浅析事业单位人事档案管理存在问题及对策

纪宝辉

摘 要：众所周知，档案管理是一项机密性与专业性于一身的工作，对于人才信息进行有效的管理，这样才能帮助企业对人才的成长轨迹具有更加深入的了解，在当前事业单位的人事档案管理过程中，还是有很多需要的完善的问题，本文对此开展了论述，希望能够为今后档案管理的相关事宜提供更多的帮助。

关键词：事业单位；人事档案管理；问题；对策

档案管理在事业单位的重要性不不言而喻，在档案管理中可以体现出人才所具有的突出技能，无论是在人力还是在财力上都为选贤举能提供了重要的依据。在时代发展的今天，加强事业电位的人事档案管理是社会发展的必然要求，需要相关管理人员积极的解决其中存在的一些问题，这样才能促进我国当前事业单位的管理工作进一步发展。

1 事业单位人事档案管理中的不足之处

首先存在的问题是对档案管理没有得到足够的认识，由此造成在管理的过程中较为薄弱，这也是造成管理缺乏有效性的重要原因。很多管理人员仅仅将档案管理看作是一项保管性的事物，所以在管理经费上存在严重的不足，这样就不能配备更加专业的管理人员，许多员工都身兼数职，根本就不能完全保证管理的效率。所以这也是当前事业单位管理手段不到位的主要原因。在这种情况下，还缺少对档案管理人员的必要培训，造成在这方面的工作意识不强，也就因此制约了档案管理水平的提升。在基层的工作岗位上，大多数档案管理工作人员都不具备专业的管理手段，仅仅懂得一些表面化的知识，而缺少专业化的水平，所以管理效果并不显著，经常将档案中的目录号与案卷号等相混淆，造成这些问题的原因都是对档案的认识不充分造成的，针对这一情况的出资按，档案管理的核心价值根本得不到有效的发挥。

其次，在对档案材料进行制作的过程中，也存在着不规范的现象。在档案管理中规定了档案材料制作的纸张，但是很多基层的档案管理岗位并没有按照这一要求执行，采用不符合规定的纸张进行存档后，不但造成裁剪上的困难，同时也会出现重复性劳动的状况，在一定程度上制约着案卷的外在美观，也造成了对人力、财力等大量的浪费。上述情况是在纸质档案管理中经常出现的问题，随着科学技术的发展，电子档案逐渐成为事业单位办公中的主要形式，但是电子档案中也存在较多的隐患，例如安全性以及完整性的问题，都是需要我们加以重视的，这些问题如果得不到有效的解决，最终就会影响到档案管理的效率。

第三，在软硬件的配备上，存在不健全的现象。基层档案管理对这方面的问题并没有得到足够的重视，所以根本没有专门设置进行档案管理的资料室，导致档案资料随意堆放，对于其安全性将会是极大的影响，有些人员还将档案放置在较差的环境中，这样极容易受到潮湿空气的影响而产生腐蚀的情况。一些部门虽然开展了电子化的档案管理，并不会出现上述的问题，但是在实际情况中，电子档案的管理系统还需要得到进一步的完善，只有运用更加先进的系统管理软件，才能解决当前档案管理中出现的问题。

2 解决档案管理问题的有效途径

首先，要想解决档案管理中存在的问题，首先就应该不断提升其意识，将档案管理工作的重要性体现出来，这样才能激发档案管理人员队伍朝着更加规范化与专业化的方向发展，只有人员的素质提升了，才能更加全身心的投入到档案管理的工作中，为档案管理事业水平的提升创造出更多的贡献。档案管理人员提升自身认识程度的方式有很多，例如可以参加自学培训考试，或是定期进行培训，使得自己对档案管理方面的相关工作更加熟悉，为工作效率的提升起到积极的促进作用，以更加饱满的热情参与到基层档案管理的工作中去，促进我国的档案管理事业朝着更加科学与健康的方向发展。

其次，还需要我们对档案管理制度进行不断完善。在具体的工作中，要将档案材料按照一定的要求分门别类的收集好，确保档案处在规定的保管期限中，在具体的收集工作中，采用广泛与重点收集相结合的方式，做到有侧重的保管档案。要把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集；要丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。要严格按照各类档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷（件）内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷（件）装订结实美观。要实行各种门类、载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利用；要积极改善档案保管环境和物质条件，落实档案库房、办公用房和阅档室三分开，全面配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备；要严格按照《档案借阅制度》开展档案借阅工作，对逾期不还、丢失、破损或发生失窃、泄密事件的，必须依法严肃查处。

第三，注重人事档案材料收集。材料要齐全，注意将能够记载德、能、勤、绩、廉等反映干部本人基本面貌的材料收集齐全；内容要完整，系列材料要系统成套，特别是结论性的材料、主要证据或过程性关键材料，必须全部收集，不能掉页少份、缺头少尾；份数要适当，凡是正、副本均要求收集的材料，需收集2份，不建副本的只需收集1份，既不要多也不要少。档案材料要由法定作者形成；材料文字要清楚，所指对象明确，没有涂改造假，没有模棱两可的语言，没有与实际情况不符合的信息；材料内容要符合干部的客观实际，姓名、出生时间、参加工作时间、入党时间、民族、籍贯等自然情况应当与档案记载一致。

最后，加强人事档案管理现代化和信息化建设。档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于档案管理，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。实现档案管理现代化，是档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。

结束语

档案管理是一项复杂而艰巨的工作，在不断的发展变化中需要我们不断的面对困难，并不断得解决问题，需要与时俱进，增强人事档案信息的时效性。注重档案的服务性，为社会经济的发展提供强有力的保障。

参考文献

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[3]高佩红.浅谈基层单位档案管理工作[J].办公室业务，2015（9）.