浅谈新形势下如何做好办公室档案管理工作

随着社会化分工协作的加强，档案管理工作也得到进一步细化。在新的时期，面临新的发展形式。对于如何进一步加强办公室业务的工作，也成为了我们急需注意的一个重要问题。下面本文结合工作中的实际问题，结合本人的工作提出一些自身看法，并提出一些相关问题的解决措施，以供参考。

办公室档案管理工作中，作为办公室工作中的一项重要工作，不仅客观的真接反应出办公室各项工作的的性质及内容，而且还可以对于工作的监督及原始材料的查询有着极其重要的作用。因此，做好办公室档案的管理工作对于办公室的整体工作起着至关重要的作用。但是，在目前的工作中仍然存在一些重要的问题，值得我们加倍予以关注。

一、目前办公室档案管理工作中存在的问题

1、档案工作人员数量及质量不能满足实际工作需要

在当前实际工作中，档案工作中人员一般都会配备1-2名或者没有专门的档案工作人员。进而随着档案数量的增长，档案工作的内容则进一步增加，从而导致其难度进一步增大。如果实际工作中没有足够档案专门工作人员，或者专业人员的技术水平不能达标，就会导致工作不能够全面反应实际的问题，从而导致整体办公室的工作进程受到一定的影响，而对于档案的信息化工作及档案的开发利用等则更难加以实现。

2、档案管理制度不健全

由于档案人员缺乏档案管理工作的重视度，所以在实际工作中，就不会认真的制定健全和完善的工作制度；或者对于具体制度只是形式化，而没有切实加以贯彻。通常实际工作中，不仅一线的工作人员没有足够重视，甚至领导层也不够重视，没有切实督促，导致档案工作中只是表面化，没有切实发挥其作用，导致其工作没有得到其应有的效力。

3、档案价值发挥不够充分

档案管理工作的静态化，已经成为了办公室工作中一种较为普遍的现象。档案管理工作结束后，就成为标本形式予以封闭，不能有效归档。加之人力资源不足和档案的保密性等因素，在实际工作中档案只是简单用来借阅，而对于档案的整理、统计等工作则予以忽略，导致了档案的实际价值没有得到利用。

二、做好办公室业务的措施

1、对于档案工作中人员的素质加以提高

档案工作中人员的素质的高低，很大程度上影响到档案工作的效率。因此，为了提高档案工作人员的素质就需要定期进行专业的培训。而对于网络档案的管理人员，也要相应的、适宜的制度，并制定相应的培训工作。新上岗的工作人员，可以进行实际工作中的面对面的指导，从而保证他们能够正确的在实际工作中对于档案进行分类和整理等。而对于档案的工作人员，应该积极的参加上级给予的实际工作中的培训，并在工作中能够积极的汲取经验和教训，通过培训和学习来提升自身的职业技能和专业知识，而且通过自身的对比发现自身的不足。同时可以取长补短，从而得到自身的提高。

2、对于档案工作管理制度加以完善

要想对于档案管理工作进一步规范化，就需要对于档案管理制度进一步进行规范化。一是对于工作程序进行规范化，可以以《办公室档案管理办法》和《档案法》作为参考依据，来进行档案的归档、保管和借阅等实际工作，以制定具体的条文来规范实际工作，使实际的工作可以有法可依。二是要认真落实审查制度。当工作人员根据具体的要求完成对于档案的整理及装订工作以后，就需要及时送到办公室予以归档，并且接受相关机构的审查工作。三是要明确档案的限期制度。对于档案的移交手续和归档目录的工作等，都需要严格的按照要求来进行，从而保证档案能够及时归档，并保证归档的文件得以健全完整。四是对于借阅档案的登记审批制度等需要有严格的规定，对于借阅的时间、件数等要进行严格的登记，做到有据可查。五是对于通报制度等进行规范化。对于部门的归档的材料质量、数量和超期或超期未办理续借等情况，要在局域网及时的进行通报。通过上述几点要求，最终完成档案管理工作，使其做到有法可依。

3、对于档案的宣传性工作进行加强，营造良好的工作氛围

对于档案的宣传性工作予以加强，以提高单位人员对于档案工作中的重视度，从而营造良好的工作氛围。在年初，宣传人员结合实际工作加以报道，做出科学合理的宣传报道工作的思路，同时要认识到宣传工作的重要性。以创新作为宣传的理念，结合档案工作中出现的实际问题，摒弃传统旧思维，以新的思维方式对于实际工作模式进行审查和探讨等。最后，对于新的理论进行重点宣传，来引导档案实践工作的开展，实现整体工作的实效和科学性。

三、结语

随着社会的发展，新的社会形势下，公正和效率成为了办公室工作的新的主题。从而随着进一步发展，办公室档案的管理工作将会迎接新的机遇和挑战。所以，我们要认识时代的发展要求，紧跟时代步伐，实现档案管理工作中的科学化和规范化，使档案管理工作切实发挥其对于办公室整体工作中的作用，从而促进各项工作的顺利开展。

（作者单位：昌吉州农牧机械化技术推广站）