浅谈基层卫生档案信息化建设

高计云　韩江涛

随着医改形势的不断深化，医改已经步入深水区，改革医院管理体制，加强卫生档案管理已经迫在眉睫。卫生系统档案是对卫生系统单位各类活动，包括个人经历、思想品德、业务能力、工作实绩等记载，是重要的信息资源，也是合理配置卫生资源的重要依据。2016年4月8日，河北省县级公立医院综合改革示范县创建活动启动会上指出：要深化卫生分配制度改革，创新公立医院编制管理方式，实行院长目标年薪制和任期目标责任制，建立适应行业特点的医务人员薪酬制度，加强对公立医院和医技人员的绩效考核，推进分级诊疗开展等，推动服务资源上下联动、服务提供全程接续，切实方便就医。医药、医保、医疗“三医联动”，开展诊疗合理性评价和处方评测机制，建立抗菌药物分级管理，，全面启动县级公立医院综合改革示范县（市）创建活动，努力实现群众、医生、医院、政府多方共赢。完善医疗行业的各项档案，借鉴外地医改经验的主要做法有以下几个方面，目标是“四个可以”：百姓可以接受、财政可以承担、基金可以运行、医院可以持续；要求是“三个回归”：公立医院回归公益性质、医生回归看病角色、药品回归治病功能；公立医疗机构硬件投入依靠政府，软件和日常档案管理依靠医院自身，降低医疗成本和提高运行效率依靠体制机制创新；途径为医药、医保、医疗“三医联动”。在改革医保管理体制档案方面，将城镇职工、城镇居民、新农合三类医保经办机构整合，成立“医保管理中心”，实现“三保合一”、市级统筹、垂直管理。鉴于上述，加强卫生单位档案信息化管理，充分发挥医院档案管理的作用，是促进卫生各项制度改革，有效配置卫生资源，促进医疗卫生事业健康发展的有效途径。

一、基层卫生档案信息化建设基本要求

1.建设专门的信息管理系统

建设基层卫生档案信息化系统应至少包含档案检索管理系统、查询系统、信息综合开发系统，上级卫生主管部门还应该抽调专人专项专款负责此项工作，拨专项经费对各类档案进行保护保管。若此项工作档案管理人员不固定，会造成各类档案及单位人员信息的遗漏、丢失、泄密。各地可根据各地实际配备专人专档室，尽量实现档案管理的智能化、现代化、专一化、永久化，制定完备的归档制度，使归档文件齐全完整、准确，达到“三率”（归档率、完整率、准确率）要求。库存档案必须帐物相符，档案出库、入库都必须登记并履行严格手续，做好档案的交接点、签收手续严格清楚。

根据我县实际情况，平山县面积2648平方公里，辖23个乡镇，717个行政村。人口达46万。含县级医疗机构2所，妇幼保健院1所，民营医院4个。乡镇卫生院23所。民营机构占到全部医疗机构的13.3%。平山县所属乡镇多山区，特别是西部深山区覆盖乡镇较多。占总乡镇数量的82.6%。人口东南部4个乡镇分布较多，占全县人口总数的43.5%。西部、中部 西北部19个乡镇，乡镇数多，但乡镇人口分布率较少。占全县人口总数的56.5%。就城镇居民健康档案来讲，平山镇所辖区覆盖人口数达到十多万人份，居全县之首。相反位于西部大山区合河口乡所辖区域城镇居民健康档案覆盖数不到五千人份。相比之下，健康档案管理难度与力度相差很远。乡镇卫生人员山区相对较少，县城及周边分布相对较多。人员资源分布极不均衡。档案经费拨付经费相对失衡。要从根本上改变这一现状，必须要均衡经费。建立一套完整档案信息库，信息准确完善势在必行。信息采集相对较难。人员信息统计：例如个别医生在原单位挂靠，实际在别的医院工作。各项保险征缴信息较乱。给职工退养、病休、退休造成很大的不便。在信息采集上难度会很大。鉴于此，卫生主管部门要下大力气从源头上解决这一问题。建立起一套专门完整的档案信息管理系统。

