高校实验室资产管理内部控制环境优化

覃　冯， 黄善斌， 廖安平

(1. 广西民族大学 设备实验管理处， 广西 南宁　530006;(2. 广西民族大学 化学化工学院， 广西 南宁　530006)



高校实验室资产管理内部控制环境优化

覃冯1， 黄善斌1， 廖安平2

(1. 广西民族大学 设备实验管理处， 广西 南宁530006;(2. 广西民族大学 化学化工学院， 广西 南宁530006)

高校内各部门经济活动随着市场经济的发展日益增多，管理模式也发生了深刻的变化，实验室资产管理内部控制环境普遍较差，内部控制的设计和标准不够清晰。该文分析了我国高校实验室资产管理存在的问题，针对我国高校实验室资产管理内部控制现状，从业务治理与环境优化层面对我国高校实验室的内部控制进行了研究。

实验室管理； 资产管理； 内部控制

为了调和满足教学和科研需要而不断扩大的实验室资产购置规模与相对紧缺的高校实验室建设经费之间的矛盾，如何提高实验室资产的管理效率、增加仪器设备的利用率，发挥实验室资产最大的功能，成为高校实验室资产管理部门内部控制中的一个重要课题。

1　高校实验室资产管理存在问题分析

1.1实验室资产管理意识淡薄

多数实验室只盼望每年学校及上级部门能给实验室建设投入更多的经费，一味追求实验设备的增加和资产份额的提升，实验室资产管理上出现“重投资、轻管理”的现象，对资产设备的管理不够重视，如不了解设备使用现状：在用、闲置、待报废、已报废等，导致设备作用不能得到充分发挥，资源难以共享，存在重复购置的情况。有的实验室购置设备前没有经过严格论证和调研，没有进行设备折旧和成本核算，导致一些设备提前淘汰，造成巨大资源浪费。

1.2管理技术及手段落后，权责不明晰

虽然高校都已通过计算机辅助管理实验室资产，但几乎都使用单机版的资产管理软件，且停留在登记和打印账和卡的初级使用阶段，资产管理信息共享平台没有建立起来，各使用部门的资产管理员无法通过独立账号登录资产管理系统，无法内部调度设备来扩大共享服务，制约了部门内各实验室设备的利用率。虽然多数高校都成立了专门管理固定资产的职能部门负责统一管理全校资产，但由于资产管理性质为二级管理，很多情况下账、卡、物的管理是分开的，使用部门负责卡和物的管理，资产管理职能部门只关心账上资产，往往认为只要资产账面正常就已达到管理的目的，对于卡和物疏于管理，容易造成权责不明确。

1.3流动资产管理重视度不够

随着高校改革深化推进，资产管理部门分分合合，部门职能不断变化，但资产管理制度的修订往往滞后，造成资产管理工作流程缺乏规范，没有规范和标准的约束，使用部门内部各实验室之间资产调拨中往往忽视办理资产转移及调拨手续；捐赠资产也属于高校实验室资产，但由于发票等单据不齐全，且接收捐赠资产的部门没能及时办理入账手续，导致物多于账，存在资产账面流失现象；高校人事调动中没有及时办理资产移交手续，甚至根本不办理资产移交接手续，造成高校实验室资产流失严重；报废和外调资产缺乏严格审核，账有物无现象也较为常见[1]。

1.4管理制度实施不好，忽视资产复核

资产管理体系不健全，管理制度得不到落实，容易导致资产管理混乱；由于资产管理职能部门没有及时完善资产管理制度，容易导致固定资产入账不及时，账物无法实时一致；保管和丢失赔偿制度名存实亡，有制度但不执行，资产丢失毫无追责意识；报废流程复杂，报废工作难以推进。高校资产管理职能部门对实验室资产价值认定缺乏折旧复核观念，实验室资产价值从入账到报废没有任何变化，由于实验室资产折旧是客观事实，实验室资产账也理应需要折旧复核，认定资产价值一成不变的做法容易导致高校固定资产的真实性大打折扣[2]。

