图书馆档案管理工作的重要性研讨

连相丽

摘 要：随着社会的发展，教育规模不断扩大，人们的学习意识也在发生变化，随着“活到老，学到老”理念的提倡，人们对图书的需求来量不断增加，图书馆随之建立。如今，图书馆除了在高校建立以外，出版社、各大企业都有相应的图书馆，并且一些大中型城市也建立了对市民开放的图书馆。随着书籍数量的不断增加，图书馆的管理工作成为了图书馆日常工作的组成部分，尤其是档案管理更是重中之重。该文就图书馆档案管理的信息化、数字化方面做了分享。

关键词：图书馆 档案管理 重要性

中图分类号：G258.6 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）02（c）-0109-02

随着社会的发展，图书馆事业在人们的生活中显得越来越重要，而图书馆档案管理工作更是有了很大的变革，为了跟随时代的变化，图书馆也在不断改进自己服务形式。比如：图书的查阅工具不断先进化，纸质图书与电子图书相结合等。无论图书馆的服务变化如何，而档案管理则是一项永远不可或缺的工作，它涉及的内容非常广泛，更新变化速度快，并且社会对它的要求非常严格。下面就图书馆档案管理的信息化和数字化方面谈谈笔者的看法。

1 图书馆档案管理的重要性

图书馆档案是把图书馆在各个方面、各个历史时期所做的事情做一全面、详细、系统、真实的记录，并通过筛选、整理，将有利用价值的信息进行分类归档，然后保存起来。图书馆保存的档案，是对图书馆的各项工作做的总结，也真实记录了各种活动，对以后的工作有指导意义，也具有十分重要的参考价值。

1.1 图书馆档案管理具有长久保存价值

图书馆档案是对工作的真实记录，也是对图书馆举行的活动的真实反应，更是对工作经验的详细记录，是前人经验的结晶，也是后人学习的宝贵财富，因此说，档案管理具有长久保存价值。由于档案管理信息的真实、可靠，所以，档案管理工作已经成为图书馆建设的重要环节，而建立一套科学合理的档案管理系统对图书馆的档案管理工作有一定的推动作用。

1.2 图书馆档案管理具有一定的参考价值

无论是高校图书馆，还是出版或一些大型企业的图书馆，都是在不断发展的，他们在发展建设过程中积累了许多经验。随着社会的发展，图书馆也需要与时俱进，而图书馆的档案资料具有一定的参考价值，也有助于新上任的领导干部通过档案快速了解基本情况，能够及时投入到工作中。

1.3 信息化、数字化的档案管理有利于提高工作效率

随着信息技术的不断发展，图书以各种的形式出现在人们的生活中，由于纸质档案不方便信息的查找，在管理上带来了很多影响，并且档案信息容易丢失，工作量大；而信息化的档案管理，运用了计算机网络技术，在信息处理上，提高了信息归类速度，也增加了工作内容的准确程度，让目标清晰化。利用网络技术，读者可以快速查找自己所需的文件内容，工作人员也可以利用网络技术对新增图书进行编号，既方便快捷，而且准确率又高，极大地提高了工作效率[1]。

2 图书馆档案管理的内容

图书馆的工作看似简单，实则工作量大、而且非常复杂。图书馆的档案管理主要包括：党建文件材料；图书馆的工作计划、总结、规章制度；图书馆员工的基本情况以及图书馆在各项活动中的照片、录音或录像材料等内容。图书馆的工作内容非常庞杂，主要包括：图书馆的固定资产档案、图书馆内的藏书档案、读者档案（主要反应图书的外借和归还情况）、图书借阅档案、图书注销档案等。固定资产档案，它是指不会随着时间的推移而消失的财产，比如图书馆里的公共基础设施和图书馆的经济状况。对固定资产建立档案，这对图书馆的发展方向有一定的指导作用，避免图书馆停止不前或者盲目扩大。对于图书馆里的藏书情况进行归档，能够反应一个图书馆的藏书情况和藏书特色，并且通过藏书数据，工作人员对图书的订购目标一目了然，让有限的资金发挥最大的经济效益。对读者和图书的借阅量归档，能有效反应图书馆的服务质量，也能反应出阅读人群和读者的学历，能够在第一时间掌握读者的需求，并跟随大众文化需求，满足读者的需求，有利于图书馆的工作做到“与读者俱进”。图书馆的档案管理还包括很多方面，在这里笔者就不一一列举了[2]。

