企业退休人员人事档案社会化管理模式探索

马玉祥

企业离退休职工是国家宝贵的人力资源财富，是中国特色的社会主义建设的重要力量。据人社部2015年5月28日公布《2014年度人力资源和社会保障事业发展统计公报》显示，2014年末全国企业离退休人员为8593万人，且每年将以600万人的速度净增长，预计到2017年可达到1亿人。根据我国社会保障体系制度改革要求，这些企业职工退休后与企业终止劳动关系，由“企业人”变成“社会人”，其人事档案也由企业管理，转变为社会管理。做好企业退休人员的档案管理，对于充分发挥这些人员的社会余热，维护他们的合法权益，促进社会和谐稳定，具有重要意义。因此，加强企业退休人员的档案管理，不仅是重大的社会问题，也是重大的政治问题。

一、实行企业退休人员人事档案社会化管理的意义

2003年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见》（中办发[2003]16号）。中办发[2003]16号明确规定，作为退休人员管理重要组成部分的企业退休人员人事档案，也要社会化实行集中管理。

一是完善社会保障体系建设的需要。按照建立与之相适应的独立于企业事业单位之外的社会保障体系改革设计，用人单位在依法缴纳社会保险费之后，不宜再承担管理社会保险对象的日常工作，建立社会保险服务对象人事档案管理服务机构，既是管理链条的重要环节和实行社会化管理的基础，也是社会保障体系发展完善的配套设施。

二是经济社会发展的客观要求。当前，随着国有企业改革深化和破产兼并企业的增加，一些企业退休人员会失去原单位的依托。如果不建立公共的社会档案管理机构，既不利于破产企业退休人员的人事档案管理，也不利于现代企业制度的建立和完善。如果实现对离退休人员的社会化统筹管理，就会减少因企业倒闭给社会和家庭带来的压力，保证国家的政治稳定。

三是有利于促进企业轻装发展。实行人事档案社会化管理，使退休人员一旦因达到退休年龄退出劳动领域后，将人事档案转移到相关社会托管机构，打破了传统的档案管理模式，也就打破了传统的人事管理观念，破除了退休人员由传统的“单位人”、“一包到死”的观念，真正实现与企业脱钩，可有效降低企业经营管理成本，让企业从具体的人力资源管理服务中解脱出来，促进企业经营发展，防止出现企业越老、退休人员管理服务压力越大的局面。

因此，进一步加强对企业退休人员人事档案的社会化管理，既是依法保障企业退休人员的相关权益的需要，也是进一步提高企业退休人员社会化管理服务水平的需要。

二、当前人事档案社会化管理存在的问题

按照中办发[2003]16号文件要求，各地积极贯彻落实文件精神，企业退休人员实行社会化管理工作稳步推进，人事档案移交和社会化管理工作也随之共同展开，成为社会保障体系建设的有力支撑和重要内容。但是，随着社会经济的快速发展以及社会保障形势的不断变化，人事档案的社会化管理工作也存在一些新情况和新要求。

一是管理机构不统一。由于企业退休人员社会化管理处于起步阶段，国家对企业退休人员档案管理暂没出台相关社会化管理细则，对企业退休人员的档案管理存在“政出多门”，或者相互推诿、拒绝接收现象。表现为有的地方将档案管理职能由公共就业服务部门承担，有的地方让社会保险经办机构承担，有的地方让退休人员所在街道、社区承担，有的地方则依托民营人力资源服务中介机构承担。

二是档案托管机构工作经费未纳入政府财政预算。由于企业退休人员人事档案管理工作，是国家社会保障体制改革建设衍生出来的配套服务工作，但由于退休人员数量多、专业性强、档案利用量大，需要配备专业管理人员和必要的场地设施建设、维护投入。由于种种原因，作为公共服务重要组成部分的托管机构一直没能纳入机构编制、财政部门的管理，其正常的经费没有纳入财政预算，一直靠收取托管费来维持。2015年国家取消档案托管费收费项目后，一些托管机构面临经费无源的严重问题。有些社会化档案管理机构也就以种种借口拒绝接受新退休人员的档案，给档案的社会化管理带来不和谐因素。

三是管理机构业务管理能力相对不强。由于独立于企业之外的社会保障平台初步建立，无论是人力资源、场所、办公经费以及基础设施方面都很难得到全方位的保障。同时由于社区工作人员待遇较低，人员流动性大，招聘人员无法适应工作的需要，受各种经济条件的影响无法适应离退休人员档案移交后的社会化管理服务的需求。

四是档案管理服务机制不到位。档案的价值在于“以史明鉴”，用科学的历史观点为判断问题提供参考。由于受传统的档案管理思维和管理模式影响，很多档案管理机构存在重管理、轻利用的观念，认为档案管理机构的工作重点在于妥善保管好就行了，根本没有为社会和退休人员开展档案合理利用的服务意识和服务项目，表现为没有设立档案服务利用窗口，没有配备相关档案利用、复印设备，没有相关查阅、传递、利用服务制度等。

三、企业退休人员人事档案社会化管理的建议

根据市场经济背景、独立于企业之外的社会保障体系改革建设要求，结合当前企业退休人员人事档案管理社会化进程中存在的问题，就企业退休人员人事档案管理工作提出如下几点建议，供参考。

（一）企业退休人员人事档案社会化管理模式设计

企业退休人员人事档案管理，应该是一种社会化、开放式的管理模式。建议依托各级社会保险经办机构，建立全国统一的社会化档案托管公益机构，采取政府购买服务的方式，开展企业退休人员人事档案社会化管理和服务。

（二）企业退休人员人事档案社会化管理模式相关指标解释

1.模式定位。这种管理方式，是对现有人事档案管理模式的一种全新补充，其与现有的人事档案管理模式共同存在、共同发展，为社会保障制度改革服务，为经济体制深化改革服务，为退休人员安度晚年提供服务。

