规范高校实验材料管理的探索

王晓华, 张国龙， 李卫宏

(1. 北京工商大学 国有资产管理处， 北京　100048; 2. 北京工商大学 审计处， 北京　100048)



资产管理

规范高校实验材料管理的探索

王晓华1, 张国龙2， 李卫宏1

(1. 北京工商大学 国有资产管理处， 北京100048; 2. 北京工商大学 审计处， 北京100048)

实验材料具有种类繁多、规格划分细碎、单品价值低廉等特点，且不计入固定资产账，以往未能引起高校的重视。随着国家对高校科研的重视和实验教学改革的深化，高校的教学、科研实验经费投入大幅增加，实验材料的需求量也越来越多，但当前高校实验材料管理普遍仍比较松散，问题也比较突出。通过对一些高校在实验材料管理方面成功做法的研究，结合高校实验材料管理改革实践，提出规范实验材料采购与管理的思路，为高校规范实验材料管理提供借鉴和参考。

实验材料; 内控管理; 信息化平台

实验材料是指在高校实验室开展教学、科研实验过程中，配合实验仪器设备进行过程分析、辅助操作的材料。随着国家对高校科研的重视和实验教学改革的深化，高校的教学、科研实验经费投入大幅增加，实验材料的需求量也越来越多，但高校实验材料管理由于诸多原因滞后较多，存在问题比较突出。因此，加快实现实验材料规范化管理，已成为高校管理工作中亟待解决的重要课题。

1　高校实验材料管理现状

1.1实验材料采购缺乏规范管理

相对于高校仪器设备及家具的采购，实验材料具有种类繁多、规格划分细碎、单品价值低廉、使用周期短、单次采购量少、采购频次高等特点，并且不计入固定资产账，不属于上级单位检查的重点，因此大多数高校未将实验材料的采购纳入统一规范管理，主要采取项目由实验教师自行采购的方式。目前，高校实验材料采购存在的主要问题是随意性大[1]，程序不规范，所购实验材料性价比不高，供应商资质良莠不齐，管理部门监管困难，导致挪用、套取实验材料采购经费等现象时有发生，已成为廉政风险防范的一个领域。

1.2实验材料使用缺乏规范管理

实验材料作为实验过程中的易耗品，在实验过程中不断使用、消耗，形态、数量等都可能发生改变，加之实验室人员思想上不重视，登记制度大多流于形式，实验材料使用情况难以做到可追溯查询，管理部门难以有效监管。同时由于实验材料种类繁杂，特性各异，存放条件虽都有具体规定，但受客观条件限制、缺乏安全教育培训[2-3]、人员安全意识不强等原因，多数实验室实验材料存储不符合规范，存在安全隐患。

1.3实验材料处置缺乏规范管理

实验材料在消耗过程中会产生废气、废液、废渣、废物等废弃物，其中很多是有毒、有害物质，若不按规定进行环保处置，则可能对大气、水源和土壤造成污染，破坏生态环境，影响人体健康[4]。加之实验材料处置费用较高，部分教师、学生环保意识薄弱[5]，随意私自处置实验材料废弃物的现象在各高校都不同程度存在。

2　高校规范实验材料管理的实践

虽然许多高校在实验材料管理方面都存在较多问题，但一些高校在规范实验材料采购和使用方面也做了有益的探索与实践，并取得较好效果。

2.1依托信息化系统平台的采购管理

参照互联网电商的运营模式构建信息化系统平台，除剧毒品、易制毒品、易制爆品、放射性品等国家有专门采购要求的危险化学品[6]外，普通实验材料均纳入该系统平台采购。该系统平台包含2个基础信息库：一是供应商信息库，其中分厂商与代理经销商两大类，凡纳入信息库的供应商要求具备相应的生产或经营资质[7]，有较为成熟的服务标准及较丰富的经营业绩，市场信誉度较好等；二是实验材料信息库，其中包含供应商信息库中商家能够提供的实验材料的名称、型号、价格等详细信息。实验室人员只要登录该平台，即可根据需要检索所需的实验材料或供应商，全面了解同类、同规格材料在不同供应商的所有报价、服务及优惠情况，进行充分比对，从而实现采购材料的性价比最优。同时采购过程更加便捷，节省了市场调研询价时间，在系统平台里即可完成采购、下单，足不出户静等送货上门。

