综合档案馆馆藏资源建设的现状及对策——以西安地区档案馆为例

文/张茜吴思婷惠晓雪杨君宁



综合档案馆馆藏资源建设的现状及对策——以西安地区档案馆为例

文/张茜吴思婷惠晓雪杨君宁

本文以西安市为例，运用问卷调查、深度访谈等方法，针对西安市内的省级、市级、区级等不同级别的档案馆，对各综合档案馆的应收范围、实收范围、收集过程、馆藏比例等做了具体调查。指出综合档案馆存在没有做到应收尽收、馆藏比例失衡等问题,并从馆藏理念、制度条例、激励机制、人员素质方面提出了对策。

档案是承载与传递社会记忆的工具，档案在文化记忆、个人记忆和基因记忆的构建、重构和恢复中具有重要的社会功能，是寻找遗忘记忆和发现过去记忆事实真相的重要载体，是知识的存储器，是知识咨询和转换的媒介，是保护过去、记录现在和联系未来的桥梁，参与社会记忆建构是综合档案馆的基本职能。档案馆馆藏资源是档案资源利用的前提，是实现综合档案馆服务职能的基础。近年来，在国家的宣传与支持下，社会的档案意识逐步提高，尤其是关于档案馆馆藏资源建设的一系列相关理念产生，如“大档案”、“文档一体化”、“电子文件”等。在这些理念的指导下，综合档案馆的档案收集工作有了很大的改进。但理念认识的偏差以及实践中条件的限制，使得档案馆在馆藏资源建设过程中依旧出现了很多问题。

档案馆馆藏资源建设是具有一定组织性，流程、时间、内容较为固定的管理活动，主要是在国家档案法律法规的支持下，由各级各类型的档案馆在其职能范围之内开展的档案资源收集、鉴定、保管的活动。第二年的上半年为归档时间，档案馆的接收时间一般都为10年或20年，涉及文书档案、婚姻档案、民生档案、审计档案等各类档案。为了更深刻、更客观地了解各级综合档案馆馆藏资源建设的现状，我们对档案馆的应收范围、实收范围、收集过程、馆藏比例等做了具体调查。

我们对陕西省档案馆、西安市档案馆、西安市碑林区档案馆、西安市莲湖区档案馆等档案馆进行了调查访问。调查对象主要是各档案馆的馆长及馆员，就馆藏资源建设方面的问题作了采访，在采访馆员的同时向馆员发放调查问卷。调查访问结束后依然和馆员保持联系，追踪信息动态以保证数据的准确性。

从调查中发现综合档案馆在进行馆藏资源建设时主要存在以下问题：综合档案馆在馆藏资源建设方面没有做到应收尽收、未接收电子档案、数字化档案所占比重低、特色档案不足等。以下是对这些问题的具体分析:

1、综合档案馆在档案收集方面没有做到应收尽收

各综合档案馆应根据1983年4月26日《档案馆工作通则》进行档案收集，但在实际操作中大多数综合档案馆并没有将《通则》中列出的机关单位档案收集完整。据调查数据，西安市碑林区档案馆现接收档案单位69个，共145个全宗，部分企业的会计档案有缺失。西安市莲湖区档案馆现接收档案单位60多个（机构单位正在变化中），全宗102个，公检法部门的文书档案，应该接收进馆，但实际却未被接收，因业务上属于垂直管理，造成区上不便直接接收。西安市档案馆市级政府单位79个，全宗501个，民生档案未接受完整、部分倒闭国企的人事档案缺失。陕西省档案馆现接收档案单位近140个，全宗492个，调查过程中工作人员明确回答应收单位尚未收全，在收集公检法档案、专业档案时阻力很大。据调查，原因如下：

（1）机关单位变化使接收全宗范围难以划分

应移交单位机关的变动使全宗发生了变化，但档案工作者对保留机关、撤销机关、临时机关的变动划分不明确，单位权限扩大或者缩小、名称变化造成了档案馆在认定全宗时的困难，哪些是基本职能的变化，哪些不是，档案馆在判别时会产生困惑，以致一些新成立的单位所形成的档案没有被纳入接收全宗的范围。另外，档案馆一般只接收一级单位所形成的档案，对于二级单位，一般是选择性地接收，而具体接收哪些单位的档案，各个档案馆是不统一的。据调查，陕西省档案馆目前对二级单位的全宗划分仍在探讨之中。没有明确划定接收全宗范围会导致在实际操作中规则模糊，造成应收档案缺失。