2.模式优势。在计划经济时代，人事档案管理工作通常由企业内部进行管理，具有较高的封闭性，资源的利用效率相对较低，很难适应现代完全满足市场经济体制下人事档案管理提出的各方面要求。这种全新的管理模式，以集中社会资源、专业化管理、公益性服务，即重管理、又重利用服务为特征的管理模式，能够很好的满足社会和退休人员本人对人事档案管理和服务的各方面要求。

3.注重承接。面对市场经济体制下的更高要求，需要以现有的人事档案管理模式为基础，不断进行改革和完善，建立更加开放的管理模式。社会化开放式人事档案管理模式设计，应十分注重传统档案管理上的优良传统和严谨、严格的档案管理制度，比如严格的档案接收、传递制度，严格的借阅制度、保密制度等，从而全面提高人事档案管理的水平。

4.突出服务。由于传统的人事档案管理的重点在于“管理”，没有充分发挥档案的历史记载的社会价值服务社会、服务当事人的服务功能。这种新的模式将在设立窗口、配备设备、信息录入、电子档案管理等方面，更加突出档案的利用职能，为企业退休人员发挥余热，子女或孙辈入学、参军、入党政审，重大历史问题的甄别等，提供便捷服务。

5.机构归属。当前，企业退休人员的退休费、医疗保险费、大病统筹基金，以及丧葬和遗属等方面已经推行全面的社会化统筹，这种社会化统筹也使这些人员的人事档案利用成为经常。因此，从便于社会保险经办机构服务企业退休人员基本权益出发，从减少财政供养机构角度出发，从各方面企业退休人员档案利用出发，这种档案托管机构应该由社会保险经办机构进行统一管理，这样一方面能够保障养老金的准确调整和发放，另一方面，则可以为他们的“身后事”处理过程中提供充足的证据支持。

（三）企业退休人员人事档案社会化管理模式的落实措施

为了全面实现企业退休人员人事档案的社会化管理，应该从以下几个方面入手：

第一，建立全国统一的企业退休人员人事档案专门管理机构。针对当前退休人员人事档案管理“政出多门”、管理机构不统一的现状，建议由国家人力资源和社会保障部牵头，会同中共中央组织部、中央机构编制委员会和国家档案局，共同出台《企业退休人员人事档案管理办法》，明确企业退休人员档案由各级社会保险机构承担社会化管理，建立“企业退休人员人事档案社会化管理服务中心”，将分散在各处的档案资料统一集中管理，明确档案托管机构可以开展的相关社会化服务项目、服务标准、服务程序等，并根据所管档案的份数合理确定人员编制和岗位职责。

第二、明确社会化托管机构的经费来源渠道。根据人事档案管理工作性质、服务对象的人员范围和对社会和谐稳定所做的贡献，建议由国家人力资源和社会保障部牵头，会同国家发展改革委员会、国家财政部、中央机构编制委员会研究制订《企业退休人员人事档案社会化托管机构服务标准》，明确将企业退休人员人事档案管理服务工作的性质，认定为社会公益性，不能完全用市场手段来解决托管机构的经费问题。否则，不仅会造成乱收费问题的产生，加重企业退休人员的经济负担，也不符合人事档案属于国家所有、国家管理的法律定位。将档案服务行为定位为社会公益行为，纳入政府购买社会服务范畴，并出台相关购买标准、程序和办法。

第三，加强基础建设投入和管理。由于企业退休人员人事档案社会化管理，对社会保险经办机构来讲，是一项全新的事业，在机构建立的起步阶段，要加强基础设施建设投入，建立专用的库房，配置专用的温度和湿度控制设备，配备相应的消防设施，建立相关的标准、制度，按照一定的方式对档案资料归类和排序。档案业务管理部门要对新建档案库房进行检查验收，达到省、市库房、制度、人员等相关标准的，才能开展托管服务。

第四，建立企业退休人员人事档案数据库系统。通过信息技术的应用，将纸质人事档案资料录入到数据库中，并通过互联网实现各区域的档案资源共享互通，从而为企业退休人员社会化管理服务工作提供更加准确、快捷的服务数据支持，提高档案数据的安全性，同时，为社会化服务开辟绿色通道，提高档案管理的真实性和高效性，更好地为政府、为社会、为退休人员本人提供服务。

第五，建立专业的退休人员档案管理队伍。由于这种社会化托管机构是在不增加人员编制和人头经费的情况下开设的，可以通过面向社会公开招聘的方式，招聘具有较高专业水平和责任心的大学生，通过进行相关的专业培训工作和职业道德教育，也可以通过在系统内部选择具有较强责任心，且具有档案管理经验的人员充实到企业退休人员的人事档案管理，并建立长效的培训机制，使档案管理人员不仅具有较高的专业管理水平，更具有甘于寂寞、默默奉献、热心为企业退休人员服务的职业道德和良好品德，更好地为企业退休人员提供人事档案方面的服务工作。

四、结语

好的工作方法，必须有好的运转模式。加强企业退休人员人事档案管理工作的社会化，对于保障退休人员的合法权益，提升企业退休人员社会化管理服务水平，具有重要的现实意义。通过建立社会保险经办机构管理下的社会化专业档案托管机构，实行政府购买服务的方式，实现对退休人员人事档案的集中管理和统一管理，不仅能够促进各方面的资源共享和资源集约使用，也能充分发挥档案资源作用，维护广大退休人员合法权益，促进社会人力资源的再开发、再利用，为社会保障体系制度改革和深化社会经济体制改革，提供配套服务和有力支持。

（作者单位：山东省枣庄市人力资源服务中心）