公共服务视角下档案馆馆藏资源整合探究

罗军 毛纳

摘要：本文就档案管理体制制约、档案资源收集困境、馆藏资源利用不足的现状，提出优化制度设计、健全档案管理体制；广泛动员社会力量、进行档案收集工作；增强公众档案意识、提高档案利用率等建议。

关键词：公共服务馆藏资源资源整合

我国国家档案馆从产生之初，就缺乏公共服务理念，它们并没有完全摆脱作为政府进行行政管理维护其政权统治工具的作用，而且还在体制上与机关存在着千丝万缕的联系，有的甚至与机关档案机构合署办公。档案馆的档案工作仍然与政府管理有关，对政府有着很强的依赖性，工作也主要为领导决策服务。在这样的背景下，我国国家档案馆的公共服务职能相对薄弱。[1]在公共服务理念的影响下，档案馆如何更好地整合馆藏资源满足公众多样化的需求，如何更好地建设服务型政府，“馆藏丰富、门类齐全、结构合理”的档案资源是必须要首先考虑的。

一、公共服务对档案馆馆藏资源整合的新要求

档案馆馆藏资源优化整合的程度直接关系到档案价值的实现以及为社会发展服务的程度。随着公共服务理念的发展，公众自我意识觉醒，更渴望通过多种档案资源保障自身权益；政府则从政策制定到实施都以公众诉求为基准。丰富馆藏资源的留存是需求实现的基础，这对档案馆馆藏资源的整合提出了新的要求。

（一）馆藏资源整合范围更广泛

长期以来，政府主导下的我国档案馆拥有自成体系且稳固的档案接收渠道，它有效保障了馆藏资源的固定来源。目前，我国综合档案馆的馆藏结构中80%以上为文书档案，其中会议记录、计划总结、调研报告、通知简报、规范性文件以及历次政治运动中形成的书面材料占较大比重。[2]数据显示，公众对当地人文、地理、风俗、建筑特色、自然景观、历史古迹档案、重要历史人物档案和重大历史事件档案的兴趣最大；学籍、户籍、工龄、工资档案，婚姻、拆迁、健康、社保档案和家谱、族谱次之；而排在后两位的分别是政府机关的历史档案和政府机关的现行文件。[3]公共服务的发展使利用者的需求带有明显的个人色彩且要求越来越高，公众档案利用需求与馆藏资源保有量不符的趋势愈发明显。档案馆体量庞大的历史档案与文书档案并非公众利用首选，而较少收集整合的民生档案更符合公众诉求。这要求档案馆不能再局限于固有的档案资源收集范围，而要逐渐建立起有效满足公众需求的档案资源整合机制，扩大馆藏资源的整合范围，实现馆藏资源结构的合理化。

（二）馆藏资源形成主体更全面

目前，我国各级档案馆馆藏资源形成主体以党政机关为主，倡导公共服务理念的当下，档案馆为了实现“向社会开放，满足社会利用需求”的目的，开始意识到馆藏资源不足明显制约公众利用，从而注重发挥公众的潜在作用。公众是社会各方活动的直接参与者和记录者，不仅掌握大量与自身相关的私人档案，还拥有诸如家谱档案、族谱档案等资源，是民生档案形成的重要主体，他们的参与赋予馆藏资源收集更多生命力。档案馆除了常规档案接收、各级单位赠送以及有计划地购买和征集以外，还需要在传统馆藏资源收集的基础上，重视公众作为馆藏资源重要形成主体的地位，以满足公共服务的新需求。

（三）馆藏资源利用形式更多样

传统档案利用方式以档案工作者与利用者的直接接触为主，查阅利用档案的过程看似并不复杂，实则手续冗杂，主要包括档案馆内阅览、档案借出馆外利用、档案复制等方面。公共服务背景下的档案馆以满足公众需求为出发点，不是简单的“允许利用”，而是考虑通过多样化的方式让公众“自由利用”“充分利用”，实现从“被动服务”到“主动服务”的转变。公众不再只是埋头故纸堆，而是通过新媒体等多种方式利用档案资源，诸如用邮件接收档案原件电子版、利用数字电视观看档案专题片、检索档案网站和应用手机中与档案相关的APP等。而这就要求档案馆收集整合价值高、内容丰富、特色鲜明的民生档案资源，为公众有效利用档案资源奠定基础。

