人事档案管理的现状及建议

栾昕

在我国，每个人的身份都要在社会上有一定的体现，通过档案、户籍和单位三者构成的社会关系网，反映着我们每一个人的人生轨迹。每一个人不是孤立的，他实际上是一个“社会人”，做为公职人员或从业者。其中人事档案代表着当今社会的每个阶段和每个单位，对个人进行全方位的真实写照和信息记载，它和它的主人相伴终身，它甚至可以决定一个人的命运。新形势下国民经济和现代信息的多元发展，随着人员流动、工作岗位变换、地域变迁等方面不断变化中，人事档案管理的过程中随之出现了一些新的情况。

一、当前人事档案管理的现状及问题

（一）弃档问题严重

如今，“弃档”现象屡见不鲜，这是人事档案管理工作中出现的新问题，且愈演愈烈。究其原因可归结为五个方面：1.部门档案管理不规范、用人单位不重视人事档案等因素。例如学校只要将学生的档案转出去，工作就算完成了，没有将档案和毕业生未来生活的关系交代清楚，只是讲一些大的制度和规定，笼统不具体，知其重要但却不知道如何具体去处理，导致学生走入社会后对此茫然，不知不觉中就成了“弃档族”。2.毕业生对于人事档案的性质、作用认识模糊，档案观念淡薄，使得很大一部分毕业生觉得保管档案“没有价值”，认为档案与当前利益没有太多的必然联系，可有可无，毕业证取代了档案，自动放弃档案。3.很多毕业生为择取工作先机，往往先就业再择业，而繁琐的人事档案调动程序及档案对工作调动的限制，阻碍其择业自由，于是就放弃个人档案或将档案随身携带。4.毕业生对档案抱有无所谓的心态，有时干脆“先保再弃”，在办理就业报到手续时先让档案有个“家”，然后就不闻不问，用时再说。5.自由职业者、自营人员及在私营企业工作流动性较强的人员，更是弱化和无视人事档案。认为没有档案一样可以上班拿工资入社保。再加之目前很多企业不具备存放档案的资格，使“弃档”问题越来越严重。遗弃档案、人档分离现象时有发生，死档弃档不断增多，社会民众对人事档案制度逐渐产生无所谓和不信任的态度。

（二）真实性准确性问题突出

我们知道，真实是人事档案的第一要素。但当前人事档案的真实性问题比较突出，亟待解决。原因归结在四个方面：1.为应聘工作，个别学历不达标的从不正规渠道获得各种毕业证。例如毕业证相关正规渠道查不到，发证院校不正规，照片与个人信息不符等。2.从县镇及偏僻地区调动工作，个别档案资料核对审查相对较难，无法考证。3.个别人员为了职称晋升、各种应试、出国考察、退休时间、工资调整等靠档虚改年龄和参加工作日期。4.个别干部为仕途升迁，采取不正当手段私改档案。例如在现行官员干部选拔任用过程中，任职年龄、学历的划定，干部达到一定年龄界限就不再予以提拔，只有具备一定学历文凭，才能获得提拔重用等。于是干部人事档案异常重要，“年龄、学历”往往成为最易引发干部造假冲动的关键档案信息，因此档案造假在一些被查处干部中屡见不鲜，也就有了“年龄越填越小、学历越填越高”的问题。

（三）零乱无序

干部档案、企业职工档案、流动人员档案以及学生档案牵涉到组织部门、人事部门、劳动部门、教育部门和综合档案部门等多个组织，多头管理下的利益冲突责任推诿不可避免。由于长期以来在个人档案管理上的条块分割和地域分割以及个人档案与户籍绑定，人员档案一直不能随着人员的流动而转移。期间发生的鉴定、考核、考察材料，学历和评聘专业技术职务材料（包括变化的学历、学位、评聘专业技术职务、考绩、审批材料），政治历史情况的审查材料，党、团及民主党派的材料，奖励处分等材料，不能及时入档甚至丢失，不能定时登记整理装订，个人人事档案凌乱无序部分档案内容丢失的问题时有发生。

随着市场经济的发展和人才的流动以及信息社会的飞速发展，尤其是在用人观念上的转变，过去以单位来确定身份，逐渐发展为对个人在社会价值的认可，从某些方面来说档案的作用在现代社会中有逐渐弱化的趋势。人事档案管理是我国人事管理制度的一项重要特色，是社会公共信息非常重要的一个组成部分，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。另外，档案为评定职称、办理社会保险和退休手续、提供出国政审和涉外公证材料、出具报考研究生的相关材料等。这绝不意味着档案无用，而是需要更加强化档案的资源、信息准确完整。人事档案绝不是可有可无，而是不可或缺。

二、如何解决人事档案管理中出现的新问题

如何杜绝人事档案管理中的种种不良现象，解决人事档案管理工作中出现的新问题，在用工方式多元化和人员身份复杂多变的今天，人事档案管理工作该如何加强，这是我们应该认真面对和解决的一个大问题。

（一）不断加强学习和宣传

在新的经济形势下新的用工用人制度，变化流动使得大家特别是年轻人，对人事档案具体动向、内容概念模糊，从某些方面来说档案的作用在现代社会中又有不断弱化的趋势，但这绝不意味着档案无用。所以加强开展对人事档案重要性学习宣传普及特别是具体要求和规定是很必要的。要通过网络及各种媒体和相关部门宣传栏等形式，普及人事档案管理基本知识，告知人事档案伴其一生于各阶段各方面具体作用、内容和流程，要每个情况告知每个人，不留死角，不留空白。人事档案中的材料是今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。通过宣传学习引起重视，做到人人清楚明白，认识到人事档案的重要性。只有这样，才能减少每年公考、事业单位招考以及单位评定职称期间寻找补充档案现象。

（二）加强宏观控制和监督

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色。现形势下各地各单位人事档案管理归属不统一，导致不协调、不一致，有的人事档案资料分别存放难以统一和协调，还有的“辈分不分”该上一级管理的人事档案放在下一级。个人身份、学历、资历、工资待遇、社会劳动保障、组织关系等材料容易杂乱不一致或遗失。要不断适应新形势，进一步强化管理，加强宏观控制，使人事档案工作目标更明确，监督指导使其工作更规范，业务指导和监督检查常抓不懈，使人事档案工作驶入标准规范化管理轨道上来。

（三）进一步加强管理人员素质

要进一步培养提高人事档案管理工作人员的思想水平和业务素质。人事档案管理其中的人和硬件两部分，人仍（下转第55页）（上接第53页）然是决定的因素，首先要培养选择思想觉悟高责任心强的专业人员，通过培训提高其工作水平，使这个队伍的工作人员具有高尚的思想品格、严格的组织纪律性和过硬的业务能力，对所需材料及时收集、严格审查鉴定，从而保证人事档案材料的完整性、准确性、真实性。人事档案工作人员向来以默默无闻、无私奉献著称。但毋庸讳言，我们的部分人事档案管理人员封闭意识较浓。要不断顺应时代发展，改变这种局面，不断更新观念、勇于进取，关注时代新形势、新问题，把人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。

人事档案管理工作的任务是艰巨的，也是光荣的，新时期新特点给我们提出新的更高的要求。我们要不断积累经验，力求更好地改变现状，更好的发挥人事档案管理工作的作用，为人民服务为社会服务。

（作者单位：石家庄市京昆高速公路石太管理处）