事业单位档案管理创新措施分析

白文红

[摘 要]事业单位在中国经济发展中不可或缺，在其运营中有着相当复杂的档案，这些档案包含的信息量极其庞大，范围也十分广泛。笔者结合自身经验，就当下事业单位档案管理存在的问题及原因进行论述，并给出事业单位档案管理的相关创新思路，旨在加强档案管理工作的数字化建设，提高事业单位档案管理的科学性。

[关键词]事业单位；档案管理；创新；数字化建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.129

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）04-0-02

21世纪的今天，社会主义市场经济得到了突飞猛进的发展，这使得我国事业单位在很多方面进行了改革。要想更好地促进经济发展、社会进步，事业单位必须采取可行的措施，不断寻找并创新事业单位档案管理的思路以及方法。就事业单位而言，做好相应的档案管理工作，不仅有利于事业单位人才的提升和选拔，还有利于提高事业单位的工作效率，更好更快地实现单位的发展。近年来，人们更多地关注网络技术以及信息技术的使用，这在一定程度上方便了档案管理人员的操作，让工作人员能够更好地认识到传统档案管理中存在的不足，进而提出创新档案管理的相关措施。可见，做好事业单位档案管理工作是实现事业单位发展的重中之重。

1 事业单位档案管理现状

1.1 对档案管理工作重视不足

事业单位中，很多职工甚至是单位领导都不太重视档案管理工作。某些单位领导只重视能给单位带来直接经济效益的东西，而档案管理这种不能为单位产生直接经济效益的工作，有时不会纳入年度或者是任期的考核中，导致档案管理工作缺乏强有力的支持，久而久之，只会阻碍单位的发展。此外，事业单位档案管理工作人员自身没有认识到档案管理的重要性，在管理过程中，一直认为只要不丢失、不泄露档案就算是完成了工作，没有尽心尽力去收集、整理档案，导致年终审查时档案不齐全、不规范。

1.2 档案管理人员素质较低

档案管理是一项繁琐的工作，它要求高素质、系统化以及专业化的人才去展开工作，但目前我国事业单位档案管理存在的问题却很多，如工作人员身兼数职、待遇不高等，这就常常出现人员不足的状况。在日常工作中，有些单位为了应付上级的监督管理，会聘用一些没有经过档案管理专业培训的人员，这些人只能自己在日常工作中不断摸索，使得档案管理工作更加繁琐、冗余。

1.3 缺乏科学有效的管理方式

计算机技术的普遍应用，给人们的生产生活带来了诸多便利。事业单位当下要做的就是积极进行管理方面的改革，以期更好地利用计算机管理。在我国很多事业单位，已经引进了有效的计算机管理系统，但引进系统不代表有效完成了档案管理工作，它还需要拥有计算机技术的专业档案管理人员。由于专业工作人员缺乏，使得单位不能有效利用计算机技术，具体工作中仍沿用传统的人工管理方式，显然，这并不符合当代计算机技术的发展需要。

2 事业单位档案管理的创新措施

2.1 注重档案管理部门的硬件完善

当下，事业单位存在设备老化及工作效率低下的问题，在创新事业档案管理中，采取完善档案管理部门硬件设施的方法，希望能够提升档案管理部门的效率。在企业实际生产以及经营中，硬件设施占有十分重要的地位，重视完善相关硬件设施，不仅可以为企业赢得更大的市场，还能让企业在竞争日益激烈的现代企业中脱颖而出。事业单位首先要做的就是积极完善硬件设施，让档案管理部门可以更好地发挥自身作用。为此，单位可以引进一些高技术的管理设备，并聘用专业化的档案管理人员，使档案管理工作更多地呈现优质化、便捷化的特点，力争在减少相关成本的同时，提高工作的准确性以及科学性，这是新形势下保障事业单位档案管理工作有效展开的前提。

2.2 加强档案管理人力资源建设

人力资源是企业发展的基础，事业单位档案管理部门要实现人力资源的高效运用，应采取如下措施。首先，聘用专业化的管理人员。社会中有很多综合能力强、素质高的人才，人力资源管理部门要做的就是及时发掘这些人才，并尽力将其引入到单位中，这些人才在工作中会呈现出较强的工作能力，能更好地促进事业单位档案管理工作的发展及创新；其次，对档案管理工作人员进行培训，单位应制订一套可行的培训方案，各单位由于经营范围、企业文化以及条例规章等的不同，使档案管理工作也不一样，为此，在工作之初，就要对相关工作人员进行培训，让档案管理人员最大限度地熟悉企业，在信息录入以及信息调取中优化操作，最终实现企业的可持续发展。

2.3 加大对档案管理部门的经费扶持

我国大多事业单位档案管理条件之所以落后，是因为事业单位规模小或者是经济条件差，在这样的条件下，事业单位若想在短期内通过自身力量进行档案管理工作，显然是异想天开。针对这一问题，事业单位应积极、主动地向当地政府申请资金扶持，当地政府不仅可以协助事业单位逐渐改善工作条件，还能进一步帮助事业单位更新档案管理设备，从而保障事业单位档案管理工作快速、健康地展开。在实际工作中，也存在一些有一定规模且资金宽裕的单位，这些单位并不需要政府的大力扶持，而需要单位领导转变自身观念，重视档案管理部门的地位及作用，主动将一些资金集中到档案管理部门，主要用于升级档案管理设备。值得重视的是，增加档案管理部门经费的途径有很多，领导者需重视的是投入的资金使用是否科学、合理。

2.4 建立健全档案工作规章制度

在事业单位档案管理工作中，最重要的就是健全的档案工作规章制度，这是规范档案工作行为的基础。在建立健全有关规章制度的同时，要注意以下几点：第一，各项规章、制度要具有可行性以及科学性，要从单位具体发展情况及实际需要出发，否则，制定的规章制度只能流于形式；第二，确保规章制度简明、实用、合理，一些事业单位的规章制度显得繁琐、冗余，理解起来相对困难，这在很大程度上加大了执行难度；第三，确保制度约束的地位平等。单位之所以制定制度，是想通过制度提高员工工作的积极性以及主动性，这就要求制度不仅要约束职工也要约束领导，只有实现员工和领导之间地位的平等，才能顺利执行制度；第四，奖惩分明，针对那些表现优异的人员，要给予精神上甚至是物质上的奖励，而那些给单位带来损失的人员，也要严惩不贷，真正意义上地做到有功必奖、有过必罚。

3 结 语

2014年2月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作意见的通知》（中办发[2014]15号），体现了党中央、国务院对档案工作的高度重视和大力支持。2015年，国家档案局下发《国家档案局关于开展数字档案室建设试点的通知》（档函[2015]114号），要求以《数字档案室建设指南》为依据，用1～2年时间在全国建设一批机关（含团体、事业单位）数字档案室建设示范单位，为“十三五”期间全面推进数字档案室建设建立基础。各事业单位应按照国家档案局要求的工作步骤、时间进度、工作内容开展工作，制定、完善实施方案，保质保量实现预期目标，进一步加强档案数字化建设工作。

本文提出了一系列创新事业单位档案管理工作的措施，着重指出要注重档案管理部门硬件的完善，不断提高档案管理人员的综合素质，此外，各单位要采取措施，不断加强档案管理部门的经费扶持，同时建立可行的档案工作规章制度，加强档案管理工作的数字化建设。

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