新时期档案管理发展趋势

档案管理工作既是一种服务性工作，又是一件管理性工作，负责管理各部门的历史文件，以及各部门人事档案。档案管理既是国家文献系统的一部分，也具有保管个人信息的重要作用。档案管理一直是采用纸质文本形式进行。随着时代的发展，信息化管理方法也走进了档案管理中。信息化档案管理可以提高工作效率，符合时代发展，因此，随着新时期的到来，档案管理也要进行信息化处理，才是发展的需要。

一 档案管理信息化的必要性

我国传统的档案管理都是文本方式，这样的管理方式具有工作效率低下，查找困难的缺点，并且需要大量的空间来储存各类文本，如果遇到房屋搬迁，一些档案容易丢失。

进入新世纪以来，我国大多数办公都实现了自动化。而档案管理这个牵涉到单位和个人史料的重要机构，也要与时俱进，实现自动化办公，利用网络数字化来进行管理。

档案管理现代化就是利用网络空间大，容易储存大量信息的特点，将档案的记录、存储、整理、加工、查找、交流和传递利用计算机技术进行储存，然后利用计算机的微缩技术加以保存，再利用检索的方式进行查找，一旦使用者需要文本资料，可以迅速打印出来相关文献。但母本却不会因为人为因素丢失而消失。

档案管理网络化，一方面提高了管理工作者的工作效率，另一方面方便了使用者的查找，通过云端技术的保存，档案的保护工作也得到了提高。

传统的档案管理需要人工储存，人工查找，工作人员忙碌不堪，还耽误使用者的时间，实现信息化管理之后，通过联网的方式，使用者在异地也能获取自己的档案信息，这样既方便了使用者，更是将管理者从繁重的手工劳动中解放出来。

随着科技技术的发展，人们的工作都将效率放在第一位，档案管理信息化就迎合了这个发展要求。

二 档案管理信息化对管理者的要求

档案管理是个保密性强的工作，它对管理者的要求除了要保密之外，还需要管理者工作细心缜密。在纸质档案管理阶段，需要管理者能够记住每一份档案的位置，在使用时，能够迅速查找；使用完毕，要即刻放置原位，不能掉以轻心，使档案丢失。因此，对于档案管理者而言，工作细致，心思缜密，不急不躁是必要的素质。

档案管理信息化对管理者的要求除了传统要求之外，还需要熟悉计算机操作技术。档案管理信息化对人才的要求有三个方面，第一要掌握档案管理的基础知识，能及时了解国内外档案管理的理论动态；第二，要掌握计算机技术，包括微电子技术、电子计算机技术和电脑软件的运用技术。除此之外，还要掌握现代通讯技术、办公自动化技术以及设备维护技术。第三，档案管理者还要具备外语能力，来满足对外交流与合作的需要，以及引进国外先进设备的需要。

但从我国目前的档案管理从业人员的整体素质来看，这样的人才目前比较少。老一代的员工熟悉纸质文本管理，但对于电子管理还不能称心应手；新一代虽然有较强的计算机技术，但对于档案管理的工作不熟悉。这主要是处在新旧时代交替时，时代发展带来的新问题。

因此，对于档案管理者来说，无论是新员工还是老员工都要进行学习，来弥补工作中存在的问题。老一代要尽快适应信息化办公，掌握新技术；新一代要向老一代学习档案管理的传统知识，以便利用新知识来进行现代化管理。

因为新时代提出了新要求，因此在培养档案管理人才方面，各大院校在培养档案管理人才时，要将传统知识和现代化技术进行综合传播，培养一批具有综合能力的新式人才。

对于一些档案管理单位来说，要尽快创造机会让在职老员工掌握新技术。同时在招纳新员工时，要将档案管理者的工作素质和信息化管理技术作为招工目标进行招聘。这样才能保证新员工能在短期内进入工作状态。

传统的档案管理工作，重点落在“管理”上面，档案的制作由文件制作单位完成。但在信息化管理方面，档案管理者的工作已经将档案制作和管理连为一体。档案制作需要管理者自己利用计算机技术进行制作，然后归纳管理。因此，新时期的档案管理包括了文秘、文件制作和管理三个方面。

信息化管理虽然有很多好处，但也存在一些缺点，像档案都属于保密性质。可有时候，木马、病毒软件入侵，不是将信息泄露，就是锁住信息打不开。因此，档案管理者还要有电脑安全意识，保护自己的信息不受别人侵害，不让个人档案泄露，暴露个人隐私。

三 新时期档案管理的特征

传统的档案管理工作，重点在于管理。其实，档案管理的目的不是保存，而是将历史资料保管后，为后人所用。传统的档案管理在使用上出于被动地位，用户需要档案资料，管理者就帮用户找出来。这样造成资源浪费严重。在实现电子化管理之后，档案管理在档案使用上，可以变被动为主动。根据时代的需要，及时将有关档案提供给网络平台，让需要者通过平台进行共享，这样才体现了档案管理工作的优越性。

信息化管理档案的另一个特征是将独立的数字档案馆向数字档案联盟发展。过去，档案管理重在保密，每个单位都有自己的档案管理。但除了个人档案具有保密性之外，大多数档案具有历史价值，可以被利用。因此，在新时期档案管理中，可以将具有历史价值的档案和不同单位、部门进行数字联盟化管理，做到互相提供资料，这样不仅发挥了档案价值，也方便了用户查找。

网络化的最大特点就是资源共享，作为保存资源信息的档案管理也要在网络背景下发挥自己的专长。

（作者单位：新疆阿勒泰畜牧兽医职业学校）