（2）档案部门没有实际权力

档案部门“人微言轻”，对于应移交档案的单位不能形成实质性的“威慑力”，移交档案的要求被其他单位一再忽略。档案工作者经常上门讨要档案，还是不能应收尽收。人情大于法是中国社会长期存在的普遍现象，档案馆在收集档案的过程中本应该严格按照《档案法》的规定做事，但在实际执行过程中，单位之间多为熟人，私下交情匪浅，受困于此，档案工作者认为通报会将关系弄僵，所以选择“睁只眼、闭只眼”，结果就是档案不能及时进馆，造成后续资源建设的一系列麻烦。以西安市档案馆为例，部分民生档案难以收集完整。这是因为这些单位在移交档案时已经形成了一定的习惯，档案馆在接收民生档案的时候与原单位的利益存在冲突，原单位对于这些档案也有需求，放在原单位查证比较方便，原单位不愿向档案馆移交，所以这部分档案未能收集齐全。

（3）公检法档案、专业档案缺失

按《档案法》及相关规定，这部分档案应该向档案馆移交，但调查中得知，为保密和便于利用，公检法部门和国家上级单位私下形成协议并未向档案馆移交。此外，部分专业档案，最初为方便利用而保存在原形成单位，长年积压，档案越放越多，如今档案馆接收不过来，对这部分档案的接收处于停滞状态。

（4）资金缺乏、档案库房面积不足阻碍档案馆接收档案

西安市莲湖区档案馆就因档案库房严重饱和，应接收的档案未能及时接收进馆，其他民生档案也不能扩大接收。

2、综合档案馆中各类档案所占比例不均衡

（1）文书档案占据主体地位

从档案内容看，以党政机关的文书档案为主体，其他类型的档案比重偏小。建国初期，综合档案馆被当作是国家机关的附属机关、“内部资料室”，这种传统的“国家档案观”成为档案馆面向社会、亲近公众、贴近生活的一大思想障碍。近年来，政策向民生档案倾斜，档案馆馆藏中民生档案所占比例在逐年加大，但份额还是偏低。

（2）建设特色档案困难

特色档案所占比例较小与群众需求存在差距。特色档案反映了本地区文化的变迁，是维系一个地区精神力量的重要纽带。建国以来，历次文化运动对特色档案产生了巨大的破坏，改革开放以来，虽然开始重视这部分档案，但由于流失严重已经难以收集完整。加上博物馆、文化馆也在进行特色文化资源建设，与档案馆争夺资源，档案馆资金匮乏，自然在收集中处于劣势地位。西安市档案馆在特色档案建设方面做得较好，建立了西安特色档案全宗群（西安特色档案体系），包括都城档案、西安事变、秦腔艺术等。陕西省档案馆主动收集陕北民俗文化档案，西安市碑林区档案馆举办字画展接受名人字画等。但尽管如此特色档案所占比例仍是较低，难以形成文化影响力。

（3）未接收电子档案

网络的发展使得电子文件在各政府机构中已经广泛形成。因此，档案馆应该将原生的电子文件纳入接收范围，但由于技术不成熟无法保证档案的安全性和保密性，各个档案馆还没有接收电子档案。在对陕西省档案馆的调查中发现，虽然国家档案局以及省上都发了有关电子文件的归档与管理办法及实施细则。但各个单位对电子档案的认识不到位。

(4)数字化档案所占比重低

据调查，陕西省档案馆有档案64万卷85206件，经历了六到七年时间也才对清代档案和部分民国档案进行了数字化；西安市档案馆馆藏32万卷17.6万多件、资料2.5万册，数字化完成了仅20%；碑林区档案馆馆藏91318卷103041件，数字化完成20%；莲湖区14多万案卷（件）（永久497卷，长期738卷，短期14多万卷），数字化完成15%。这些档案馆的数字化档案占比偏低。原因如下：

