浅论如何充分发挥房地产交易档案的多重功能

李炎光

【摘要】本文讨论了房地产交易档案的功能，分析了房地产交易档案使用中的关键，指出提升房地产交易档案社会化服务水平的最佳路线。

【关键词】房地产交易档案；功能；利用；社会化服务

【Abstract】This article discusses the function of real estate transaction files， analyzes the real estate transaction files using the key， to enhance the real estate transaction files indicated level of social services the best route.

【Key words】Real estate transaction files；Function；Use；Social service

1. 前言

（1）随着房地产市场的飞速发展和完善，房产交易已成为房地产管理的重中之重，对于房产走向、制定调控房产政策、规范产权属管理、建立系统有序的房地产市场管理体系等方面，都是十分必要的而且有着深远的影响。这就需要好的房地产管理体系，房地产管理包括房地产交易档案，也是管理的重要组成部分，房地产权属管理的前提和基础是房地产交易档案，当前房地产交易档案管理工作是一个非常重要的课题。作者结合多年的管理与工作实践经验，谈谈针对这个课题的看法和意见，希望能给大家提供好的帮助。

（2）对于预测房地产市场的走向、制定房地产调控政策、规范房地产权属管理、建立统一有序健康的房地产市场体系等方面，都有着十分重要的作用和影响。如何充分发挥房地产交易档案的多重功能、提升其社会化服务水平，是当前房地产交易档案管理工作中的一个重要课题。笔者结合多年的工作实践，谈些看法和意见。

2. 定位

对房地产交易档案多重功能的定位是非常重要的，房地产交易档案具有着档案的基本功能，和档案功能具有同样的效力：

2.1保管作用。通过收集、整理、归类、装订，把零散的资料收集起来，集中统一管理，具有相应的保密性。

2.2鉴证作用。通过查阅、复制档案，对某事件、某一物品提供相关证明的作用，此证明有真实性。

2.3编研作用。通过对相关的档案进行分类整理、研究，能够对曾经发生过的事情起到证实，有正确认识，对以后相关的事情起到引导和借鉴作用。

2.4各种类别的档案，由于其性质、内容不尽相同，功能各异，有的具有基础上的延伸，功能独特。房地产交易档案就是如此，功能多重性主要表现为以下几点：

（1）保护功能。房地产交易是依法依规、按权利人的真实意愿进行的，其交易行为受法律保护，交易完成后各种资料统一归档保管，既使权利人的交易资料得到安全管理，又为权利人提供一定程度的保密服务，是国家和政府主管部门对房地产产权人合法权益的有效保护。 所以此交易行为具有保护功能 。

（2）鉴证功能。如果权利人的房地产权属受到他人的质疑、侵害或纠纷时，房地产交易档案可提供具有法律效力的原始凭据；房地产交易档案可提供合法的权益证明，当权利人的房地产用于质抵、担保、融资或是转让时。与此同时，司法、纪检监察机关办案提供有力的证据。

（3）服务功能。在房地产交易之前，交易双方可对交易有关政策和权属情况进行了解、查询，根据要求准备一些必备资料或复制有关资料，为顺利实现交易达成共识，做好准备。同时，通过一定的信息发布平台，为更多人群提供房地产交易档案公开查询的服务（在保护大家隐私的情况下）。

（4）监测功能。市场的活跃程度高，房地产交易会相应增大。某一类房地产（如集资房、二手房等）交易的大小，反映了某一类房地产在政策调控下的现实情况，运行状态；房地产抵押量直接反映了金融政策的变化。我们可以通过对房地产交易档案作做相应的统计分析，从而调整市场运行，这些都为制定房地产发展宏观政策和规范房地产市场运行起到一定的参考作用。

3. 当前房地产交易档案利用中的主要问题

随着房地产交易档案管理的不断完善，我们对档案利用有了一定的基础。但是，还是不能彻底使用，我们在房地产交易档案的功效，特别是社会化服务水平而言，问题较大。主要表现为：

（1）缺乏统一的档案利用规范要求。尽管住建部门实行了房地产档案管理规范化考核，但仍然偏重于管理，突显的是"保管作用"和"保护功能"，对档案的利用则缺乏刚性要求。比如，公开查询和保密，没有硬性标准和准确范围；具体到每一次交易，什么需要保密、什么当事双方都能查询、什么可公开查询、哪些档案可以给司法机关人员和纪检监察部门查询或复制，没有成文的详细规定；哪些查询、复制是无偿提供，哪些服务应该属于有偿服务，界限标准，目前没有统一的规定。

（2）缺乏对房地产市场的动态监测。在房地产交易档案上，直接反映了房地产市场运行的好坏。从当前房地产市场的监测可以看到，大家都是从商品房销售价格来看问题，分析问题，基本上不会有人从房地产交易档案方面分析问题；调控房地产政策也是靠行政措施更多一些，交易数据只能做参考，不能完全反映市场动态的全部，必须全面，深入市场分析。事实上，我们没有要求档案管理人员进行统计分析，也没有建立动态监测机制和信息发布平台。

