浅谈数字档案馆IT 战略规划的实施

王飞

数字档案馆IT战略规划是指在数字档案馆发展目标的指导下，通过分析、研究当前档案馆的信息化水平，优化档案的管理、开发和利用流程，并根据信息技术和档案业务的发展趋势，对信息化目标和内容进行整合规划，并进行可行性分析。就河北省各级档案馆当前的档案信息化的发展状况来讲，多数档案馆已经实现档案目录的计算机检索和部分档案扫描件的原文查阅，但是更多的档案业务的信息化和自动化还没有实现，而数字档案馆IT战略规划才是我们实现档案业务的信息化和自动化的必由之路。

因此，数字档案馆的未来离不开完备的IT战略规划，好的规划能指导我们科学合理的搞好档案馆的数字化建设，把IT战略规划做好做实才能使我们的数字档案建设真正体现档案信息化的价值，达到我们预期的目标和效果。在数字档案馆的建设之路上，我们要保持创新的思想，对我们来说有挑战才会有机遇，有机遇必然有相应策略，接受挑战，抓住机遇，制定好策略，将数字档案馆建设越做越好。

一、数字档案馆制定IT战略规划的关键点

要做好数字档案馆的IT战略规划，首先要分析数字档案馆的发展方向和战略目标，对数字档案馆核心业务进行深入分析，从业务流程和模式入手找到其中IT的支撑点和机会点，进而构建支持档案业务发展策略的IT战略，制定信息化建设的目标。其次，要从档案业务的关键环节入手，分析形成数字档案馆不同业务部门，不同层面的IT需求和IT目标。明确不同业务部门之间的业务关系，从而决定各业务部门之间的IT应用侧重点是协从性还是独立性。经过全面分析后，要构建合理的IT评估模型，对档案信息化现状进行全面评估，为将来的IT蓝图及系统规划提供依据。最后要进行IT蓝图的全面规划，制定档案信息化的建设步骤，进行必要风险和效益分析，给出档案信息化IT策略，指导数字档案建设按照正确的方向实施。

IT规划意义重大，所以如果不能把IT规划做好，落到实处，就容易导致IT项目无法解决相关档案业务的实际问题或者达不到预期的效果，甚至给出错误的信息导向，误导档案事业的发展。为了避免这些情况发生，我们要做到以下几点：

一是不要盲目迷信先进档案馆的成功案例，一切都从高标准看齐。做IT规划的时候最重要的是结合档案馆自身的实际情况，搞清楚自身档案馆的信息化程度，与各业务部门进行有效沟通，找出档案业务的突破口，发展自身的个性，突出对“亮点”业务的支持，分清档案业务主次点，弄清之间联系才是关键。

二是加强对数字档案馆业务管理和运行流程的深刻理解。如果研究不透档案馆的业务流程，就无法做出有效的IT战略规划，导致IT蓝图看上去很热闹，却不一定有实际意义。我们要搞清楚一点，就是数字档案馆要解决的问题一定是综合性的，不可能是简单的档案的数字化转换和检索工作，因此IT战略规划要涵盖数字档案馆的基础设施建设，基础档案数据整合，各业务部门关系，档案保管利用关系等等各方面，另外档案馆数字化建设还要利用信息化概念提升档案文化的社会影响力，修复完善档案管理制度，给新的发展理念提供信息支持等。所以如何切实的了解档案业务各层面的业务需求显得非常重要。

三是要注重对档案业务信息的挖掘。一般搞IT信息化，规划中往往重视应用系统、网络和硬件平台的建设，而忽略与档案业务息息相关的信息本身。这样容易导致看上去信息化搞得不错，硬件软件建设很到位，却不能给我们的业务和管理带来足够的帮助。因此做好档案信息资源的分析和规划，深入挖掘价值信息相当重要。

二、数字档案馆IT战略规划实施策略

1.档案信息化基础设施建设

档案信息化基础设施建设指对于档案馆来说，在其发展战略持续稳定不变的情况下，相对稳定不变的IT信息化建设部分。这包括档案馆的基础网络建设，计算机操作系统和数据库系统建设，以及基础的档案系统软件建设。

档案基础网络建设是实现数字档案馆的最重要条件，档案作为一种特殊的文化资源，在信息化大潮的冲击下，要给世人以新的展示，离不开网络的发展。互联网催生了信息爆炸时代，要想实现数字档案馆供人们上网自由查阅，我们不但需要构建功能完善的局域网，还要与政务网，国际互联网联接，让信息为公众所利用。目前省市级的档案馆网络建设应该还不错，基本能达到要求，重点是县级档案馆，如何搞好网络建设应该是主要任务。

档案馆计算机系统和数据库系统配置情况相对别的行业，属于比较落后的，但是我们的硬件需求是在不影响档案信息化的建设为前提的，所以我们要根据我们的应用需求决定我们在计算机系统和数据库系统等方面的选择，争取要做到“适用、稳定、安全”三个方面。

档案系统软件也属于档案信息化基础设施建设的一部分，因为档案馆在通常情况下，基本的档案管理流程是稳定的。目前省市级档案馆都有统一的档案系统管理软件，县级也部分实现了软件管理。我们需要做的是注重软件系统与我们档案业务的实际联系，找出不足及时对档案系统软件进行升级，完善我们的基础软件系统。

