高职院校档案管理工作创新与优化研究

王君秋

[摘 要] 档案管理是高职院校管理工作的重要组成部分。完善和优化档案管理对于推动高职院校发展、总结和推广办学经验、提升教育质量等都有着极为重要的意义。但由于档案管理意识不强、档案管理制度不健全等原因的影响，致使高职院校档案管理工作存在一些问题。因此，大力创新和优化档案管理工作，改革档案管理工作存在的不足，完善档案管理工作的服务职能，是当前高职院校档案管理工作亟待解决的重要问题。

[关 键 词] 档案管理；高职院校；创新；优化

[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2016）03-0080-02

高职院校档案主要涉及的是学校教学、科研、学生学籍、人事关系等与学校发展有着重要关系和价值的原始文档，不仅包含文本资料，也包括很多图表和影像资料，是记录学校发展的重要资料。加强档案管理，不仅是传承学校发展历史的需要，也是高职院校开展各项管理工作的重要依据。因此，我们必须高度重视高职院校的档案管理工作。但由于高职教育相对于其他普通本科层次的教育而言是低一层次的教育，在经费投入和人力支持上都存在这一定的差距，由此在一定程度上也影响了对学校档案管理的重视程度，使得档案管理存在一些亟待解决的问题。

一、高職院校档案管理存在的一些问题

（一）对档案工作的重视程度不够

由于没有切实意识到档案管理之于学校发展的重要性，很多高职院校对档案管理工作都缺乏足够的重视。在大多数人眼中，档案好像都是一些陈旧的资料，只是偶尔需要的时候翻一翻。因此，很多学校虽然有专门的档案存放地点，但没有相应的技术和经费支持。档案大都由一些非技术人员进行管理，档案的规整也比较混乱，大多没有进行数字化整理，查阅起来相对比较困难。

（二）档案管理工作体制不健全

档案管理工作需要有明确的管理规范，档案的存档、借阅、展览等都必须根据相关的程序进行安排。同时，在使用档案的过程中也必须遵守相关的制度。但由于多种因素的制约，很多高职院校的档案管理都停留在形式化层面，既没有相关的管理规范，也缺乏相关的政策法规约束，致使管理人员在工作中随意性较强、使用档案的人员也没有形成保护档案的意识，由此也严重影响了档案的管理和使用。

（三）院校缺乏专业的、有一定技术含量的档案管理队伍

由于对档案管理工作重视不够，很多学校都没有设立专门的档案管理岗位，甚至很多工作人员也都是临时借调，因此，有的档案管理工作人员的专业能力和技术水平不尽如人意，档案管理队伍也比较松散，结构也不合理，这在一定程度上严重影响了档案管理工作的质量。因此，搭建一支具有较高服务水平和专业技术能力的档案队伍是提升档案管理质量的重要保障。

（四）档案工作的管理方式落后

在网络信息化快速发展的今天，为更好地保存和便利地筛选档案，很多机构在档案管理工作方面都引入了现代化的管理理念和设备，将档案经过合理化编排之后输入电脑以建立高效的检索体系，此举既能有效地储存档案以免丢失，又能较为便捷地检索所需档案，在很大程度上提高了档案管理工作的效率。但由于投入经费不足等原因，很多高职院校的档案管理方式依然停留在人工检索阶段，信息化程度不高。由于管理理念和管理方式相对落后，在很大程度上也严重影响了档案的有效利用率。

二、创新和优化高职院校档案管理工作的路径

档案是记录高职院校历史发展的重要资料，是高职院校教学评估和后勤管理等工作的基础和依据，是真实反映学生培养质量的标尺，也是如实记载高职院校教学和科研成绩的光荣榜。笔者认为，虽然高职院校办学存在诸多困难，但在力所能及的基础上也应给予档案管理工作一定的重视。

