提升档案管理科学化现代化水平方式探讨

摘 要 本文以档案科学化、现代化管理为主题展开论述，首先对提高档案管理水平的时代要求进行了分析，重点从档案资源的信息化建设、档案数据库建设、安全保障体系、人才的培养等方面对提高档案管理水平的方式进行了阐述分析。

关键词 档案管理 科学化 现代化 信息技术

一、引言

随着时代的发展，档案管理已经成为现代企业的重要组成部分，对于电力企业来说，更是如此。提高档案管理科学化、现代化水平是现代企业建设和发展的必然要求。随着信息技术的发展，企业档案信息量以及信息复杂化程度都在上升，提高档案管理水平则更好地顺应了现代社会的发展趋势。现代企业管理者要对档案管理工作给予高度的重视，要特别注意对企业档案管理工作体系进行建立和完善。随着信息技术在档案管理中的应用程度不断加深，现代企业管理应该一改传统的档案管理理念，必须注意对现代信息技术设施进行充分利用，以不断提高档案管理科学化、现代化水平。

二、提高档案管理科学化、现代化水平化的时代要求

（一）提高档案管理科学化、现代化水平是提升国家文化软实力的需要

从宏观角度来看，随着时代的发展，文化已经成为民族凝聚力和创造力的重要源泉之一，已经成为提升一个国家综合国力的重要因素。档案中存放着很多历史资料，这给人们留下了宝贵的精神文化财富，这对于推动中国特色社会主义文化建设意义重大，对于繁荣我国文化有着不可替代的作用。通常情况下，档案中会有某些事件的原始记录，这就意味着档案可以对某些历史活动进行客观再现，这就使得档案所提供的信息更加的真实，有着更强的说服力，对于巩固社会意识形态意义重大。对于一个国家来说，档案会记录其政治、经济、社会以及文化等多个方面的信息，是民族文化的集中体现，是推动文化创新的最好素材和坚实的基础。就某一个地区的文化建设而言，档案管理工作有利于丰富地域文化底蕴、提升区域文化品位、拓展区域文化发展空间同样具有重要意义。当前国际国内文化竞争越来越激烈，文化建设则是竞争力提升的重要表现，所以，只有不断提高档案管理的科学化、现代化水平，才能够使档案的文化价值得到真正的发挥。

（二）提高档案管理科学化、现代化水平是顺应信息化发展趋势的需要

就目前的情况来看，受到信息技术发展的影响，计算机网络已经非常普及，我国的网民数量已经突破了4亿，而且拥有智能手机的用户越来越多，通过手机终端进行上网的用户已经突破了2亿，在上网过程中，很多用户都会用到QQ、微信等网络及时通讯工具。信息技术的发展以及应用程度的不断深入，极大地丰富了档案管理的载体、渠道和样式，这就促使档案管理工作发生了巨大的变革，系统化、数字化、网络化已成为档案管理的重要发展趋势。而且，在利用信息技术管理档案的过程中，人们对档案信息的需求逐渐向多元化发展，针对档案管理和使用，我国对相关地法律进行了完善，如在《中华人民共和国政府信息公开条例》中，对档案信息管理的内容进行了及时地更新，针对档案管理，赋予了人们更多的权利，如档案知情权，同时也进一步突出了档案管理的重要性，这对档案管理方式创新、信息资源建设以及服务功能提升，都有了更多的要求。档案管理的信息化程度不断提高已经成为一种趋势，而且将信息技术运用档案管理中，可以进一步提升档案信息的安全性，也可以提高管理效率，符合社会发展方向。