总之，从图书馆的管理和业务流程来看，图书馆的业务档案工作非常重要。档案种类比较多，工作人员要做好档案的归档与保存工作。

3 完善图书馆档案管理工作的措施

图书馆档案管理工作能否紧跟时代发展的脚步，直接关系着图书馆的发展命运。守旧、落后的图书馆，读者看不到知识的更新，员工看不到图书馆的未来发展，因此，不断完善图书馆档案管理工作，有利于图书馆做到与时俱进。具体措施有以下几方面。

3.1 建立健全完善的档案管理信息化网络设施

信息化建设已在许多领域中运用，而对于图书档案管理来说，要建立信息化的档案管理，还需要信息化网络、信息化设施来做支撑和保障。首先，要选择基础性设施做准备，比如电脑、服务器、扫描仪、打印机等必不可少，其次还要选择适合自身办公特点的图书档案管理软件，这个软件要和后台数据库、办公自动化软件系统相接口。并且，还要建立档案信息化管理的标准和体系，提高档案信息管理人员的专业素质。由于档案管理人员的专业素质比较低，因此对档案信息的真假难以辨认，给工作造成严重后果。因此，加强工作人员的专业素质，有利于确保各种档案信息归类的完整性和准确性。

3.2 完善图书馆档案管理的数字化建设

当今社会，信息化、数字化同步进行，图书馆档案管理为了避免在管理上与现代化程度相差太远，因而，对档案信息进行数字化处理，并营造档案信息资源共享，让信息资源在其他系统也能够利用。当然，资源共享要保证在资源的安全和保密前提下才能进行。因此，工作人员要对档案进行分类、分级与分层，逐一考虑周到。

3.3 不断完善、改革图书馆档案工作的管理模式

要完善图书馆档案工作的管理模式，首先要在档案管理内容上进行统一，要对统一的事项做一严格而明确的要求，让工作人员看后对工作内容非常清晰、明确，同时也要有一定的奖惩措施。其次，要制定相应的责任制度，也就是要实施岗位责任制，让每个岗位上的工作人员都能尽心尽力。既有利于工作的顺利开展，也有利于员工责任意识的培养[3]。

3.4 培养专业的高素质人才

随着社会的发展，高技术人才越来越受欢迎，尤其是网络技术方面的人才，更是倍受青睐。随着图书档案管理的信息化和数字化的不断加强，档案管理的专业人才也是越来越匮乏。因此，为了达到图书档案管理工作的需要，图书馆要定期对员工进行信息化、数字化管理相关理论知识的培训，并针对计算机应用操作能力、以及图书管理软件等方面进行指导，以此增强档案管理人员的知识技能[4]。

4 结语

图书档案管理工作是图书馆日常工作的重要组成部分，档案管理涉及的内容广泛，知识比较密集，这对档案管理人员的专业技能要求非常高。他们既要熟悉计算机技术，又要对阅读人群进行合理分析评估，并对图书进行及时调整，提高档案管理的工作效率。

参考文献

[1] 田爱民.图书馆档案管理信息化建设的重要性和关键步骤[J].中国管理信息化，2015（20）：165.

[2] 李莉丽.浅议档案管理在图书管理工作中的作用[J].科技视界，2015（22）：189.

[3] 林英.公共图书馆业务档案管理强化策略分析[J].信息化建设，2016（2）：173，175.

[4] 陆静一.出版社图书档案数字化管理探讨[J].出版广角，2015（10）：46-47.