2.档案信息资源建设

档案信息资源建设主要是档案资源基础数据的信息化以及电子档案的整合归档。目前档案馆大都在做的档案目录数据库建设和档案数字化全文扫描工作等都是档案信息资源建设的内容。档案信息资源建设是数字档案馆的基础工作，如何做好做实是档案信息化的关键。因此加强档案信息资源建设工作的规范性、统一性和标准化是首要任务，在档案信息资源建设中应注意以下两点：

一是保持档案信息的统一性，做好档案信息数据整合工作。档案信息化在计算机软件技术发展的影响下，以前的档案管理软件平台产生的档案数据与我们现在先进的软件系统平台下产生的数据格式是不同的。所以如何做好数据格式的转换合并是很重要的事情，这样既能减少重复劳动又能整合数据资源达到标准统一，方便利用和管理。

二是随着电子档案出现，必然要求我们制定相关归档标准和策略，以实现电子档案与纸质档案数字化的数据格式统一性。要求电子档案的著录格式与档案目录数据库格式相匹配，电子档案文件格式与档案数字化扫描标准相适应。

3.档案信息化应用系统建设

一是档案馆办公自动化（OA）系统建设。OA系统是推动电子档案发展的直接因素，无纸化办公的概念决定了未来档案资源的构成将大部分来自于电子档案。所以档案馆不能停留在传统的办工方式，这对我们的电子档案接收归档工作的开展是不利的。另外传统工作方式也不利于各业务部门的有效沟通与协作，OA系统的建设能够让我们深入地研究一下档案内部各部门之间的业务情况和协作关系，明确部门分工，理清工作流程，有利于我们改善工作方法，提高工作效率。如今河北省档案局标准化网络办公及档案利用综合管理系统已经建成并投入使用，距离档案馆办公自动化不再遥远。

二是电子档案自动归档移交系统建设。目前办公自动化速度越来越快，各单位用计算机制作纸质文件或用网络传输电子文件已相当普遍，办公自动化所产生的电子文件数量剧增，国家档案局已先后制定了《电子公文归档管理暂行办法》等一系列文件，并多次召开全国性会议部署电子文件归档工作。然而面对已经形成的大量电子文件，我们还是以老的接收办法，电子文件打印成纸质档案接收，这显然违背了我们的数字档案馆的建设原则，造成重复性劳动，因此如何将电子文件直接移交到档案馆以电子形式保存应该是必然的选择。首先要制定电子文件的归档制度，目前国家原则上实行双轨制，即一方面接收电子文件，同时保存纸质档案。因为考虑到一方面纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏。另一方面电子档案容易修改，法律效力弱。所以在文件归档时，要根据不同性质文件采用不同策略，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存，而一些参考价值、学术价值高的文件则以电子文件形式保存。其次就要开发档案自动移交软件，通过网络或报盘形式直接将电子档案信息移交到数字档案馆中心数据库，减少中间环节提高工作效率。

三是建立全省特藏档案管理数据中心。特藏档案当然是档案馆的最有价值的档案资源和财富，它是体现档案馆特色的重要标志。因此建立全省特藏档案管理数据中心，为我们的档案展览和档案宣传提供有力支持，是档案服务工作的一大亮点。要将全省范围内的特藏档案信息集中存放，以提供研究和展览，达到资源共享，共同发展的目的。具体我们要做到，首先要统一全省特藏档案的信息著录格式，保证特藏档案都有详细说明介绍。其次开展特藏档案管理应用系统的开发，要能够体现特色，突出重点，特藏档案管理主要是要方便研究和提供展览，因此系统开发应该侧重档案鉴定和电子版展示方面，要力求专业和创新。

三、档案工作者在数字档案馆中的角色定位

在未来数字档案馆工作的我们如何适应新的环境，面对新的挑战是我们需要思考和解决的问题。为了找准档案工作者在数字档案馆中的角色定位，就要提高档案工作人员信息化知识水平，掌握新的计算机技能。档案馆信息化建设一方面运用计算机和网络技术为社会和公众提供更好的服务；另一方面在信息化应用程度越来越高的同时，档案工作者则需要具备相应的计算机和电子文件管理知识。在数字化档案的建设过程中，档案编研人员、计算机网络和数据库维护人员将扮演越来越重要的角色，而以往传统档案馆中的档案整理人员、档案保管人员将逐渐减少。因此如何提高档案工作人员自身素质，合理设立档案工作岗位，达到最大工作效率，为档案事业的发展提供最有力的人力资源保障显得尤为重要，我们需要更新观念，做正确的判断和选择。

数字档案馆建设要根据自身的特点设计不同的IT战略规划，没有绝对的最佳方案，也不能照抄别人的实践经验。IT战略规划的目的就是指导数字档案建设按照科学的道路进行，少走弯路。虽然对于我们来说数字档案馆建设依然任重道远，但是只要有科学的IT战略规划，我们就能顺利地走下去。

（作者单位：河北省档案局）