2　优化高校实验室资产管理内部控制环境的必要性

2.1科学规划实验室结构形式的需要

目前，高校实验室资产管理的形式主要还是校院二级管理，但多侧重于院内教研室、课题组等以课程内容设置划分的分散式管理。此类实验室结构存在资产功能发挥不全、设备利用率低、实验室功能单一等弊端，究其原因就是其定位为自我服务型，过分追求小而全的发展。这与高等教育有限的资源条件矛盾极大，所以要促进实验室建设与学科发展、教育改革、科学研究之间相辅相成的局面，高校在实验室结构布局时就必须努力破除院系堡垒，构建实验室大平台，如学校集中投入的全校性的基础实验平台，由校、院两级共组多学科共享的实验教学中心，专款专项服务重点学科、重大科研的重点实验室。通过全校范围内科学、优化重组，实现有限资源合理配置和共享，稳步提高实验室资产利用率[3]。

2.2推进管理网络化，实现资产计划管理的需求

为了实现实验室资产管理快捷、便利的网上信息查询、网上使用预约、网上报损保修、网上采购审批等功能，高校应该努力建立资产网络化管理信息系统并融入校园网。对各级管理员设置相应权限，校级资产管理部门可以对全校资产集中管理和实时监控，院级资产管理员可以跨教研室、课题组了解全院实验室所有资产运行状况。实现校级或院级实验室资产相应的调度和配置，不断扩大全体或部分实验室资产共享的服务面，从而克服封闭管理、信息不畅给实验室资产利用率带来的影响。此外，实验室资产在购置、功能开发、使用服务过程中都要做论证及阶段性评估，根据学科发展和教学科研计划性地完成实验室资产的管理，实现全校经费的科学投资及实验室资产效益的充分发挥。

2.3完善激励和约束机制的需要

受传统资产管理思想影响，学校对资产的管理往往流于形式，只应付上级的监督和检查，资产管理的具体问题不能及时解决处理，尽量回避制度的执行，学校实验室资产管理内部控制制度频频失效。由于多数高校忽视实验室资产管理，人事编制上压缩实验室资产管理人员、实验室资产管理人员由兼职短期工代替，常见的现象是专职教师兼职实验室资产管理人员，而全职实验室资产管理人员寥寥，因而对实验室资产管理人员的专业技能、职业道德、待遇保障、业绩考核等方面很难形成一套完善的机制和制度。同时，学校领导和实验室资产管理人员有义务对不合理、不合法的业务采取“零容忍”的做法，从学校内部加强监督和约束职能。高校实验室资产管理只有得到及时的激励和约束，才能更好地将高校资产管理工作落到实处

2.4完善审批程序，强化授权控制的需要

高校实验室资产管理必须建立严格的资产处置业务授权及审批制度，明确审批人对资产处置业务的审批权限。校级、院系级、科室级资产管理层必须在授权范围内行使相应职权。对于一般的资产处置业务，如院系、教研室、实验室、科室间资产购置中配备标准的审批核实，资产使用后的验收入库，资产调拨、报损、丢失盘亏及赔偿等，应该承认国有资产管理部门的一般审批方式有利于强化部门负责人对资产业务处置的责任，集中资产管理，改变政出多门、多重标准的状况，对于提高业务效率有一定作用[4]。其次，当高校某项重大资产处置业务的数额超过校内国有资产管理部门领导的批准权限时，必须经由学校领导班子集体决策和审批，甚至必须上报教育主管部门和上级财政部门审批，严防挪用、贪污、转移、侵占国有资产的现象发生。如批量总额巨大的资产报废业务，超过10万元的报废权限只有上级财政部门才能审批。

