高校院系档案合理化建设研究

摘要：本文在详述院系档案内涵的基础上，提出高校院系档案管理过程中所出现的漏洞和问题。针对所出现的问题，提出并阐述“三加一”，即实物档案的建设、虚拟数字化存储建设、网络信息化流通建设、档案管理人员专业素质的提升建设的高校院系档案管理系统的合理化建设。

关键词：院系档案；合理化；“三加一”；建设

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1674-120X（2016）11-0108-02收稿日期：2016-02-22

作者简介：杨寅庆（1981—），女，湖北宜昌人，讲师，研究方向：中国现当代文学。

院系档案是高校档案形成的基础，是高校档案的重要形成部分，它真实地记载着高校在教学、科研、学生管理和社会实践方面所取得的成绩，反映了院系的发展历程和成果，是高校档案馆馆藏资料的主要来源。

一、高校院系档案管理存在的漏洞和问题1资料不齐整

院系档案室里较多存放可用于教学评估的教学材料、成果和学生成绩，反映教师业绩的科研成果、社会服务实践活动以及学生竞赛活动、实践活动、奖惩资料及学生党团活动资料却少有留存。

2利用服务不够

因为院系档案室所存储档案用于教学评估，利用率不高，也未公开；资料搜集又不齐整，规模小，所以利用率低下，也就失去了院系档案所应具有的在利用方面的参考作用和依据作用。

3档案管理人员专业素质欠缺

院系资料室的档案管理人员多为教学、科研、院办、学工办等办公室的教师兼职，他们未经过专业的培训，又缺乏档案管理专业知识的学习和熏陶，业务水平低下。加之责任心不够和各办公室人员流动频繁，各人自成一套归档办法，档案在搜集、归档方面的工作就欠规范、合理，往往造成资料查询困难。

4硬件设施、管理手段落后

院系资料的存储资料多为纸质文档，没有可供数据扫描的扫描仪和数据录入的计算机，搜集资料多为手工编排，查询资料多为手工搜寻。

二、“三加一”高校院系档案管理系统的合理化建设1实物档案的建设

实物档案指可供搜集的纸质资料、照片、奖杯、奖牌、硬盘、录像带等各种可供保存的实体物品，它们的存在是实物档案搜集的基础。实物档案的搜集内容包括教学档案、科研档案、学生管理档案、党群档案、行政档案、仪器设备档案、重大活动档案和社会实践档案。

（1）教学档案。 教学改革、培养目标、培养方案、教育教学评估等材料；教学研究项目申报、下达、鉴定、评奖材料；青年教师教学竞赛及各级优秀教学成果评奖材料；公共课教学条件、教学改革与管理材料；教学目标管理责任书；双语教学课程目录及选用外文教材清单；评教和评学原始材料及统计表；学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料；专业设置、调整、合并、撤销论证材料；重点（优势）学科、重点（特色）专业、重点实验室建设文件材料；学生成绩表；学生奖励、处分文件材料；大学生参加省级以上各类竞赛获奖文件材料；大学生优秀科研成果奖（省级以上）申报、审批文件材料；理论教学工作规范、实践教学规范及各专业课程教学大纲、教学计划；精品课程建设材料；实践教学指导性文件；各类教学实践质量标准考核材料；教学实习基地名册（人员、经费、场地、设施、实习项目等）；学士学位论文获（省部级以上）奖申报、审批文件材料；自编教材建设情况和评选优秀教材文件材料；各种奖励证书、奖牌、奖杯（国家、省、市）及事迹材料。

（2）科研档案。 科研档案包括研究生导师名册及材料；研究生教学改革、培养目标、培养方案等材料；研究生教学研究项目，研究生教学质量、评估等活动材料；青年教师教学竞赛及教学成果评奖材料；学科、专业评估、申报、审批材料；研究生成绩表；研究生奖励文件材料（奖学金、优秀学生、先进班级）和处分文件材料；研究生参加省级以上竞赛获奖文件材料；研究生毕业设计课题情况一览表、成绩评定汇总表；硕士学位论文；研究生学位论文评审材料以及在校期间发表论文情况统计表；毕业研究生的供需统计、一次性就业率统计表；毕业研究生的质量跟踪调查和信息反馈以及优秀毕业研究生的典型材料；重点学科、学位点建设发展规划、申报重点学科、学位点材料；博士、硕士学位授权点申报材料；重点（优势）学科、重点（特色）专业建设文件材料；学院教师申报科研项目、基金等文件材料；科技协作、科技服务协议书（合同）；各级各类科研基地和研究中心文件材料；科研成果汇编；科技创新团队建设、管理与考核等材料；学术组织设立及职责、学术活动（学术交流、学术会议）材料。

（3）学生管理档案。学生管理档案包括学年鉴定表、军事训练结业表、毕业生登记表、团组织关系、学生奖惩材料、心理辅导材料、学生各种社团活动与社会实践活动材料；学生各种竞赛获奖材料；学风建设材料；公寓管理材料。

（4）党群档案。 党群档案包括高校党委、工会、团委等组织的各种党群会议及管理的文件材料；学生党组织、团组织关系及活动材料。

（5）行政档案。行政档案主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（6）仪器设备档案。仪器设备档案主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在十万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（7）重大活动档案和社会实践档案。这两类档案包括在重要活动、社会实践工作中形成的照片、原始录像带、光盘等电子文本及其他重要文件材料。

2虚拟数字化存储建设

虚拟数字化存储建设就是将各类实物档案资源通过计算机、扫描仪等硬件设备和多媒体等高科技技术将现有的档案资源转化加工成数字信息形态并加以存储，形成电子档案，建成相关的数据库，从而构成一个庞大的档案材料的信息资源库，便于快速查询和利用的建设过程。

3网络信息化流通建设

网络信息化流通建设指将档案资源信息通过网络进行管理、流通、再利用的建设过程。许多可以公开的档案信息形成电子档案后，发布于网上，可供更多人网上查询和利用，可以为用人单位起到信息依据和审核作用，为广大教师起到教学科研参考作用。

4档案管理人员专业素质的提升建设

随着高校的快速发展，高校院系档案室的服务内容和方式也在悄悄发生变化，一支具有真才实学、专业素质过硬的高素质档案管理人员队伍是高校档案事业发展的内在动力和现代化建设保障。各学院要配备专门的档案室管理人员，要组织新进档案管理人员参加省档案局组织的岗位培训；老档案员要定期参加省档案局组织的各项业务培训和校际或社会各界人士的业务交流活动；参加高校档案馆组织的各种培训和业务知识讲座活动；开展校内档案知识宣传活动或优秀人物事迹展览活动。总之，一支高素质的档案管理人员队伍是实物档案的建设、虚拟数字化存储建设、网络信息化流通建设三类建设工作的基础，没有人员素质的提高，建设工作便是空谈，毫无意义。

高校院系档案只有通过这种“三加一”的合理化建设，才能提高高校院系档案服务于高校和社会的质量；才能在广大师生和社会各界人士的不断利用中扩大高校的知名度；才能更有效地促进高校的办学规模的扩大和高校教学、科研水平的提高。