（3）缺乏提供社会化服务的平台。服务是双向的，你对服务有什么需求、我能为您提供哪些服务，有了交流服务平台，服务才能发辉其作用。现在房地产交易档案服务主要就是交易双方办手续时查阅、复制资料，出于保密，为其他人提供的信息量很少，此功能没有能与房屋买卖、租赁等中介服务融合在一起。

（4）缺乏与土地交易档案的有效融合。当前管理体制下，大城市和小城市管理体制不尽相同，在一些较大城市和土地房屋统一管理的地方，房地产交易是整体进行的，但在中小城市，由于发展较落后，房产与土地整体交易严重受阻，各自所管理的交易档案都不能反映出该宗房地产的全部交易内容，房产交易与土地交易是由不同的管理部门负责的，各自按本身的交易程序进行，形成各自的交易档案，把本不应分割的一宗房地产人为分割，连交易内容都不能及时完整的反映，发挥交易档案的功能和作用就更谈不上了。

4. 提升房地产交易档案社会化服务水平的最佳路线

我们通过对房地产交易档案的功能进行定位，分析当前房地产交易档案管理和使用中存在的问题，通过分析结论如下：要充分发挥房地产交易档案的多重功能，提升其社会化服务水平。作者结合多年的工作实践认为，当前本着积极探索为目的，最佳路线如以下几点：

4.1制定并实施合理的统一的房地产交易档案利用规范。坚持以"管用并重、服务社会"为标准和"保护中利用、利用中提升"的指导路线，由省级以上制定并实施房地产交易档案利用规范。原则如下：一是安全保密的原则。利用档案必须在保护权利人隐私的前提下进行，不得泄露权利人个人信息。二是分类界定的原则。应在规范中明确哪些档案、哪些内容可逐级公开，哪些数据应定期向社会公布，哪些档案的查询或复制是有偿服务。三是权责法定的原则。应当明确对于权利人或交易双方而言，涉及本人房地产权属的内容，可以随时或多次有偿或无偿查阅，对于司法机关、纪检监察部门可凭有效证明调阅档案；对于其他人凭有效证件可查阅无特定权利人的档案。目的就是，让查阅档案成为查阅人的一种法定权利，提供档案成为档案管理部门的一种法定义务。四是方便快捷的原则。设定的档案查阅或复制等利用程序，应便民利民、高效快捷，提高档案利用效益。

4.2完善统一的房地产交易动态监测和信息发布平台。立足于民服务于民的原则，建立安全、全面、准确、及时、开放的房地产交易档案信息管理系统，并做好相应切实可行的规范，综合保护、鉴证、监测、服务功能于一体，面向社会提供更全面、更及时更准确的服务。也就是说：

（1）电子系统化，对房地产交易档案进行扫描。在交易申请受理时，即把申请人提供的各种资料进行扫描，办理中形成的审核资料和办理后提交的成果资料同步扫描，既完成纸质档案，也要建立电子档案，实行双轨制并用。

（2）建立房地产交易档案电子信息库。对交易档案进行分类归档、电子编目，并归档房地产权属调查测量图形，实现坐标定位、图库一致。

（3）实现房地产交易档案公开查询。根据房地产交易档案利用规范的程序和要求，查阅人通过登陆系统网站查阅相关资料，有偿服务需付费后可下载。

（4）交易信息定期发布制度。对当日交易情况进行发布，对每月、每季、每年交易情况进行系统分析，定期发布分析报告。

（5）对某类房地产交易进行专题分析，为交易双方以及主管部门提供参考信息。

4.3建立和推行统一的房产与土地交易协调机制。从当前现状出发，房地产管理体制需因地制宜，逐步完善推广。办法有以下几种：

（1）强化前置要件审查。严格按房地产管理法的要求，规范房产和土地登记程序，坚决制止和惩处不依法定程序登记发证行为，要按规范程序走，哪个部门先登记，哪个部门后登记要有合理顺利，杜绝房产部门不管土地是否登记、土地部门不管房产是否登记现象，该哪个部门先登记的，后登记的部门必须作为强制性要件，按顺序登记，否则不得登记。

（2）实现房产交易与土地交易的联网。在同级政府的统筹下，按照"数据共享、平台共建"的原则，实现房产交易与土地交易的网上同步运行，进而构建快捷式房地产交易网。

（3）试点实行房产与土地登记联合审查。由同级政府行文明确，由先受理申请的部门作为牵头单位，另一部门作为协办单位，共同参与审核、共同勘测、绘图、共同报请同级政府审批、同时颁发两证。这样既方便了办事群众，也各自保存了完整的房地产档案。

4.4需强化对房地产交易档案的编研工作。档案编研是广泛的宣传和服务，是为了在更广范围内利用档案，使受阅者更全面地了解我国房地产交易的相关政策，交易市场运行情况。通过编研成果的发行或发布，增进全社会对房地产交易的了解，接受社会各界的监督，促进房地产交易档案的运用，这就是档案编研的目的，从而提升房地产交易档案的社会化服务水平。