3　高校实验室资产管理内部控制环境优化途径

3.1加强高校预算编制控制

预算管理是高校实验室资产管理内部控制发挥作用的一个关键方面，也是高校国有资产管理部门发挥作用的一个重要环节。面对较为紧张的高校办学经费投入，很多高校不得不采用拆东墙补西墙的方法编制财务预算。学校各项业务活动发生的所有资产变动都应囊括在学校编制的预算内，如购买、捐赠、报废、报损、遗失等，同时学校的年度财务预算应与教育主管部门和上级财政部门批准的部门预算在收支口径上保持一致[5]。所以高校职能部门应在全面了解全校实验室发展现状的基础上，不断调整实验室建设预算编制形式，提升预算编制的科学性。同时，在审核实验室建设预算编制的方法上，高校职能部门不能盲目上马项目，应建立健全专项资金项目论证会制度，克服论证片面性和个人包办的弊端，加强集体决策。其次，要对专项实施全过程开展必要的跟踪控制，努力避免重复购置、资源独享等浪费现象对学校和国家利益的损害，抑制院系堡垒和挪用侵吞等不正之风的蔓延。再者，要加强学校各部门的密切合作，实验室管理的职能部门应提高对各实验室项目执行的管理工作，及时公开实验室预算执行等财务信息，增强信息透明度，进一步完善民主监督的长效机制。最后，积极探索建立相应的风险评估制度，制定出科学、合理、可行的风险评估指标，尽量降低或消除各项风险对学校经费投资的不利影响。

3.2坚持动态化实时管理模式

高校应该勇于探索和积极筹备虚拟的资产管理中心，实时监控及统计全校仪器设备的信息，目的是为将基于网络化管理采集到的资产数据用于统计、分析和帮助学校科学决策，为职能部门编制预算、规划和建设做好参谋、调度。同时，高校实验室应该重视资产的动态管理，建立和保存实验室电子档案，对实验室资产进行合理分类和统筹管理，为学校实验室的规划和建设提供合理的数据支撑，如实验室固定资产、低值耐用品、实验耗材等信息统计和记录信息。其次，应该提升实验室资产管理技术水平，学习先进的管理理念，充分利用现代管理技术，开发适合学校实际发展状况的数字化校园系统，实现实验室资产信息网络化管理，如使用网络版的实验室资产管理软件并设置分类用户及权限，促使实验室资产管理从分散管理向远程和集中式管理转变，并进一步促进实验室资产信息公开化，提升仪器设备的利用率和共享率。再者，采用科学条形码、二维码技术，利用数据采集器为实验室资产管理人员对各种实验室数据进行采集和处理降低困难和提高工作效率，将实验室资产管理工作引导到科学化、规范化和制度化的发展轨道。最后，每年实验室资产的账物清查盘点也是必不可少的，要将校、院两级的自查规范化、常态化，保证实验室资产信息常变常新。

3.3健全实验室人事管理机制

高校组织及人事部门在编制实验室用人计划、建立实验室人员晋升标准及程序、制定实验室人员绩效评定及考核与奖惩制度等工作中，应该深入研究“实验室岗位人员胜任能力如何”、“实验室专/兼职人员规模是否适应高校实验室发展需求”等问题，因为选好、用好实验室管理人员是建设高水平实验室的基础，所以应该尽量确保实验室管理人员全职化、固定化。实验室资产管理人员的内控意识也必须提高，高校实验室管理职能部门要不断创新资产管理人员培训方式和加大培训力度，只有提高执行者的职业素养和法制观念，才能从源头杜绝或降低实验室资产管理中不合理、不合规甚至违法的行为，更要鼓励他们积极参与到内部控制制度的建立和完善中去，最大限度地发挥他们忠于职守的作用[6]。随着高校实验室资产规模的快速扩大及科技化水平的提升，实验室资产管理人员职业发展趋势也可能向复合型人才转变，他们的工作职能也必须由统计核算型向经营管理型跨越，因此，人事管理中应重视对他们的定期培训和终身学习规划，确保人、事齐头并进发展。执行者规范执行的自觉度更与他们的人格的诚信和道德品质的培养紧密关联，所以，要营造良好的实验室资产管理内部控制环境，离不开高校对全体教职员工德育教育的实施。