（三）提高档案管理科学化、现代化水平是推动档案工作健康发展的需要

经过这些年的努力和发展，我国的档案管理工作，不论是在企业中还是在全国范围内，都已经取得了一定的成果，主要表现为档案管理的范围进一步扩大，管理门类进一步增多，所运用的技术也越来越成熟，但是与一些发达的国家相比，尤其是信息技术发达的国家，我国的档案管理仍然存在很多不完善的地方。例如，现代很多企业还没有认识到档案管理的重要性，而且没有将信息技术科学运用到档案管理工作中，企业的相关工作人员在建立档案数据库的过程中，没有按照相应的企业标准和国家标准严格执行，这样不仅会造成档案信息缺失和缺乏连贯，而且很可能会造成信息缺乏真实性，进而影响到企业决策。由于企业数据库缺乏完善，企业管理人员在工作开展过程中，无法及时得到信息支持和服务，最终导致工作效率严重下降，进而影响到企业的运营发展。

现代企业在长期的运营管理过程中，会出现大量的文字、图像、声音等信息，而此类信息的储存和管理必须利用计算机系统来完成。所以，利用信息技术对企业的档案信息进行管理已经成为现代企业运营管理的重要内容。虽然现代企业已经实现了办公自动化以及电子文件搜索等目标但是在利用信息技术进行档案管理时，信息安全保障工作仍然有待完善。另外，很多企业在档案管理过程中，忽略了对相关专业人才的培养。所以，整体来看，提高档案管理科学化、现代化水平是推动档案工作健康发展的需要。

三、档案信息建设管理原则

（一）严格遵循国家规定进行档案信息建设

企业档案信息资源建设是一项非常严谨的工作，为了确保工作实施的有效性，也为了确保信息资源的可靠性，在档案信息资源建设过程中，必须遵循国家的相关规定，根据相应的标准和程序进行严格操作，确保企业档案信息资源建设的规范化。这样才可以保证所建立的信息资源在必要时发挥应有的作用。但是，在实际工作开展过程中，还应该结合所在企业的实际情况，通过相互协调，使档案建设既符合国家的规定又符合企业的发展方向。

（二）档案信息完整、真实、准确

档案信息的完整、真实、准确是企业档案信息资源建设的基本原则，这对于档案信息在企业管理决策中发挥应有的参考价值意义重大。随着信息技术的大力发展和应用，企业档案信息资源建设也必然会实现信息化，这对于档案信息的完成性、真实性和准确性提出了更高的要求。所以，企业工作人员在进行档案收集和整理过程中，必须保证企业档案信息的完整、真实和准确。

（三）企业档案信息资源要长期的保管和利用

对于电力企业来说，其档案信息必须进行长期保存，因为这些信息资源在任何时候都可能发挥作用，所以，在建立企业档案信息资源时，一定要坚持这些档案信息可以保管和利用的原则。随着信息技术的运用发展，企业档案信息资源的保存更加的便利和完善，但是，为了确保企业档案信息的丢失，在日常管理中，对信息系统进行定期地维护和升级管理则显得必不可少。

四、提高档案管理科学化、现代化水平的有效路径

（一）强化档案管理意识

正确的意识可以对行为进行科学指导，所以，为了不断提高档案管理的科学化、现代化水平，首先应该强化档案管理意识。不论是企业管理者还是普通员工，都必须认识到档案管理关乎企业整体工作的开展，不论是电力企业的财务部门还是其他部门都会对企业档案信息具有一定的依赖性，档案信息是其开展后期工作的重要依据，而且档案信息可以为企业管理者进行决策提供一定的参考。档案管理工作人员要能够严格要求自己，力争做好每一个环节的工作。

（二）加强档案资源的信息化建设

在信息时代的大环境中，将企业档案管理与信息技术的有效融合，可以实现档案信息的共享，从而使得档案信息化建设的效用发挥到最大。所以，加强档案信息化建设则显得意义重大。在具体实践过程中，可以分为以下三方面内容：第一，通过人工录入或者扫描的方式，借助计算机网络系统对企业档案信息进行数字化存储，而且要对这些数据信息进行整体分类和整合，最好的方式就是层层建立子目录或子文件，以实现细致分类，通常情况下，这类档案信息包括图片信息和文字信息，使用者在调取这些信息时，会更加的方面快捷。第二，为存入计算机系统的档案信息建立索引，通过利用计算机网络系统，实现对各类档案信息的自动化处理，通过这种方式，可以实现档案信息的快速准确检索。再者，建立完善的网络设施，进而实现企业总部与分公司或者企业与合作者之间的远程信息传输，通过这种方式，及时地为企业分支或者合作者提供信息支持。

