高校图书馆地方文献整理的实践与探索

关键词：特征立卷法；地方文献整理；高校图书馆

摘要：文章以重庆三峡学院图书馆收集三峡库区地方文献为例，分析了地方文献的特点，探讨运用档案管理学中的特征立卷法对地方文献进行整理的措施。

中图分类号：G255文献标识码：A文章编号：1003-1588（2016）04-0047-02

地方文献是指涉及某一地域的一切文献资料，包括论及某一地域的一切著述、地方人士著述等。图书馆前辈杜定友曾经指出：“地方文献是指有关地方的一切资料，表现于各种记载形式的如图书、杂志、纸、图片、照片等”“地方文献包括三部分：史料、人物、出版”[1]。随着时代的发展与科技的进步，地方文献的类型和表现形式将更加丰富多彩。

三峡库区作为一个现代地理概念，是因著名的三峡工程建设而出现的。根据国家发改委编制的《三峡库区经济社会发展规划》，三峡库区规划的范围跨重庆和湖北两省市的19个市、县、区。随着三峡工程的建设和运行，三峡库区成为全国乃至世界关注的焦点，三峡库区文献的收集、加工、整理和利用引起了许多单位或个人的重视[2]。笔者以重庆三峡学院图书馆收集的三峡库区地方文献为例，探讨用档案管理学中的特征立卷法对地方文献进行整理，为进一步对地方文献科学化、标准化、数字化加工奠定基础，便于用户检索和利用。

1三峡库区地方文献收集基本情况及特点

1.1三峡库区地方文献收集基本情况

三峡库区地域辽阔，有着悠久的历史文化积淀，是巴楚文化的发源地，现存丰富的地方文献资料有：抗日战争史料，川江航运资料以及伴随三峡工程建设而产生的关于三峡工程建设、环境治理、三峡移民等各类资料。重庆三峡学院地处重庆市万州区，是三峡库区腹心地带唯一一所综合性本科院校，多年来一直致力于三峡库区文献的收集和整理。重庆三峡学院图书馆设立三峡信息中心，专门收藏反映三峡库区历史文化和社会经济发展的图书、图片、报刊、照片、视频等各类资料。到目前为止，三峡信息中心收藏了较为丰富的三峡库区地方文献，其中，图书4万余册、期刊6，000余册、报纸合订本3，000本、库区淹没区前后照片及移民搬迁照片等8.5万余张、音像资料1，000余部、字画300余幅等。这些都是与三峡库区的历史、地理、人物、文化及其社会经济发展密切相关的文献，具有较强的地域性，可以按地区、作者或者专题等进行聚类。这些资料中，有的是三峡库区各区县的地方志，如：万县（州）志、开县志、云阳志等；有的是三峡库区的著名人物，如：刘伯承元帅的传记、回忆录和研究资料，现代诗人、散文家、文学评论家何其芳的著述和研究资料等；还有反映三峡库区的各类专题资料，如：川江航运资料，三峡库区抗战资料，三峡移民资料，对口支援资料和三峡库区各景点、城镇淹没区前后对比照片资料等。

1.2三峡库区地方文献收集的特点

三峡库区地方文献有以下特点：①具有多样性和不规范性的特点，地方文献类型多样，载体丰富。按照出版单位可分为：正规出版物和非正规出版物；按载体形态可分为：印刷型文献和非印刷型文献。其中，非印刷型文献又包含磁带、磁盘、光盘等视听资料以及丰富的网络资料[3]。重庆三峡学院图书馆收集的三峡库区地方文献种类丰富，但部分文献存在不全面、不完整的情况。如：地方丛书、地方志等存有类目，但收藏不完整[4]；收藏的部分印刷品文献多是单页、散页，有些既无出版单位，也无出版年月和作者。②缺乏科学、系统的整理。重庆三峡学院图书馆三峡库区地方文献仅仅是按照图书、期刊、报纸、照片、音像视频等文献类型进行摆放，处于比较零散的状态，管理也比较粗放，不便于查找和利用。

2特征立卷法及在文献整理中的意义

地方文献作为对某一区域进行研究的重要文献资料，是一种重要的档案文献。地方文献具有地域性、多样性和不规则性特点，重庆三峡学院图书馆对三峡库区地方文献的整理采用了档案归档立卷中的特征立卷法来进行整理。特征立卷法是一种重要的档案归档立卷方法，即通过分析、研究，找出文件的特征，再将具有某方面共同特征和密切联系的文件组合成案卷的方法。特征是指文件的特点，一般反映在文件结构的各个组成部分上，即作者、内容、名称、时间、地区和收发文机关，根据这几个方面的特点可以概括为问题、时间、名称、作者、通讯者和地区等六个特征[5]。问题特征整理文献就是将反映同一问题或同一事物的文献集中起来；时间特征是指文献内容所限定的时间或针对的时间；名称特征就是按文献名称，把相同文种的文件集中在一起进行整理；作者特征就是把同一作者的文献和对该作者进行研究的相关文献组合在一起；地区特征是根据文献内容所涉及的地区进行整理。

