档案管理现代化建设探析

章　萍

(浙江金融职业学院，浙江　杭州310018)



档案管理现代化建设探析

章萍

(浙江金融职业学院，浙江杭州310018)

摘要：档案管理现代化是时代发展的必然趋势，档案管理现代化建设也是我国现代化建设的重要内容，进一步推动档案管理现代化建设意义重大。近几年来，我国档案管理现代化建设取得了较大进步，但仍存在对档案管理现代化认识不足，档案管理相关标准滞后，档案管理前期基础工作和信息安全工作需要加强等问题。这些问题影响了我国进一步推进档案管理现代化建设，亟须采取有关针对性的措施。

关键词：档案管理；现代化;标准

档案管理现代化是以信息技术为依托，运用现代化的技术、手段和方法管理档案，是一项系统性工作。在现代信息技术不断深入发展的今天，全面推进档案管理现代化建设，是档案管理工作更好地适应经济社会发展新形势的必然要求，也是新时期社会发展和档案事业发展的必然趋势[1]。

一、档案管理现代化的重要意义

(一)是适应社会主义现代化建设事业发展的需要

科学技术进步有力地推动了经济社会的发展，也推进我国档案管理现代化建设，让档案充分发挥其积极作用，是推动我国社会主义现代化建设事业发展的有力举措。

(二)是适应信息化社会发展的需要

信息在现代社会发展中的作用日益突出。档案是一个国家文献信息的重要组成部分，也是社会信息系统的基础。现代化的档案管理有利于发挥信息促进经济社会发展的积极作用[2]。比如，传统的纸质档案局限于记录文字、图形等信息，而现代化的手段能够使档案以声音、视频、动画等方式呈现，信息内容更加丰富全面。

(三)是档案事业自身发展的需要

现代化的管理和操作手段，为档案信息资源的开发利用创造了有利条件，通过合理配置档案信息资源，实现档案数字化、系统化，拓展了档案的服务范围[3]。同时，现代化的管理手段在档案分类、查找、传输等方面优势明显，大大提高了档案收集整理和开发利用的能力，促进了档案管理效率的提升。

二、当前档案管理现代化建设中存在的问题

近几年来，我国档案管理现代化建设尽管取得了一定成绩，但还面临不少问题。

(一)基层档案管理人员对档案管理现代化的认识需要加强

当前基层档案管理人员对档案管理现代化的认识主要存在三种误区：一是部分基层档案管理人员现代化意识薄弱，认为档案管理现代化没有必要。这部分基层档案管理人员在以往传统的档案管理工作中，积累了较丰富的经验，取得了一定的成绩，认为传统的档案管理方法足以应对档案管理事务[4]，因此对现代化的档案管理存在抵触情绪。二是不少基层档案管理人员将档案管理现代化等同于购置计算机、刻录机、微缩机等现代档案管理设备[5]; 而且在档案设备使用过程中，一些档案管理人员不会使用这些设备，造成设备闲置浪费。三是一些档案管理单位不够重视档案管理现代化。主要体现在档案管理人员的培训问题上工作不到位。随着现代档案管理技术手段的不断更新和涉及知识领域日益多元化，受基层档案管理人员工作经验以及专业知识的局限，在相关培训跟不上档案管理现代化对人员知识技能的要求时，档案管理人员就难以利用现代化的档案管理方法提高工作效率。

(二)档案管理现代化的相关标准有待改进

档案管理涉及的相关标准滞后、不统一，客观上影响了我国档案管理现代化建设进程的推进。一是档案管理相关技术标准滞后。随着档案管理现代化技术手段的日益发展和运用，现行的档案整理、著录标准、分类方法及有关规定，没能及时跟上现代技术和社会发展的步伐。特别是当前云计算、云存储等不断被应用于档案管理领域，而档案管理对有关云计算、云存储的技术标准及规定并没有及时制定出台。以档案载体类型为例，目前我国的档案著录规则还未对云存储形式存在的档案资料做出具体规定。二是档案管理系统软件不统一。缺乏全国统一标准的档案管理系统软件，不同档案管理部门使用或开发的档案管理系统软件不能互用[6]，软件的移植性较差，造成大量的信息难以共享，影响了档案的利用效率。以电子文档为例，不同软件生成或可读取的档案文件格式各异，如DOC、PDF、CAJ、SEP等，WORD软件可以存取DOC格式的文档，但不能读取SEP等格式文档，而对没有安装读取SEP格式文档软件的计算机，就需要额外安装相关软件。从软件移植性讲，档案管理软件有较好的移植性，可让用户较容易地得到和使用存取档案文件的软件，方便档案管理和共享。三是档案基础工作标准化、规范化欠缺。由于历史原因，一些档案管理部门业务基础不强，案卷质量较差，存在各类档案著录细则不一致，以及立卷、编目等规范不统一的情况，影响了档案管理效率[7]。

(三)档案管理现代化的相关准备仍需加强

档案管理现代化运用了计算机、网络通信等科技手段，因此在档案管理工作中，信息数据输入质量的可靠性、信息数据的安全性等问题不容忽视。一是要保障输入计算机的信息数据的质量。高质量的数据输入是实现档案管理现代化的前提，只有做好输入信息数据的收集、整理、著录等一系列前期基础性的准备工作，使其充分满足现代档案管理工作的技术要求[8]，才能充分发挥档案管理现代化的积极作用。档案管理现代化实践中往往需要输入大量的档案数据，而且大部分需要手工输入，因此在原始数据输入无法保证质量的情况下，档案管理现代化的效果会受影响。二是要保障信息数据的安全性。计算机病毒感染、黑客攻击(非法访问)等危及档案信息安全的风险客观存在。现代化的档案管理中，信息安全工作准备不充分，就容易发生档案被篡改、盗窃甚至破坏的风险，造成工作损失。