2.创建全县个人电子档案系统

每年度对单位档案及职工档案信息及时与相关单位管理部门进行对比，及时进行对比查漏补缺。纠正错误信息，更新现有信息。该归档的归档，该消化的消化，封存的封存。做到现代化信息的不断增容，不断增强电子信息的智能化水平。为个人信息的完善提供强有力的保证。利用计算机、扫描仪、照相机等现代设备和现代技术，将卫生专业技术人员的基本信息，常用的档案资料、表格等制成PDF文件或JPG格式的图片文件，形成电子档案，使档案信息数据化，以便于查阅、借阅、归档、统计等日常工作。除单位职工基本信息以外，一些常住人口，留守人员，特别是留守儿童。参加城镇居民保险的人员及参保外的各类人员要一一建立档案。2016年4月24日在石家庄召开的医院管理国际论坛会上提出：随着新医改的逐步推进，医改方向由过去的“以治病为中心”转向“以人民健康为中心”，医疗市场由“被动治疗”向“主动健康管理”转变，医院由注重“收治数量”向注重“治愈质量”转变，治疗范围由“短期治疗痊愈前后”向“日常预防和院后康复保健”转变，医疗模式也由传统医疗向社区基础医疗及“互联网+医疗”转变，在这样的发展趋势下，医院必须在今后的发展中调整自己的定位，及时升级和转型。这样，就要求各级各类医疗机构及管理部门必须把档案信息工作完善做在前头，便于以后的“以治病为中心”向“以健康为中心”的转变，以“收治数量向治愈质量”的转化。为以后日常预防和院后康复保健”转变。便于全民大健康档案管理工作开展。

3.多方位、多途径地开发档案信息资源

医院不应仅仅将营收方式定位于针药与手术，其实从医疗服务的前端、中端到后端，医院可以介入的领域非常大，比如社区养护、保险、健康食品、临床实验、医技开发、预防医学等，医院需要结合自身资源对未来的发展做出科学合理的规划。例如对专业技术人员职业能力、职业信息荣誉等项目进行综合统计、量化分析，每年度的各项活动获得的奖励、荣誉。按照奖项大小荣誉高低进行分类归档。利用上述获得的经验、理念、先进方法，发挥档案信息在医、教、研工作中的辅助作用。

二、基层卫生档案信息化需注意事项

1.加强对电子文件原始性、真实性的认定和管理

对于纸质文件来说，归存相对难度较大。为解除后顾之忧，纸质档案最好做成一式三份，单位、个人、上级主管各一份。这样文件的原始性、正式性、真实性会更大，作伪空间相对较小。但电子文件的内容与形式是相对独立的，没有相对固定的形式，要对采集的电子文件进行全面、认真的检查，可通过电子信息加密技术、签署技术、身份验证和防改写等技术措施，提高电子文件的可靠性。这样相当于给档案加上了双保险。要防止工作中的盲目性和随意性，结合本系统本单位工作实际，不断完善信息化建设的体系，以保证电子信息的采集、制作、分类、存储等各方面工作有章可循，以保证数据准确、真实、规范、统一。

2.加强档案信息动态化管理，提升使用价值

作为县级基层档案管理，实行动态化的管理符（下转第31页）（上接第57页）合当地实情。今年医生多点执业政策的出台，医生这一执业政策必会遍地开花，档案管理也要更进一步完善。不断完善充实有价值的档案材料和信息，添加反映人的个性特点、专业能力和信用记录等方面的资料，加快人事档案信息更新的速度，使之与人员流转的速度相协调。

3.严肃档案信息化管理的工作纪律

严格执行有关网络信息安全保密方面的各项规定，严格限定上网信息的内容和范围，严禁处理专业技术人员档案信息的计算机与网络连接，确保信息安全。

（作者单位：平山县卫生局）