工作流技术在电子文件管理系统中的应用研究

李娟 夏敏捷

摘要：工作流技术如今已快速渗入到各个行业的管理系统中，论文将工作流技术引入至档案行业的电子文件管理系统（ERMS），分析了电子文件的业务流转过程，采用JBPM6作为工作流开发工具，以处置业务为例进行了流程分析和定义，并初步研究与分析了系统的体系结构，从而为实现不同参与者业务流程的自动流转，和高效控制与管理业务的执行过程提供基础研究。

关键词：工作流技术 ERMS 电子文件 工作流引擎 JBPM

中图分类号：TP393.09 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2016）08-0092-02

Abstract：Today workflow has been seeped into the management system of all trades.With the introduction of workflow in the archives work， this paper analyses the transfer process of electronic records in ERMS， defines the process of disposal business based on JBPM5， and studies the system architecture of ERMS. This research provides the experimental foundation for realizing the automatic flow of different participants and controlling the implementation process.

Key Words：Workflow； ERMS； Electronic records； Workflow Engine； JBPM

1 引言

工作流与电子文件从产生之初就存在着必然的联系。对工作流的研究起源于办公自动化领域，它是针对日常工作中具有固定程序的活动而提出的一个比较抽象的概念。目的是通过将一个具体的工作分解成多个任务、角色，通过一定的规则和过程，约束这些任务的执行和监控，以达到提高企业生产经营管理水平[1]。而电子文件也形成于办公自动化领域和信息化的网络环境之中。电子文件管理系统（以下简称ERMS）的关键管理过程中如：捕获、登记、归档、处置等，也需要进行严格的流程控制和管理，因此是一个典型的流程化的处理过程。将工作流技术应用于ERMMS系统中，可以使系统中相互独立且具有一定执行顺序的任务和活动能够协调、高效并在正确的时刻由正确的资源执行，以达到任务的目标。从而实现ERMS对业务的执行过程的高效控制与管理。

本文在分析电子文件管理系统业务流程的基础上，引入工作流的相关概念，以ERMS中处置流程为例，进行了基于工作流的过程定义，并初步分析与设计系统的体系结构，为最终实现通用、可信的ERMS提供基础。

2 ERMS整体业务流程分析

电子文件在ERMS中的业务流转过程可用如图1所示的流程表示。

（1）文件的生成业务：电子文件的产生是从各业务系统纳入ERMS加以管理的过程，主要包括了捕获和登记两个过程要素。捕获是按照国家相关标准，将业务系统中产生的各类电子文件及其元数据一同纳入到ERMS中的过程，该过程可由授权用户进行，并可指定被捕获的文件范围与捕获方式。登记是为证明文件在ERMS系统中存在而进行简要著录，并分配给文件唯一标识符的过程，它标志着捕获到的文件正式进入管理系统。

（2）文件的分类组织业务：分类是电子文件对ERMS管理范围内的对象，包括类目、案卷、文件等按分类方案在层级上进行整理的过程。分类可以确定电子文件所属的类别，并能与其元数据和关联文件建立联系，也可通过预定义的保管期限为不同层级分配保管期限。

（3）文件的保管业务：目的是确保电子文件在保存期限内，在保障“四性”的基础上得到有效地利用。包括文件的存储介质、存储设备、存储格式等，应选择可靠的载体和文件格式。

（4）文件的鉴定处置业务：ERMS随时依据保管期限与处置表，自动或手动调整电子文件的保管状态，对文件实施相应处置的过程。该过程需要严格进行审批及审计跟踪来记录文件的处置活动。文件处置通常包括移交、销毁和续存等类型。移交是指将电子文件移交到档案馆、第三方机构或者本机构中的其他系统。移交过程包含了文件格式的转换、“四性”检测、文件的封包等。销毁是指ERMS不但删除文件的存放位置指针，而且从存储系统中将文件的实体删除。销毁过程必须经过审批方可执行，并且不能销毁被销毁文件的元数据以及相关操作日志。若文件移交之后还需在ERMS中续存一段时间，系统可将该文件进行续存操作。

3 基于工作流的ERMS开发研究

通过对ERMS的一般业务流程分析，虽然各个业务模块从功能上讲是相互独立的，但不能满足信息共享的“信息孤岛”问题，因此，对于整个体系来讲这些“信息岛”却是不可分割的。在ERMS中引入工作流技术，使管理过程实现全程的、可预知的控制显得十分必要。

3.1 工作流概述

工作流管理联盟（WFMC）将工作流定义为：业务流程的全部或部分自动化，在此过程中，文档、信息或者任务按照一定的过程规则流转，实现组织成员间的协调工作，以期达到业务的整体目标[2]。WFMC发布的工作流参考模型如图2所示。

它详细描述了工作流管理系统的有关概念，并在此基础上给出了WFMC的各主要组成部分、各部分的功能及相互之间的接口[3]。包括工作流执行服务、过程定义工具、工作流客户端应用、直接调用的应用、工作流管理工具等几部分。其中，工作流执行服务是核心组成部分，负责工作流的管理机制。它由一个或多个工作流引擎组成，用于创建、管理和执行工作流实例，为过程和任务实例提供运行环境，负责解释、激活全部或部分过程定义。工作流引擎是工作流管理系统的核心软件[4]。

