政府招标采购下的图书采访工作

冯峻

【摘要】图书的招标采购已成为大多数图书馆的主要采购模式，但这一新兴的模式还有很多需要完善的地方。否则，就会使图书采购的质量严重下降，损害图书馆的利益。

【关键词】图书馆，招标采购

图书采访工作是图书馆最基础的业务工作之一，是图书馆一切工作的起始和开端。图书采访的质量直接影响到藏书质量，进而影响到图书馆的服务水平。自2000年集美大学开始图书招标采购开始，至今虽只有十多年的时间，但招标采购这一模式因其特有的优点，已成为各图书馆采访的主要模式。然而工作中我们发现，由于图书招标采购还是一种新的采购方式，实际运作的经验还很不成熟，采购的方法还很不健全。这导至在招标采购的教程中还存在很多的问题。其中，在图书招标过程中，由于没有认识到图书招标和普通商品招标的不同，低价、低折扣成为供应商能否中标的关键因素。中标商因为成本的原因，在低折扣下至使图书质量、服务质量严重下降。这已影响到了图书馆服务的根本。如何完善招标采购的方法，使图书馆既能利用到招标采购的公开、透明、高效性，又能保证采购图书的质量，这应引起图书馆同仁们的高度重视。

一、图书招标采购中折扣的高低成为能否中标的主要因素

现在通行的图书馆图书招标基本上都是分时间段对已出版的图书或未来一段时间内将要出版的图书的采购。这是一个连续的、分批分次进行的过程，对采购的具体对象并不能确定。所以，目前常用的图书招标实际上只是一个确定图书供货商资格的程序。这就导至为了拿到这个资格各书商不惜一切代价。在没有实现准入资格的图书市场上、在无法一一证实的各种资质以及后续服务的各项承诺相差不大的情况下，书商唯有降低报价才有可能得到中标，这是不断出现低折扣的主要原因。要想完全解决低价中标的问题，只有明确采购的具体图书对象和数量，象教材的招标就没有这种现象一样。但这与图书馆的图书采购具有分散性和零散性的特点有很难调和的矛盾，对图书馆来说，对某一具体的图书订单进行招标很难实行。

二、低折扣中标最终会影响到图书采购的质量

用低价拿到中标权的书商，因为成本的原因，在对图书馆提供图书及服务时必会有很大的限制。最突出的表现就是图书馆需要购买的图书因为进价高，中标商少发货甚至不发货；中标书商将大量低价进的文学、文艺、社科图书推销给图书馆；有的甚至还夹带着大量的特价书。中标前承诺的大量服务完全不能兑现。图书馆如果中止合同，重新启动招标，将浪费大量的时间，有可能至使年采购计划无法完成。曾有一图书馆与中标书商签定合同时，书商拒绝去全国书市现场选书，只同意去书商的书库选书，图书馆果断中止了合同，前前后后花了近两个月的时间后才与第二中标商达成了协议，而在全国书市上选的图书最后到货率还不到10%。这种低价中标的结果是图书馆想买的有价值的图书无法买到，而中标商提供的图书馆不想买。有的图书馆还出现好不容易争取到的图书经费无法用完的奇特现象。

三、如何在目前的图书招标环境下提高图书采购的质量

1、建立图书招标供货商准入制度

目前，我国的图书市场一方面十分繁荣，同时，这个市场又分为很多层次，既有正规专业的理论图书，也有价格“特别的”特价图书。进入图书市场的条件很低。鉴于图书馆馆配市场的特殊情况，国家应对供应商实行准入制度，对进入馆配市场供应商的准入条件严格审核限制，对其基本注册状况到各种认证，从业绩状况到用户反映，从财务状况到经营状况，都要制定相应的标准加以约束。这样才能根本保证这个市场的正常化。

2、尽早做好招标的前期工作

对图书馆来说，还有很多工作要做。首先，要在年初就完成本年度的招标前期准备工作。因为招标时从公示、评标、到最后签订合同这一系列程序要花大量的时间，只有抓紧时间才能在后面遇到突发情况时有回旋的余地。

3、完善招标办法

图书馆的招标工作对很多馆来说是一个全新的课题。在制作招标文件时，应与第三方的集中采购机构进行充分的沟通、协商。充分说明图书馆图书招标无固定标的物的这一特殊性。不仅对书商的资质、业绩、服务等方面严格把关，还应对评分的内容提出建议，如加大业绩分值，对低于某一折扣的统一分值。特别是对于图书馆所选图书的到货率必须有明确的要求，对本馆必须购买的几个大出版社的图书最好附上订购目录。招标后在与供货书商签订合同时，应请专业的法律人员，尽可能的完善的合同文本，加大对违约行为的惩罚力度，这样才有可能减少供货书商的违约行为，最大限度地保护图书馆的权益。

4、重视图书到馆验收工作

在招标采购这种常变换不同供货书商的情况下，图书馆的到书验收工作就显得十分重要。图书馆应该选派经验丰富、责任心强的人员担任这一岗位的工作。对非订购的或有问题的图书要坚决退回，并定期对订购图书的到书率、订准率进行统计，为全面评价供货书商的服务质量提供第一手资料。

5、即时对到馆图书进行质量评估

加强对中标后书商执行情况的监控，是保证图书到馆质量的重要环节。图书馆应定期对到馆的图书质量进行评估，对到书率、到书时间以及合同要求的各项服务进行评定。达不到要求的要积极和书商协商解决；问题严重而又无法解决的，要果断中止合同，避免更大的损失。整个合同完成后，应对该书商的服务做一个综合评价，并形成档案，成为今后图书馆招标的重要依据。

当然，保证图书馆藏书质量不仅仅只是注重招标工作，图书馆的历史源革、图书馆的内部管理是否科学、是否严格规范等等很多因素都是影响馆藏质量的重要因素。但不能否认，在保证图书采购质量的同时提高资金的使用效率才是招标采购的最终目的。只有不断总结才能使图书招标采购更加合理、更加完善。

参考文献：

[1]田利.警惕图书招标采购中的低价“陷阱”[J].河北图书馆学刊，2009（2）：81—82.

[2]胡越慧.高校图书馆图书采购招标工作研究[J].情报探索，2010，（1）：123—125.

[3]吴晓骏.高校馆图书采购招标的现状与问题[J].图书馆杂志，2008（3）：34—35；18