高校图书馆作为文献信息收藏中心，在文献整理工作方面具有一套较为完整的工作程序、规则和丰富的工作经验。在现有地方文献整理的基础上，运用特征立卷法对地方文献进行分类整理，能够保持某一类文献在来源、时间、内容和形式上的历史联系，提高文献整理的工作效率，便于保管和利用。

3三峡库区地方文献整理方法及思考

三峡库区地方文献具有明显的地域特征。为此，重庆三峡学院图书馆设立三峡信息中心予以专门收藏，根据这些地方文献在保存和利用中的特点，基于档案归档立卷中的特征立卷法，笔者从三个方面对文献进行了整理。

3.1按问题特征整理

作为保存和提供利用的重要地方文献，按照问题特征来进行整理，能够体现文献之间的本质联系，符合利用者按问题检索文献的习惯，便于用户的利用。同时，按问题特征整理，在运用中有较大的灵活性，对问题的概括可以具体，也可以相对笼统，可根据问题大小或收藏文献数量的多少来决定。因此，在整理三峡库区地方文献的过程中，可以按照文献反映的问题，根据收集文献情况，设置三峡移民文献、对口支援文献、三峡库区抗日战争文献、川江航运资料等大类，将相关文献集中起来，确保同一类问题文献的完整。而在针对某一大类具体文献时，又可设置下一级类目，或辅以其他特征，如时间特征、区域特征等进行细分。关于对口支援方面的文献，每年举办的全国对口支援三峡库区经贸洽淡会形成的文献，除了可以按问题特征进行汇总外，还可再辅以时间特征进行整理，如2011年全国对口支援三峡库区经贸洽淡会文献等；也可以将经贸洽谈会中对三峡库区各区县辅以地域特征进行细分，如：万州区关于全国对口支援三峡库区经贸洽淡会文献、云阳县关于全国对口支援三峡库区经贸洽谈会文献等。关于三峡库区战争文献，除了将三峡库区战争相关文献收集完整之外，还可将万县“九五惨案”等著名事件文献单列出来，形成单独的专题文献。

3.2按名称特征整理

按名称特征进行文献整理，方法比较简便，文献查找也比较迅速。在地方文献中，按名称特征进行整理最突出的就是史志文献，将三峡库区各区、县地方志的文献集中在一起进行整理，便于用户查找，如云阳志、开县志等。此外，关于三峡研究方面的文献，一般也可以按照名称特征进行整理。重庆三峡学院参与三峡研究的专家比较多，形成的研究成果也比较丰盛，这些文献都可以按照名称特征来进行归类，如三峡巫文化研究、三峡库区消落带研究、三峡区域经济研究等。

3.3按作者特征整理

按照作者特征汇集文献，可以反映同一作者的工作活动，保持同一作者文献之间的联系，便于从作者的角度查找文献。这里所指作者既可以是单位，也可以是个人。单位作者主要是文献形成的单位，如：三峡库区各区县政府，或政府下设的地志办、移民局等部门形成的文献等。个人作者主要指知名人士或知名家庭、家族等。在三峡库区地方文献整理工作中，可将三峡名人刘伯承、何其芳、刘孟伉、杨吉甫等的著作以及关于他们的研究形成的文献集中整理，如何其芳文集及研究专题、刘伯承专题资料等。

运用特征立卷法整理地方文献，符合地方文献的特点，是一种切实可行的文献整理方法。它主要是根据地方文献反映的问题、名称、作者等特征能够聚类文献的特点，将反映同一问题的文献按问题特征组合在一起、同一名称的文献按名称特征汇聚在一起、同一作者的文献按作者特征集中在一起进行整理。在开展地方文献整理工作中，又必须立足于现有文献收集的基本情况，既可以采用单独一种特征进行整理，又可以以一种特征为主、辅以其他特征或几种特征综合运用进行地方文献整理。但运用特征立卷整理地方文献只是地方文献科学加工和开发利用的第一步，按特征立卷法整理后的地方文献仍然需要运用图书分类法和主题法进一步优化和组合文献，采用AACR2、MARC21、《中国机读目录格式》等国际、国内最新编目技术，为文献标准化著录、数字化加工打下坚实基础。

参考文献：

[1]周加仁.地方文献的征集范围与征集方法分析[J].兰台世界，2011（4）：45-46.

[2]秦远福.三峡库区特色文献资源库建设研究[J].兰台世界，2013（2）：77-78.

[3]金文坚.论高校图书馆地方文献的收集整理工作[J].现代情报，2006（4）：121-122，125.

[4]张燕.三峡地方文献建设现状及对策分析[J].重庆三峡学院学报，2007（4）：10-12.

[5]丁晓昌.秘书文档管理[M].北京：高等教育出版社，2011：218-225.

（编校：徐黎娟）