浅谈费用报销系统在中石化集团推广的意义

李丽华

【摘 要】为建设“世界一流能源化工公司”，从强化集团财务管控，不断提升核心竞争能力出发，按照“总体规划、分步实施、试点先行、效果导向、优化流程、持续改进”的原则，在财务共享服务统一框架下，规范费用报销业务流程，贯彻内控管理及相关制度，提升集团管控能力，提高财务运行效率。

【关键词】费用报销系统功能；范围；原则及要求；系统上线的意义

中石化集团根据“试点先行、效果导向”、“总体规划、分步实施”等原则，认真分析面临的挑战及应对措施，最终确定在财务共享服务统一框架下，总体设计，分步实施，先行建立中国石化费用报销管理系统，待财务共享服务中心成立后，适时将费用报销业务纳入共享服务范围。

一、费用报销系统的功能

1.通过统一的系统支持企业现有业务，包括行为申请、事后报销、员工借还款管理、凭证生成、付款集成等功能。

2.提供员工自助查询、财务部门统计分析、领导综合查询等功能。

3.将内控要求固化到系统中并统一部分关键业务流程。

4.与总部统一建设的ERP、会计集中核算、HR、TMS、MDM、邮件、门户等系统进行集成。

二、费用报销系统上线的范围

1.原则上主要包含两类，一类是对私费用报销业务，指收款人为中石化内部员工；一类是对公费用报销业务，指收款人为供应商。其中对私费用报销业务的挂账、支付业务，全部纳入费用报销系统，对公费用报销业务的挂账业务（贷方涉及到其他应付款或者是应付账款）。

2.不纳入费用报销系统的有：一是涉及到关联单位之间的费用；二是固定资产业务；三是是ERP集成业务带采购订单号的业务；四是对于人工成本核算的业务（除托儿费、抚恤费等付给个人的业务）。

三、费用报销系统上线原则及要求

1.业务原则

费用报销采用先挂着后付款的处理模式，一笔支付业务需要分别生成一笔挂账凭证和一笔付款凭证，例如：

（1）挂账凭证（对私）：

借：XXX费用 贷：其他应付款——员工报销款

（2）付款凭证（对私）：

借：其他应付款——员工报销款 贷：银行存款

（3）挂账凭证（对公）：

借：XXX费用 贷：供应商/客户

2.业务要求

（1）总账科目

SAP系统需要增加“其他应付款-员工报销款”和“其他应收款-员工借款”两个总账科目，其中“其他应收款-员工借款”主要核算员工的备用金”。

（2）备用金管理

新开立的科目“其他应收款-员工借款”属于总账类科目，ERP系统中将不再分员工核算员工的个人借款，所有的借款明细信息都是在费用报销系统中进行核算管理。

（3）费用报销户

目前已与工行、建行、中行以及农行签订了总对总协议，各单位需要重新开立费用报销户或者指定现有的一般户或基本户作为费用报销户，报销款从该账户通过银企直连接口将资金直接划拨到收款人的银行账户中。集团企业可以使用工行或者中行的基本户，其他行不可以使用基本户；股份企业四家银行均不可使用基本户。

（4）使用人员

原则上使用该系统的用户必须为HR系统中的在职员工且拥有AD账号，否则将无法使用该系统进行费用报销。系统每天晚上，系统会自动同步HR系统中的人员信息，要确保HR系统及时更新。

（5）费用项目

费用报销系统中填制报销单时需要指定费用项目，系统预制了三级费用项目并且将三级费用项目与会计科目进行了对应，凭证生成时，是根据三级费用与科目的映射关系将凭证生成到财务系统中，同时各企业可以根据管理要求制定四级费用项目，四级费用项目是满足企业的管理要求，所有与生成凭证无关，三级费用项目由总部统一制定。

（6）事前申请要求

按照总部要求，对于业务招待费、主办会议费以及主办培训费必须进行事前申请，其他费用各单位可以根据本单位的管理要求自行设定是否进行事前申请。

（7）影像扫描

一是要按照规范的要求进行原始发票的影像扫描；二是扫描时需要将打印的报销单封皮一起进行影像扫描。

四、费用报销系统上线的意义

1.费用报销系统通过与ERP系统、资金管理系统的链接，实现费用报销业务记账凭证自动集成，提供业务执行情况、费用汇总和预算执行情况等灵活的查询分析功能，满足总部、企业、用户不同级别的业务需求。实现各类数据查询，为财务分析提供依据。

2.通过建设集中部署、统一管理的中国石化费用报销管理系统，实现总部及下属企业报销业务处理的程序化、自动化、集成化、影像化，为费用报销业务纳入财务共享服务范围奠定基础，同时也为下一步实现集团范围内报销制度统一化及报销业务标准化创造条件。

3.为建设“世界一流能源化工公司”，从强化集团财务管控，不断提升核心竞争能力出发，按照“总体规划、分步实施、试点先行、效果导向、优化流程、持续改进”的原则，在财务共享服务统一框架下，规范费用报销业务流程，贯彻内控管理及相关制度，提升集团管控能力，提高财务运行效率。