三、推进档案管理现代化建设的对策

(一)加强对档案管理人员的培训

档案管理人员要具备现代化的意识和掌握现代化的方法[9]。一是做好档案管理现代化的宣传教育。对档案管理现代化存在抵触情绪的基层档案管理人员要进行引导，让其了解现代化档案管理的内涵，以及现代化档案管理对于档案管理工作的重要意义；对不能使用计算机进行档案管理的基层档案管理人员要进行培训，让其学会计算机等设备的使用方法，从而保证其能够在实际工作中较好地使用现代化设备进行工作，增强工作能力。二是加大对基层档案管理人员的培训力度。采取定期举办教育培训等方式，帮助档案管理人员了解在实际工作中如何提高工作效率。对于档案管理工作中容易出现的一些问题，应提前对基层档案管理人员给予提示，帮助其注意避免发生这些问题；同时在培训过程中，也应让档案管理人员结合培训内容，开展一些具体的档案管理实践，通过实践活动及时发现问题，解决问题，并巩固培训内容。三是培养一批档案管理专业人才。鼓励通过系统地学习档案管理现代化的有关理论知识，如档案计算机管理、数据库原理与应用、网站设计与建设等课程，不断提升档案管理人员的专业知识和理论水平；运用所学理论知识指导开展档案管理实践，不断提高档案管理工作水平。

(二)加强档案管理现代化相关标准建设

现代化的档案管理应实施规范化、标准化管理。一是加快档案管理体系标准化建设，制定适应现代化的规范的档案管理标准，实现档案数据在采集、保存、交换、共享等环节的规范化、标准化操作。二是综合考虑互联网技术广泛运用、档案储存载体多样化等情况，对现行的档案整理、分类方法、著录标准等规定及时更新，以适应现代技术发展的需要[10]。三是加快档案管理通用软件的研发和使用。各档案管理单位可统一采购档案管理系统软件，统一信息数据输入标准，统一设置管理系统参数，方便档案信息数据共享和提高档案利用效率。

(三)加强档案管理现代化的准备工作

档案管理现代化需要着力做好信息输入和信息安全方面的相关准备工作。一是加快档案管理现代化的“硬件”和“软件”建设。“硬件”方面，及时配备档案管理现代化所需的计算机、刻录机、扫描仪、互联网设备等现代化办公设备[11]，为高质量信息数据输入提供可靠的硬件设施；“软件”方面，通过向档案管理人员提供专业书籍、现场带教、集中培训等方式，提升其数字化操作水平。二是做好档案信息数据输入的前期基础工作。按照国家颁布的《档案著录规则》、《中国档案分类法》等规定，规范开展档案著录以及标引工作，在档案信息数据输入计算机的过程中，确保各项原始信息数据准确输入。同时，对那些无目录、无页码、无标题的档案案卷进行重新加工[12]，使其符合档案管理的标准和规范。三是加强档案信息安全管理工作。开展档案信息安全培训和警示教育，提高档案管理人员的信息安全意识和风险防范能力。严格管理计算机、移动存储等设备接入网络，及时更新档案管理有关系统的账户、口令及软件补丁。加强病毒防护，严格规范电子档案的复制和传递，对重要档案信息做好备份。定期开展档案信息安全检查，及时发现和弥补档案管理漏洞。

参考文献：

[1] 陈永成.档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势[J].中国档案，2003(11)：23-24.

[2] 薛四新.现代档案管理基础[M].北京:机械工业出版社，2006：14-15.

[3] 李林，曲金玲.浅析档案管理现代化[J].湖北经济学院学报，2015(6)：126-127.

[4] 李燕.档案管理现代化的现状与对策分析[J].管理观察，2014(10)：43-44.

[5] 周子艺，李娜.档案管理信息化条件下的档案管理现代化研究[J].劳动保障世界，2013(20)：107-108.

[6] 谭丽.档案信息电子化问题的解决对策[J].中国职工教育，2014(12)：139.

[7] 王丽魁.档案信息电子化问题[J].环球市场信息导报，2013(31)：84.

[8] 王传宇，沈永年.科技档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1989：154.

[9] 王立梅，孙佳丽.试论档案管理现代化的若干认识理念[J].档案学通讯，2001(3)：6-8.

[10] 张晓光.新时期档案管理现代化的创新与发展[J].黑龙江科技信息，2013(6)：142.

[11] 全东虎.有关档案管理现代化的思考[J].办公室业务，2014(8)：59-60.

[12] 宋宝英.档案管理现代化的几点思考[J].世纪桥，2009(2)：155-156.

(责任编辑邓颖)

收稿日期：2016-04-25

作者简介：章萍(1974-)，女，浙江绍兴人，硕士，馆员，研究方向：档案管理。

doi：10.16169/j.issn.1008-293x.j.2016.11.024

中图分类号：G271

文献标志码：A

文章编号：1008-293X(2016)11-0106-03

Analysis of Modernization of Archives Management

Zhang Ping

(Zhejiang Financial College, Hangzhou, Zhejiang 310018)

Abstract：Since the modernization of archives management is an inevitable trend and an important part in the modernization of our country, it is, therefore, of great significance to further promote the modernization of archives management. In recent years, archives management modernization in China has made great progress, but there still remain some problems such as the insufficiency in the understanding of the modernization of the file management, the lag in the establishment of relevant file management standards, and the weakness in the preliminary foundation work of archives management and in the information security. These problems have been affecting and will affect the further promotion of the modernization of archives management, so countermeasures are to be adopted promptly.

Key words：archives management; modernization; standard