档案管理系统中主要功能模块中的核心业务流程的设计进行详细的说明与分析。

6.1 文件管理模块

文件管理主要包括收文管理、发文管理、文件借阅、文件利用和文件归档。其中系统管理员可使用收文管理、发文管理、文件借阅功能；档案管理员可使用文件借阅、文件利用、文件归档功能；普通借阅用户可使用文件借阅功能。文件审核流程如表1所示。

6.2 档案管理模块

档案管理主要包括档案分类、档案鉴定、档案保管和档案利用，其中系统管理员可以使用档案鉴定、档案保管的全部功能，档案分类和档案利用中的部分功能；档案管理员可以使用全部功能。档案分类流程如表2所示。

6.3 用户管理模块

档案部门的管理者可以根据本单位的实际需要为不同用户设定工作权限。这种方案十分贴近档案馆的实际需求。高级用户可分为系统管理员和数据管理员， 普通用户注册后才可以使用。

同时，主要功能模块的定义是与用户权限紧密结合的， 不同权限的用户登录系统后， 将使用不同的模块， 每级用户各有其不同的权限。图2给出了总体功能模块划分。

总 结

基于Web 的档案管理系统是以后档案管理软件发展的趋势，档案管理部门和用户对电子档案的管理、快速查询尤其是远程查阅的需求将推动新技术的不断发展。随着Web技术的进一步发展和完善，基于Web 技术的档案管理软件必将更广泛地发挥作用，基于云及移动媒体终端的各项应用将是未来发展的主要方向。

（作者单位：河北省广播电视技术中心）