（一）学校领导必须充分重视档案管理工作，树立档案管理意识

档案管理事关学校的发展大计，学校领导必须给予高度关注。一方面，学校领导必须在观念上充分重视档案的管理工作，摒除“档案管理无关紧要”的错误观念，明确将档案管理纳入学校的整体管理范畴中。另一方面，学校必须给予档案管理工作充分的硬件和软件支持。学校应明确档案管理工作在学校整体工作中的地位，为档案管理工作提供相应的办公地点、招聘档案管理人员，增加对档案管理工作的经费支持，购买先进的档案信息化管理设备，定期组织档案管理人员参加相应的培训，以提升其服务水平。

（二）完善档案管理工作制度，明确管理人员和使用人员的责任与义务

针对高职院校档案管理和使用混乱的现状，学校必须引起高度重视，切实按照教育部和国家档案局颁布的学校档案管理办法有关要求，加强对学校档案的管理。首先，建立规范的、高效的档案管理体制和机构。在档案管理体制上，最好由学校某位主管领导亲自负责领导，以突出对档案管理的重视，并根据学校档案储备情况，设置合理的管理人员编制。在档案管理机构设置上，应突出对学校负责、对档案负责的态度，强化档案管理的服务职能。其次，建立必要的规章和各种管理制度，使管理工作制度化。档案管理规章制度需明确档案管理工作的重要性、主要职能等，对档案管理人员的权利和责任给予明确界定，对档案的借阅也有相应的制度规范。总之，通过建立相应的规章制度，使得档案的筛选、归档、保管、借阅、保密、补档等都有一个清晰的工作流程和相关的责任界定，这样在很大程度上不仅有利于保护档案的完整性，而且有利于形成一个高效、完善的档案管理体系。

（三）建设专业的、有一定技术含量的档案管理队伍

由于一直认为档案管理工作是缺少含金量的低层次简单劳动，所以高职院校很少关注档案管理队伍的建设，档案管理工作人员也大都是非专业人士。正是由于档案管理工作人员的不专业，在很大程度上造成了档案管理混乱、档案利用率低等问题的存在。因此，建设一支专业的、具有一定技术含金量的档案管理队伍对提升档案管理至关重要。首先，努力提高档案管理人员的专业水平。档案管理不是简单的档案整理，它涉及很多精细的工作，需要具有较高的专业技能和专业素质，需要时刻把握档案管理动态。因此，学校一方面应尽可能地聘用档案管理专业人员进行档案管理；另一方面应努力通过各种渠道培训相关管理人员以提升他们的业务水平。其次，努力提高档案管理人员的服务水平。良好的服务水平是提升档案利用率的重要保障。档案管理从业人员要有良好的敬业精神，在工作过程中严格遵守规章制度，对于档案的管理工作尽职尽责。再次，建立良好的档案管理人员晋升渠道。为提升管理人员的工作积极性，学校也应建立相应的档案管理人员晋升机制，依据管理人员的表现并根据学校相关政策，及时给予表现优良的工作人员加薪和升职等奖励，以此方式调动工作人员的积极性。

（四）积极引入信息化管理模式以改进档案工作的管理方式

随着网络信息化的发展，为便于重要档案材料的保管，很多机构都建立了数字化档案信息库，利用现代技术对档案文本资料进行数字化处理和存储。在档案管理工作中引入信息化管理模式，就会使得档案管理工作更加清晰，在很大程度上也方便了档案的利用和共享。首先，学校应组织相关人员积极学习档案管理的新技术，掌握档案管理的新动态；其次，学校应根据自身需要购买相应的档案管理设备；再次，学校应积极聘请相关技术人员负责档案数字信息化的建设，并对档案管理工作中存在的问题及时提供技术保障。

参考文献：

[1]黄梦华.如何提升高职院校档案管理工作的服务能力和水平[J].漯河职业技术学院学报，2013（3）.

[2]于咏莉.高职院校档案管理工作中存在的问题及对策[J].太原城市职业技术学院学报，2011（7）.

[3]吕亚梅.对高职院校档案管理工作创新策略的思考[J].考试周刊，2015（12）.