多元化背景下档案公共服务的拓展与创新研究

赵琳

[摘 要]随着社会的不断发展，生产经营的方式已逐渐呈现出多元化的趋势，人们对于公共服务的创新要求愈发提高。本文对多元化背景下的档案公共服务进行了创新与拓展研究，以期实现档案公务服务的全面发展。

[关键词]多元化；档案；公共服务；创新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.139

[中图分类号]D630；G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）04-0-01

1 多元化背景下档案公共服务的拓展

1.1 提高对档案公共服务价值的认知与了解

当前档案的公共服务的范围以及广度不能满足社会大众对于档案的需求，为此，应当加深档案管理人员对档案公共服务真正价值的理解，拓展公共服务的功能以及范围，提升档案管理的工作效率及质量，档案的公共服务的功能主要有以下几个方面：①档案的公共服务能为企业的战略服务提供最有效的历史数据；②档案管理可以有效规避单位、部门和个人发展过程中潜在的风险；③档案管理还可以提高档案信息的利用效率，将各项工作执行质量有效提升，为各项工作提供必要的数据支持。

1.2 基于“两个转变”和“两个体系”理念拓展公共服务

当今是信息时代，传统的档案管理工作已不能满足社会大众的需求，因此在改善当下的公共服务过程中，应当基于全新的理念提升档案公共服务能力，以此来确保所有事业单位的工作能够顺利进行。

拓展当前的档案公共服务可以围绕“两个转变”和“两个体系”理念展开，其中的“两个转变”包括工作态度转变和工作方法的创新；“两个体系”的建设是主要围绕着服务对象的档案体系建设，同时完善内部控制和日常工作档案体系的建设。

1.3 拓展档案公共服务应当加强数据库建设

数据库的建设是档案的公共服务功能拓展的必备基础，数据库的建设能快速实现档案的规范化管理，使档案的功能效益最大化。

在建设档案数据库时，应当融入多种类型的百科全书，在其中加入档案提名、索引、责任人、页码、来源、分类号、主题词和摘要等，建立档案数据库的过程中，可以按照以下几个步骤展开。

首先，应当对档案信息来源进行归纳整理，从源头上保证档案信息的真实性。按照数字化的档案库建设的一系列重要任务，使事业单位能够为每一项工作及时配备必要的技术手段，为每一个部门配备计算机和信息录入人员，在计算机网络的基础上进行资源共享，汇总档案管理中的信息，为每一个部门配置一个专门的信息来源窗口，归纳责任者、文件号、题名、日期和页码等详细的信息，从而提升档案信息利用效率及管理效能。

其次，对所有的档案进行定期的归档，在实际的工作过程中，所有的档案信息需要划分为3个类别：一个是临时的档案库，该档案主要是用来存储经过立卷处理的工程档案信息；另一个档案库是归集所有索引和关键词查询功能的主要档案库，这个档案库主要储存各项经过审计核实的档案信息；最后一个档案库是通用档案库，该档案库主要提供查询服务。通过这3个档案库将所有的信息进行归档处理，使档案管理人员能对敏感信息及重要信息进行筛选和剔除处理，以此来避免档案信息应用过程中可能出现的潜在风险。

第三，对档案库中的信息依照产品管理的方式，建立质量控制体系，并实现完善的监管，组建一个档案内容管理体系。然后通过单独项目的管理，建立有效的档案管理评价机制，采用模拟检索形式审查档案库，以此来判断所有的设计是否科学，数据检索是否完整、准确等，并在评价的过程中执行数据收集、录入、备份等操作，以此来提升工作的效率。

2 多元化背景下创新档案公共服务的功能

为了使档案的公共服务更加适应当下的多元化背景，应当对档案的公共服务进行创新和改革，使所有的档案管理工作处在高效率的运行状态之中。

首先，应当在档案公共服务管理中创新工作理念。当下的计算机功能不断完善，高效的数据处理能力给档案工作带来了非常科学的管理及处理的手段，并提供了非常科学的检索方法。因此，工作人员在档案管理工作中应当充分利用现代化的信息技术，进行电子文件的制作、使用、立卷归纳和维护，做好计算机时代的文书档案管理工作。此外，还应在实际的工作过程中创新工作理念，建立档案管理体系，从多种渠道全方位提高档案信息管理水平，解决处理其中出现的对档案认识不足以及能力不足的问题，使所有的档案管理人员能对档案信息有充分利用的意识，提升档案的利用效率。

不仅如此，还可以在档案库的基础上创新档案管理的制度，确保档案的管理有章可循。为了确保档案管理制度的有效执行，应当强化监督力度，使所有的档案处理工作都科学有效，各项工作按照一定的执行标准开展，执行者的权利和责任完全明确、清晰，使与档案有关的工作能按照实际的情况有效开展，促使档案的管理制度的可操作性更强，能够完整地落实到各项档案的管理工作中。

3 结 语

在多元化背景下，只有重视档案公共服务的管理意义和档案资料的价值，有效提高信息资料的使用，才能确保档案资料服务更加完善、高效，才能有效提升各大事业单位的工作效率，促进社会的和谐发展。

主要参考文献

[1]陈艳平.关于提升档案信息资源公共服务能力的策略研究[J].黑龙江史志，2015（13）.

[2]陈巍.创新档案服务模式 提升公共服务水平[J].新长征，2015（11）.