（三）加强档案数据库建设

在信息时代下，现代企业的各类档案主要以数据信息的形式存在，而计算机网络则为此类数据信息的传递与处理构建了一个良好的平台。为了实现对企业信息时代档案管理中所涉及的各类信息进行有效处理，必须构建一个完备的数据库，数据库可以对各类档案信息进行储存，也可以方便企业各个部门的及时调用，进而为企业管理工作的有序开展提供有力的支持。具体而言，所建立的数据库要包含企业档案信息的全部内容，所建立的数据库要进行严格分类。例如，数据库中的信息可分为企业总部和分支机构档案信息，在此基础上再进一步分为不同部门档案信息，然后再进一步分为人员档案信息和部门业务档案信息等。当档案信息数据库建设完成之后，企业需要设立专门的计算机系统维护人员或专门的部门对数据库进行定期的维护，如果企业有新增加的档案信息，要将其在数据库中进行及时的分类并建立索引，对各类档案信息进行及时更新和完善，以此确保档案数据信息的安全性和完整性。

（四）建立健全档案信息安全保障体系

企业档案信息资源建设是企业运营管理的重要组成部分，在信息时代到来的今天，档案信息化建设的速度不断加快，信息的安全性问题也随之凸显，为了进一步确保企业档案信息的安全性，应当建立并完善档案信息安全保障体系。在信息技术不断发展的同时，档案管理部门应该树立高度的安全防范意识，在具体实践过程中，要做好以下几方面的工作：首先，为了有效预防黑客或病毒对所建立起来的档案信息网络系统进行恶意攻击，应该加强网络访问用户的身份认证，通过密匙管理等手段保护系统安全，如果有人想要访问企业档案数据库，必须要通过计算机系统的身份认证，否则决不可访问企业档案数据信息。与此同时，还应加强对信息网络系统的监控管理，建立计算机防火墙，对所使用的杀毒软件进行及时更新，而且要减少企业档案管理部门内网与外网的相互联系，所建立的档案信息数据必须进行备份，进而为企业档案信息的安全性提供良好的保障。

（五）加大专业人才的培养力度

企业首先要对普通员工进行培训，在培训过程中，主要进行理论知识传递和实践操作培训，如理论知识包括计算机病毒的形成和传播、病毒供给数据库系统的方式和途径等，实践操作是档案信息的正确存储和录入方式、档案信息的正确访问方式以及如何减少办公计算机信息泄露可能性的操作方式等，通过此类培训，使企业员工在档案信息使用中更好地规范自己的行为，以维护企业档案信息的安全性。其次，企业可以引进高素质的计算机管理人才为企业进一步完善档案信息资源管理系统提供帮助和支持。所引进的人才要符合以下标准：首先要对档案管理的相关内容有一个全面的了解和认识，其次需要掌握现代计算机网络技术，这类技术包括计算机的基本操作、数据库管理以及各类计算机软件的熟练运用。因为档案管理工作会涉及许多企事业单位的日常管理，所以进行档案信息管理的工作人员必须具有高度的责任感和较高的鉴别能力。

五、结语

对于电力企业来说，企业档案管理工作的开展，直接关系到企业的决策以及管理工作，对于企业的发展有着巨大的影响，在档案信息资源建设过程中，必须遵循一定的原则，而且为了不断提高工作效率，企业需要从多方面入手，而且要特别注意对现代化信息技术的运用，并且要加大对相关专业人才的培养和引进。

（作者单位为广东电网有限责任公司汕头供电局）

[作者简介：谢珩（1969—），女，广东汕头人，就职于广东电网有限责任公司汕头供电局财务部，研究方向：会计档案管理。]

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