3.4维护内部审计的独立性和强制性

高校内部审计应具有强制性，首先，高校应合理设置内部审计组织，并保证内部审计部门的相对独立性，确保其审计行为的权威性，校内任何组织和个人不得凌驾于内部审计职能之上，因为内部审计属事前监督，更能够从根源上有效预防高校内腐败事件的发生，同时弥补了学校党委和纪委事后监督和处罚的缺陷。其次，高校必须明确内部审计部门的职责权限，规范内部审计的程序、方法和要求，并建立和完善内部审计制度，用于指导和规范各类内部控制活动，保障制度能够约束和监督各项活动及各类人员。对于强制审计和制

约领导干部违规干预内部审计的行为，学校领导更要倍加重视内部审计工作，大力支持、亲自过问、认真批阅并自觉服从和积极配合制度的管理。对实验室资产管理的内部审计的监督必须是全过程的，应该参与到实验室建设项目申请、可行性论证、项目决策、招标采购订合同、供货验收及实验室资产处置的各个环节(包括入库、调拨、报损、报废)，实施全方位监督。此外，高校内各部门之间要齐心协作，齐抓共管[7]。实验室管理职能部门和国有资产管理部门要及时通报实验室建设项目及实验室资产处置进度，方便审计部门及时监督，财务部门也应该向实验室管理职能部门和国有资产管理部门通报项目经费余额及资产账户变动情况，保证校内各部门资产信息的公开化和对称性。

References)

[1] 黄婧.高校实验室固定资产管理中存在的问题及对策[J].机械管理开发,2006(2)：155-156.

[2] 何勤.高职院校实验室固定资产管理存在的问题及对策[J].经济研究导刊，2013(14)：240-242.

[3] 邱均成,彭世金,肖薇.高校实验室设备利用率的研究与探讨[J].成都电子机械高等专科学校学报,2005(4)：57-60.

[4] 翟志华.改进高校内部会计控制的建议[J].生产力研究,2007(24)：143-145.

[5] 张天伟,曲红.高校财务管理内部控制浅析[J].财会通讯，2012(23)：88-89.

[6] 方芸,李建元.高校内部控制评价研究：模糊层次综合评价法的运用[J].财会通讯,2013(34)：40-42.

[7]郭业军,郭维菊,齐艾玲.加强高校基建财务内部控制和风险防范[J].会计之友，2011(28)：67-68.

Optimization of internal control environment in laboratory asset management of colleges and universities

Qin Feng1, Huang Shanbin1, Liao Anping2

(1. Equipment and Laboratory Management Department,Guangxi University for Nationalities,Nanning 530006, China；2. School of Chemistry and Chemical Engineering, Guangxi University for Nationalities, Nanning 530006, China)

With the development of market economy, the economic activity has progressively increased in departments of colleges and universities,and profound changes have taken place in the management mode,but internal control environment in laboratory asset management is generally poor, and the design and standard are not distinct enough.This article analyses the problems in laboratory asset management of Chinese colleges and universities. Aiming at the present situation of internal control environment in laboratory asset management of Chinese colleges and universities, this article also discusses the internal control environment in laboratories of Chinese colleges and universities from the aspects of the business governance and the optimization of environment.

laboratory management; asset management; internal control

DOI：10.16791/j.cnki.sjg.2016.01.069

2015- 06- 03

广西高校人才小高地建设创新团队资助项目(桂教人[2011]47号)；广西高等学校特色专业及课程一体化建设项目(GXTSZY008)

覃冯(1982—)，男(壮族)，广西宜州，工程师，广西民族大学设备实验管理处实验室管理科科长，硕士，从事实验室建设与管理研究

E-mail：qinfengxiren@126.com

廖安平(1964—)，男，广西兴安，教授，广西民族大学党委组织部部长，从事党政及生物化工教学研究工作.

E-mail：gxanping@sina.com

G482

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1002-4956(2016)1- 0257- 04