3.2 基于工作流的ERMS系统结构设计

基于工作流的ERMS将工作流定义为一个独立的模块，完成业务流程的定义、调用和处理等工作。基于工作流的ERMS系统结构图如图3所示，其中文件的生成模块是输入模块，流程模块为输入输出模块，统计信息为输出模块，安全控制模块负责电子文件的完整性、真实性等，并提供系统的备份及审计跟踪工作。通过流程模块与各模块的信息交互，实现数据的联系与共享。

3.3 数据库的选定

由于ERMS所捕获的电子文件来源于系统之外的各企事业单位的办公自动化环境，因此常常含有大量的结构不确定的、类型各异的非结构化数据文件，如文件、报表、影像等。本系统采用非结构化数据库进行数据存储，不但可以使用数据库管理系统本身的功能进行统一管理，也可利用非结构化数据库进行跨平台及全文检索，提高了系统的利用效率。

由于非关系数据库完全没有表的概念，因此设计原则是库与库之间的关联越少越好。本系统拟定义7个数据库，主要用于存储电子文件、元数据、分类方案、用户等相关信息，其中专门设计一个工作流数据库，用于存储系统中工作流引擎、流程定义所需要的流程实例、任务定义等信息。

3.4 基于JBPM的文件处置流程定义

流程定义是对业务过程进行计算机所能识别的形式化描述，从而得到计算机化的形式表示，用以支持运行过程的自动化[5]。本文采用的JBPM6 （Java Business Process Management）是基于J2EE的、开源的、易扩展的、轻量级的工作流管理系统，包含了工作流、业务流程管理、服务协作等功能。它采用轻量级XML结构的流程描述语言JPDL，扩充了建模能力，显得更加简单易懂。

下面仅以文件处置流程为例，使用JBPM6作为工作流开发工具，定义ERMS的业务流程，如图4所示。

按照工作流的过程定义，将处置业务流程描述为一个抽象的“过程定义”。处置业务流程有四个步骤，分别为：文件管理人员设置处置行为、审查单位审核、电子文件处置、及处置后的再审查，分别抽象为四个“活动”，均需要人工直接或间接参与完成。在这四个活动之间由若干流程线连接，用来表示活动的流转，我们将这些流程线描述为“变迁”。当“文件管理设置行为”活动出发，一条变迁将流转到后继活动。“审查单位审核”活动一经发出，按照变迁条件即审核是否通过，发生两条变迁。这个变迁条件可以使用变量flag代表 “是否通过”，flag的值不为0表示“通过”，反之，flag为0表示“不通过”。“电子文件处置”活动发出的变迁有四条，由系统自动完成，变迁条件来源于设置的不同处置行为，对于个别重要的处置需要“处置的再审查”活动完成。这四个活动分别对应于不同的业务逻辑应用，对于人工参与的活动，可以使用表单页面进行数据处理。

3.5 ERMS与工作流的整合

采用工作流技术的好处是，当业务流程发生变更时，只需要对流程进行改进即可，从而避免了对原有系统的改动[6]。但是，ERMS既庞大又复杂，且必须保证电子文件的真实可靠性，因此不可能把ERMS系统都建立在工作流引擎之上，所以只有在需要工作流引擎的时候才使用它。这就要求必须解决工作流引擎与整个系统的开发框架的整合问题。

本系统拟采用JBPM6作为工作流开发工具，利用Structs2和Spring框架。采用典型的四层B/S架构， 分别为客户层、web层、业务逻辑层和数据访问层。

其中客户层基于ExtJS RIA库构建。ExtJS是一个与后台技术无关的前端ajax框架。

web层负责web控制，运行在开源的Web容器TomCat上，采用Struts2框架实现。

业务逻辑层负责处理业务需求。JBPM 用于处理所有与流程相关的数据操作。

数据访问层中DAO用于数据库直接部署操作，采用象关系映射框架Hibernate实现数据持久性。

4 结语

将工作流技术应用于ERMS系统，可以在最大程度上集成现有的软硬件资源、人力资源，实现资源的充分利用，提高电子文件管理的规范化程度，提高电子文件流转的效率，降低管理成本。

本文件通过分析ERMS的业务流程，仅以电子文件处置业务为例，使用JBPM的进行了流程分析和定义，已经为实现ERMS进行了初步规划，下一步将结合工作流技术进一步研究ERMS中的系统安全及可靠性问题，使ERMS真正符合档案学的技术特征，为保证电子文件的控制力、证据力和服务力提供技术保障。

参考文献

[1]吴胜斌.基于工作流的办公自动化系统的研究与实现[D].长沙：中南大学，2009.

[2]吴朝晖.工作流系统设计与关键实现[M].杭州：浙江大学出版社，2006（4）.

[3]段润英，薛锦云，吕明琪.基于软构件技术的OA系统的设计与实现[J].计算机技术与发展，2007，17（8）：95-98.

[4]陈帅.工作流的信息处理模型浅论[J].科技信息，2010（15）：42.

[5]孙逊，于英香.工作流在电子文件流程管理中的应用[J].兰台世界，2012（11）：20-21.

[6]顾文轩，王摇琼，徐汀荣. 基于JBPM 的工作流管理系统的研究与设计[J].计算机应用与软件，2009，26（5）：104-106.