关于国有企业办公室参谋助手职能的研究与思考

刘东兴

作为国有企业办公室而言，其主要职能是服务领导，统筹工作，并负有办文、办事、办会之任务，可以说是各业务部门紧密结合的桥梁和纽带，其作为信息节点既传递着管理信息，又将上级领导思路转换成管理行为予以落实，直接参与到企业管理实践。

一、办公室参谋助手作用分析

在企业管理过程中，办公室将上级指令转换成下级工作指南，其中有信息收集、指令发布、方案制定以及执行指令等内容，加之效果跟踪和反思总结，构成了包括计划、执行及检查和行动在内的循环，这在很大程度上带动了企业的管理优化升级。

（一）办公室职能使企业管理更加流畅

办公室工作中需对各类信息进行收集、报送和处理，以工作总结、工作简报发布，从而取得上通下效之效果。国有企业因管理范围比较大，各部门之间的沟通均需办公室来实现。办公室掌握大量的信息资料，在资料对比、分析基础上，去伪存真，从而为领导层提供真实、全面以及准确和客观的企业现状分析资料，这在很大程度上提高了领导层制定科学、高效管理方针的参考依据。从实践来看，该种工作是办公室拟定管理方案的基本雏形，同时也体现了办公室参谋助手作用。

（二）办公室职能可将管理思路更加清晰

办公室办文，多以领导报告或讲话稿为主，领导做工作报告、讲话时，即最高管理权限的行使，属于管理流程中的指令发布阶段，这是办公室参谋助手作用得以发挥的重要途径。

第一，办公室撰文经过了充分的研究。从上层面来看，办公室秘书经常参加各种会议，因此比较了解领导的思路和准确把握领导的意图。从外层面来看，因经常跟随领导外出调研，收集了大量的单位信息，所以可以全面了解新的管理方法。基于上述层面深入思考，便成为秘书撰文的根本。

第二，办文、办会可有效解读管理方法。领导的报告发言一方面赋予了权威性，另一方面也被强制要求必须具备准确性和严肃性。对于多数管理方法而言，为方便记忆，采用简单的叙述名称，为确保其准确性、严谨性，需在报告中对其进行准确解读。

第三，文件核稿对最高权力进行监督。因文件具有最高权威性以及不可抗拒性特点，多数情况下企业以文件形式来发布指令。在此过程中，办公室核稿职能起到了“内控”作用，其在管理层面上要求杜绝管理目标冲突和矛盾问题。

（三）办公室职能可使企业管理过程可控

国有企业管理过程中，尤其是能源型生产经营行业，多强调过程管控，即下级工作按照上级管理指令进行，使其实施过程中不出现偏差；同时，通过对工作进行阶段效果优化调整，实现管理过程可控。

第一，督办工作有效分解可明确目标。通过工作分解，可明确各具体管理目标，发挥各部门集成效应。对于国有企业而言，办公室分解的目标优势体现在因其可以最为准确地理解领导者的管理意图；目标分解过程中，能够给各部门准确分配工作，使工作朝着同一目标进行，避免重复。

第二，进程跟踪和效果分析可服务决策。督办必须要确保工作跟踪的公正性、连续性以及客观性，办公室对工作阶段目标的完成督导，可提示各部门加强思想重视，并反映出工作中的问题与不足，对于领导层及时调整决策，具有非常重要的作用。

二、有效发挥办公室参谋助手职能作用的策略

要想充分发挥国有企业办公室职能作用，服务企业发展，可从以下几个方面着手：

（一）加强思想重视，进一步转变服务思路

基于办公自动化发展进程，国有企业办公室管理过程中存在着很多的问题与机遇。对于服务工作而言，其质量好坏是以服务对象的满意度为衡量标准的，所以应当加强思想重视，转变服务理念和思路，积极围绕重点开展调研工作，并且合理、高效地收集信息，更好地为领导决策服务。要从大局出发，着眼于全过程，科学统筹，协调有序，细致做好全方位的跟踪与分析，将相关信息及时反馈到领导处，从而为领导决策提供切实可行的信息支持。

（二）加强遵章执纪，建立和完善运行机制

办公室管理机制制定过程中，应当突出科学性、系统性和规范性。其中，科学性即办公室管理机制能够准确反映新形势下办公室工作规律和要求，使其具有权威性；对于规范性而言，即通过制度使办公室人员的行为、工作程序以及工作内容标准化；对于系统性而言，即对办公室工作涉及到的日常工作内容建立行之有效的规章制度，只有这样才能做到有章可循、明确职责和目标，从而提高工作效率和管理水平。

（三）加强业务培训，全面提升整体素质

办公室工作就像是辅助决策的“外脑”，若不及时对其充电，则会失去服务基础，无法与决策人员“同频共振”。基于此，办公室工作人员应当具备较宽的知识面，通过开展多种形式和内容的培训，全面提高整体素质，提高专业水平和胸怀全局的思维；身在兵位，心为帅谋，只有这样才能更好的找准发展立足点，准确把握办公室工作的关键所在，从而以点带面，积极开展好各项工作。

总之，办公室作为企业的服务、信息以及参谋和指挥中心，在企业管理与发展过程中起着非常重要的作用，任何环节的疏漏，都可能会对企业产生较大的影响。在新的历史形势下，国有企业办公室应当立足实际、与时俱进，其工作任重而道远。