档案数字化多被外包给企业，需要支付大量资金，但是各个档案馆没有资金的保障。资金给予不连续，工作走走停停。档案数字化要采用不同的方法处理纸质档案、照片档案、音频档案、视频档案，这需要专门人员进行操作。

3、实际操作过程中原则模糊

档案馆馆藏资源建设跟档案工作者的职业精神密不可分。有的档案工作者在工作过程中为图省事，没有按规定将应收集进馆的档案都收集完整。有的档案工作者受到“宁滥勿缺”思想的影响，有文必档、重复进馆，严重浪费了馆藏空间。档案工作者对档案没有清楚的摸底调查，其实大多数档案工作者也知道档案并没有收集完整，但是当真正接受调查的时候，他们自身也不明白到底是哪一部分有缺失。

完善综合档案馆馆藏资源建设的措施如下：

（1）国家应大力扶持档案馆馆藏资源建设事业

国家应给予档案馆资金和政策上的支持。尽管“9号令”、“8号令”及《国家基本专业档案目录》等有关档案收集的法令已颁布，但是缺乏进一步的监督与考核。具体来说，应设立监督部门负责监督档案馆馆藏资源方面的法规落实情况，对于不按规定执行的部门予以严惩。

（2）各级综合档案馆要积极发挥能动性

①树立科学的馆藏理念

以《档案法》为根据明确档案馆的应收范围。各级综合档案馆应了解各类档案的具体收集标准，并按照本馆的自身情况制定各类档案合理的馆藏比例。

②制定严格的工作制度和条例

根据《档案法》，做好“9号令”、“8号令”及《国家基本专业档案目录》这三个文件的有序衔接。根据自身的馆藏状况，具体分析本馆在馆藏资源建设方面的优势和不足，在此基础上制定自己的档案接收计划。

③规范档案馆的档案接收程序

档案馆应在相关制度的基础上制定本部门的接收计划，在该计划的指导下，到每年三月份左右，向应移交档案单位发出通知提醒移交档案。档案馆内部要主动积极协调相关部门的工作业务职能，相互配合共同完成档案接收工作。保管处要提前做好接收准备，做好摸底调查、安排相关人员和库房空间，并及时与移交单位进行沟通，共同完成档案的顺利移交接收工作。

④综合档案馆在馆藏资源建设中要积极主动地进行特色档案的收集

地方特色档案建设是指各级档案馆根据特定社会需要，围绕反映区域特色内容的主题进行调查、收集、整理，建立地方特色档案并有效保护和开发利用的工作。上文在分析特色档案缺乏的原因时已经指出综合档案馆在收集特色档案方面的劣势，如：势单力孤、资金不足等。鉴于这种情况，档案馆可以联合多方力量，比如：和文化部门做好沟通和协调，资源共享，合力建设特色档案。在进行特色档案收集时以征集为主，主动走访收集特色档案。综合档案馆在收集特色档案的过程中会因民众的不配合受到阻挠，在这种情况下不能半途而废，应通过多种途径与民众进行协调，可以通过购买、代管的方式收集特色档案。

⑤建立考评机制予以激励提高工作人员素质

综合档案馆要将收集工作纳入绩效考核，抓好收集工作岗位绩效考核指标制定。要分级分类，针对档案资源体系建设指标，指定档案工作者职责、任务，设计出不同的考核评价指标。只有将工作者的工作成果与自身利益直接挂钩，才能引起工作者对工作的高度重视。按照谁管理谁负责的原则，将工作任务细化到岗、具体到人，制定具体的工作措施和质量标准、移交进馆时限等要求，这样可以最大程度地避免互相推脱，既可以调动大多数人的积极性，又可以发挥激励作用。

档案馆馆藏资源是发展档案事业的基础，馆藏建设工作是一项持续的、积累性的工作。综合档案馆应高度重视这项工作，克服困难、勇于创新，将各类档案收入馆中，努力把档案馆建设成馆藏丰富、结构合理的档案资源宝库，更好地服务社会。

(本文是西北大学人才培养模式与专业建设项目：档案学建设的成果之一，项目编号：JX14060)