办公自动化中的计算机技术应用

王宗运　于敏

摘要：办公自动化指的是一种综合、全面的办公方式，利用计算机信息技术对图文演示、文字处理、表格数据进行处理。随着办公自动化的深入推广，企业的办公效率得到了明显的提升。笔者阐述了办公自动化的概念和应用现状，并且提出了办公自动化的应用策略，以期为提升办公自动化应用成效提供一些有益参考。

关键词：办公自动化 计算机技术 应用

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2016）08-0237-01

办公自动化是结合了现代化办公理念和计算机技术的高效办公模式。办公室自动化凭借通信技术、自动化技术和计算机技术等大大优化了目前的企业组织管理结构，不仅显著提升了员工的工作效率，同时也促进了管理体制的改进调整。通过自动化办公，各部门工作人员可以更好的协同办公，进而提升了决策一致性，提升了决策效能。

1 办公自动化的概念和重要性

办公自动化是信息时代下计算机技术快速发展的衍生物，指的是处理办公室内部事务、信息的自动化办公系统。办公自动化应用了计算机的网络通信、硬件、软件、和相关办公设备，对办公信息进行收集、加工、储存、传输、维护及更新，将员工个人办公系统、部门办公系统、企业信息发布系统、企业事务管理系统、办公文档管理系统等整合成一个整体的系统网络[1]。

2 办公自动化中的计算机技术的作用分析

2.1 办公自动化技术研究

办公自动化的产生得益于自动化办公技术的研究，可以有效的处理和集成办公信息，并且实现企业内数据交换、资源共享、高效处理企业数据的功能。计算机不仅让企业内部可以高效的运作，同时也大大提升了企业的绩效。在日常办公中，企业也需要借助多媒体展示技术和信息处理编辑技术来进行企业形象和企业文化内容的展示。办公自动化不仅能让企业内部的各类事务透明化、公开化，而且可以有效的管理战略人力资源，进而提升企业的收益。

2.2 方面查找、处理办公资料信息

企业工作人员在日常自动化办公中，可以应用多种的计算机软件来处理大数据。例如在办公最多使用的软件Excel，这个软件拥有强大的数据处理分析能力，可以实现对办公数据的自动运算，使用者只需要把各项原始数据输入到表格中，经过简单的设置，点击功能按钮就能得到筛选、统计、计算的结果。同时，可以应用折线图、条形图、饼图等统计图形式来展示数据的统计结果，这大大简化的财务计算工作[2]。

不管是企业单位还是政府部门，其工作内容都包括对办公档案的查找、传输和储存。以往的档案主要是纸质文档，虽然可靠性强，但是不方便后期的检索、查找，同时也占用了较多的储存空间，纸质档案在存档之后，很少会再次取出使用，这是对档案信息资源的极大浪费。所以在构建了办公自动化之后，就可以用电子档案逐渐替代纸质文档，工作人员需要做的就是把工作数据输入到系统中。当前情况下，办公计算机软件已经有了一定的进步，可以用专业的软件来编撰电子档案，并且通过设置能够按档案部门、内容、时间的不同进行自动归档操作。企业档案系统还具备信息共享功能，企业员工可以方便的查看档案信息资源，只要输入相关帐号密码就可以从网络档案资料库中搜索到需要的数据和文本。这不仅大大降低了档案查找难度，同时也发挥了档案的作用[3]。

2.3 建立信息技术发布平台

企业单位主要是利用网络平台来进行信息的发布以及交流在，现今很多企业都利用网络来进行操作，企业的会议、论坛以及招聘等活动信息等。员工能够在网络信息平台上进行交流合作，同时能够发布一些信息，促进信息的传播，员工能有效了解单位的时事动态，并且会提供单位职工电话号码查询，促进员工与外界的沟通。各级领导与员工一统一的平台中进行交流，方便领导对员工有一个全面的了解，同时也能利用手机等媒体设备进行办公，有效提升了企业工作与管理的效率，促进企业长远的发展。

3 提升办公自动化中计算机技术的应用成效的策略

3.1 增加对办公系统的资金投入

生产和销售是决定企业收益的两个重要部分，大部分企业由此忽视对办公系统的资金投入。企业管理这需要认识到，办公系统是连接企业各部门员工的关键衔接点，决定着企业员工的办事效率。所以，对办公硬件、软件的及时更新以及对企业员工的定期技术培训都是十分必要的，是有效的资金投入。

3.2 选择合适的计算机办公软件

计算机技术的发展速度非常快，而办公自动化的基础又是计算机技术。所以想要让办公系统能够跟得上时代的步伐，就必须选择合适的办公软件。办公软件行业竞争较为激烈，所以可以选择的计算机办公软件十分丰富。相关人员在选择办公软件时，需要首先明确自身需求，而后考察软件的功能和企业的办公需求是否相对应，尤其是在选择国外的计算机办公软件时，需要着重考虑软件在本公司的适用性，因为国内外的环境差异，软件在细节方面会有差别，容易出现无法正常使用的问题。与此同时，还要考虑软件的系统兼容性，如果软件和公司硬件设备不兼容，那么大价钱买来的软件就成了摆设。

3.3 做好对设备的维护工作

计算机属于消耗型高科技设备，所以需要加强对办公硬件、软件的保养工作。企业员工在使用中，应注意不要让计算机长时间超负荷的运转，并且需要自主学习一些计算机维护技巧和杀毒软件使用技巧，对工作电脑定期进行优化和杀毒处理。企业要需要定期的联系专业维护人员对办公设备进行检查和专业维护，只用这样才能将低办公设备的故障率，延长办公设备的使用寿命，从而保障员工工作的正常开展。

4 结语

综上，在办公自动化中应用先进的计算机技术可以为公司员工减轻负担，显著提升其工作效率，为企业创造更高的价值。为了充分优化办公质量，企业工作人员需要加强对计算机信息技术的学习，以此来适应社会和企业对人才的要求。

参考文献

[1]韩小强.网络办公自动化系统构架设计综述[J].中小企业管理与科技，2015（21）：58.

[2]张宏宇.计算机网络优化探讨[J].嘉兴学院学报，2014（64）：67-68.

[3]雍训.基于WEB的办公自动化系统的设计与实现[J].山西广播电视大学学报，2015（32）：16-17.