二、公共服务背景下档案馆馆藏资源整合的障碍

（一）档案管理体制的制约

现行“集中统一、条块结合”的管理体制，一方面体现了我国档案行政管理部门、各级档案馆、机关团体和企事业单位的主体地位，另一方面将“条”的从属关系和“块”的管理模式相结合，强调各级机关隶属关系及行政区划界限。管理体制决定了馆藏资源收集的主要对象是各主体产生的文书档案和历史档案，而与公众相关的档案材料并未得到重视和及时收集，大量涉及公众利益的档案即使产生也没有如期如量移交档案馆。同时，隶属关系的制约和行政区划的限制，不可避免地出现分散管理倾向，相对独立和封闭的状态，使各级档案馆之间没有形成资源有效互动的渠道。就馆藏资源整合而言，容易造成大量档案资源的闲置以及资源的重复保存。

（二）档案资源收集困境

随着社会的进步，公众对档案资源，尤其是涉及自身发展的民生档案需求增加，这些先前被档案馆忽视的档案资源往往分布杂乱，或归属于各类企业、家庭、公民个人；或保存于图书馆、博物馆、文化馆等相关部门，甚至部分留存在国外档案馆。例如：研究中国近代史的重要材料——18万件盛宣怀档案存放于上海图书馆；[4]美国国家档案馆里收藏的抗战期间中国、缅甸、印度战场的历史照片初步估计超过20000幅。[5]档案资源在不同区域范围内以不同形式存在，给我国档案资源的收集和馆藏资源的整合带来较大困难。

（三）馆藏资源利用不足

档案馆馆藏资源整合的最终目的是为公众提供利用服务，进而实现档案资源的价值。目前公众对馆藏资源的利用程度较低，学者胡燕以苏州市民为研究对象开展的公众档案利用行为现状调查显示，市民对档案表示“非常了解”“比较了解”的占24.4%，“不太了解”“非常不了解”的为35.9%，“不清楚”的比例高达39.7%。[6]公众对档案没有清晰的认识，关注和利用则变成纸上空谈。

三、对公共服务视角下档案馆馆藏资源整合的思考

（一）优化制度设计，健全档案管理体制

集中统一领导、各馆分工协作，从根本上打破了“条块”的限制，在国家档案馆领导的协调下，弱化了不同场馆档案资源接收和利用过程中时间、区域、类型的界限，利于集中资源优势以及实现资源流动，同时能够围绕公众需求充分调动各级档案馆馆藏资源，使利用者获得满意的档案资源体验服务。分工协作则使档案馆得到松绑，可以根据自身馆藏的数量、类型、利用现状等实际情况，有的放矢地整合档案资源。

（二）广泛动员社会力量，进行档案收集工作

公众作为社会活动的广泛参与者，是有力的档案资源收集主体。档案馆通过大力宣传和公开征集等方式调动公众投身档案收集工作的积极性，或通过开展各类专题巡展和特色活动等，将公众收集和捐献的档案资源成果展示出来，带动更多人参与到档案资源收集的行列中来，拉近公众和档案馆之间的距离。

（三）增强公众档案意识，提高档案利用率

公众档案意识越高，档案利用的积极性越高。第一，档案馆以已有馆藏为依托，开展形式多样的展示宣传活动，举办档案展览是让档案馆走向开放、贴近公众的有效途径。[7]同时，以网络和社交媒体为平台进行传播，使尽可能多的公众走近档案，让现有利用者带动潜在利用者，形成互学互帮的交流圈子，从广度上营造档案意识培养的环境；第二，通过多种形式来宣传档案资源的价值，借着“国际档案日”等相关活动的东风，策划“档案月”或“档案日”系列特色活动来吸引公众参与，以增强公众档案意识，提高档案利用率。

*本文为国家社科基金项目《基于体制改革的档案馆馆藏资源优化配置研究》（项目批准号：14BTQ059）的阶段性成果之一。

注释及参考文献：

[1]解伟娜.公共服务背景下档案馆角色的重新定位.[J].北京档案，2015（7）：21.

[2]孙观清.从中国档案馆藏现状看档案的优化[J].档案学研究，2001（5）：29.

[3]胡燕.我国档案馆尚未走向公共的实证分析[J].档案学研究，2015（1）：66.

[4]郭红解.叩访档案[M].北京：人民出版社，2009： 27.

[5]章东磐编.国家记忆：美国国家档案馆收藏中缅印战场影像.[M]太原：山西人民出版社，2010：1.

[6]胡燕.公众档案利用行为现状的调查分析——基于苏州市民的调查[J].档案学通讯，2014（5）：6.

[7]黄霄羽.社会转型期档案利用政策研究[M].北京：光明日报出版社，2011：93.