OA系统的流程制作与应用

宋英茹

摘要：全球性的网络化、信息化进程正改变着人们的工作方式。Internet技术应用的飞速增长给人们工作、生活等各个领域都带来了深刻的影响。大港油田推广的中石油OA办公自动化系统也已经潜移默化到了每个单位的各个部门。该系统在大港油田统一推广后，很大程度上提高了油田内部的公文管理的效率，为我们的工作节省了时间。本文介绍了OA系统的流程制作和应用中的常见问题。

关键词：OA系统 流程制作 常见问题 Altova XMLSpy

中图分类号： TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2016）05-0000-00

1 OA系统概述

目前的OA系统以集成的操控模式，实现IT 架构立体化、系统化、层次化管理。二级单位的管理员拥有管理的权限，其中包括了普通管理、高级管理、任务管理、管理工具四个部分，能够实现流程配置、组织机构和用户角色自定义、主题词自定义、电子公章等功能。

OA系统在油田公司内部建立了网上协同办公。该系统的每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件拟稿人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如承办、会签等），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。这种办公模式充分利用了网络的时效性，节省了工作时间，大大提高了工作效率。

2 OA系统的流程制作

2.1流程配置文件的制作

根据系统流程图，制作流程配置文件。每条流程需要的配置文件共有六个，steps.xml、mainform.xml、FormInfo.xslt、TaskDocumentView.xml、DataDictionary.xml、Report.xslt。这是流程运转的关键。在本地计算机上安装Altova XMLSpy 软件，应用此软件制作修改配置文件。

二级单位管理员主要是在现有的流程文件上根据流程图做修改，把改好的配置文件上传到OA系统测试环境下。

2.2 OA系统管理界面的设置

进入测试环境系统管理界面将PTR域服务器中该单位的组织机构和人员信息同步到系统中。创建流程的公文编号计数器，公文编号计数器必须唯一，编号计数器初始值默认是1。

进入管理界面，找到“流程管理”，在选中的机构下面创建新的系统流程，定义流程步骤，将配置文件上传到服务器，定义策略。系统流程标识必须唯一，流程标识的名称一定要与其XML配置文件中的名称一致。定义策略时一定要选择该流程所对应的编号计数器。通用的流程可以制作成流程模版，当创建新的系统流程时，选用流程模版，修改其流程标识和流程名称即可；此方法创建的系统流程将继承流程模版的所有设置，很大程度上减轻了创建重复流程的负担。

定义用户角色并授权。角色共分两类：内部角色和全局角色，内部角色指的是此角色仅供该机构内的所有系统流程使用；全局角色指的是此角色可以供该单位下的所有机构里的系统流程使用。可根据本机构的实际情况在原有的基础上添加或删除角色。最后为组织机构下的用户进行授权。注意内部角色和全局角色之分。

2.3 流程测试

结合业务流程用测试帐号对系统流程进行反复的、全面的测试，检查所配的置系统流程的正确性、可用性、完善性。流程测试成功，就可以申请迁移到正式环境下，这样一个OA系统的流程就制作完成。

3 OA系统应用中的常见问题

当一个系统在一定范围内得到推广和运行之后，便会伴随着这个系统所带来的一系列问题，需要管理员进行处理和解决。

3.1管理员后台支持

公司人员是具有流动性的，科室之间不定期的会有人员调整。所以需要各个部门及时和管理员沟通。在调整调动人员的中石油邮箱账号24小时之后，同步OA的组织机构，及时把OA用户做出调整。在增加用户角色的时候，一定要和流程里role的名称相一致，哪怕只差一个字，这个流程在运行的时候也找不到该角色所对应的用户。

3.2客户端的维护

OA系统的每个用户都需要在自己的PC机上安装此系统。由于每台终端客户机的配置不一样，使用情况也因人而异，因此各种各样的问题接踵而来。下面举几个经常出现的问题及解决的办法：

（1）OA系统是集成OFFICE的系统，很多的用户使用的是没有序列号的OFFICE版本，这样在系统运行中会出现文件不能正常打开的情况。所以要求必须安装正版OFFICE，并且在第一次安装的时候，需要启用宏设置。

（2）最常见的问题是当点击“进入编辑状态”的时候，会出现各种的错误。有时出现一闪而过之后没有任何的反应，有时出现点击之后右边的文档操作区没有任何反应或者出现“受限权限不能分发”等等一系列的问题。这时应该根据出现的情况检查一下用户电脑中的设置。一般情况下是其中的一些设置和系统的要求发生冲突。我们会检查一下XML扩展包的情况，还有用“帮助”中的“检测并修复office”来修复一下，如图1所示。

（3）在安装了OA系统的客户机上，如果安装一些类似加速器的插件，那么势必会影响到OA系统的正常使用。这时用类似于360安全卫士等工具来清理一下电脑。很多时候，由于各种不能删除的插件影响而使该系统不能正常使用，那么就不得不重装电脑了。

4 结语

现在的OA系统可以说是一个大协同，把很多的小系统关联在一起像档案系统、会议纪要等，这样就不会使数据相关的孤立起来，达到真正的协同管理。随着计算机系统的升级，OA系统的兼容性也越来越好，对于WIN7、office2010都可以使用，OA系统的推广应用极大地提高了员工的工作效率。

参考文献

[1]刘跃.OA公文流程设计[J].南车成都，2013年第5期.

[2]冀治宇.浅谈办公自动化软件（OA）客户端的安装和使用中常见问题的处理[J]，西北电力技术，2004.6.

[3]陶建文.《OA办公系统的分析与设计[J].云南大学，2013.