2.2传统库房管理运行模式

这种库房管理模式主要是由学校有关管理部门统一集中管理，即学校设置专门的实验材料库房，由有关管理部门根据各学院报送的实验材料需求，统一采购下单、验收、分发，并根据使用情况，对一些需求量较大的材料进行预先存货。这种模式需要有专门的场所，并具备实验材料分类存放的相关环境要求；需要专门的库房管理人员，并具备一定的实验材料专业知识，熟悉实验材料的存储要求；需要对库房管理人员进行定期培训和考核，以确保库房实验材料管理的安全、到位；需要进行定期盘库，保证账物相符，实验材料常用常新等。这种库房管理模式需要投入的各类成本较大，适用于实验材料种类、数量相对较少的院校，需要避免的最大问题是库存积压。

2.3“零库存”管理运行模式

“零库存”的管理运行模式主要是依托信息化系统平台，通过在平台内的供应商处采购实验材料，将采购的产品信息包括品类、规格、价格、数量、送货时间、地点等适当公开，在教师和供应商之间搭建便捷顺畅的联系通道[8]，确保所需实验材料适时供应，实际上是将学校的实体库转移到供应商处，从而实现了实验材料在学校内的“零库存”。这种模式相对机动灵活，不受时间、地域的限制，免去了繁琐的审批环节，提高了工作效率，既有利于教师货比三家，实现充分竞争，保证采购物品的常用常新，又能控制送货进度，做到心中有数，还有助于供应商整合信息，合理规划安排，同时为学校节约了大量的人力、场地及管理成本，实现效益最大化[9]。但这种管理模式不利于对所购实验材料验收，管理部门对实验材料是否如实、及时到货不能实时监管。

3　规范实验材料采购与管理的思考

3.1完善内部控制制度，确立管理运行机制

实验材料采购与管理的规范化，需要完善的内部控制制度和相应的运行机制做保障。明确对实验材料统一管理是归口职能部门的职责，既不能插手过多，一统就死，也不能听之任之，一松就乱，要明确学校、学院和实验室各自适度的管理权限。这里的“统一管理”主要是制定明确的规定要求、规范的操作流程、具体的实施步骤。根据实验材料的特殊性，有针对性地制定实验材料的采购、分级分类管理、信息化系统平台使用、供应商管理、废弃物处置等内控制度，确保制度间的衔接与完整，实现实验材料管理的规范化。

3.2建立实验材料信息化采购平台

3.2.1做好供应商数据库与实验材料数据库的建设

(1) 由各学院实验室教师推荐有过合作基础的供应商信息，归口职能部门利用工商管理局网站上的“企业信用信息查询”，对供应商生产经营业务范围进行资质审核，向通过审核的供应商发出邀请，纳入平台供应商数据库。

(2) 向纳入平台的供应商征集其所生产或代理经销的实验材料信息，明确品牌、规格、价格、优惠政策、存货、发货条件、服务等内容，分成大类充实实验材料数据库。

(3) 两个数据库信息可全面共享，并能够根据运行情况进行随时调整，以确保信息实时动态，实现充分有效竞争。

3.2.2建立实验材料分级分类管理标准体系

按照实验材料的特性及国家相关标准，对实验材料实行分级分类管理。按类别可分为化学品、玻璃器皿、电子元器件及其他等；化学品按危险性级别可分为剧毒化学品、易制毒化学品、易制爆化学品、放射性化学品及普通化学品等，2009年6月国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布《化学品分类和危险性公示通则》[10]，主要是针对具有危险性的化学品的类别及危险级别进行了明确公示。结合高校当前实际，应严格化学品分级分类，并建立申报、审批、采购、验收、使用和回收等管理体系，体系中根据各类实验材料的特性和类别做出相应风险评估，并针对评估情况按级别类别设立使用须知、培训要求、准入条件、标识标牌、防护要求和应急处理等标准，确保实验材料采购使用安全规范。

3.3规范实验材料使用管理

实验材料的使用管理主要包括验收、使用和存放3个方面。

(1) 验收。由实验室建立实验材料台账，台账根据平台采购订单自动生成，实验室人员应持采购订单进行验收，并做好记录留存备查,验收后即可持单进行报销。

(2) 使用。实验室根据采购台账开展实验教学和科研任务，对损耗情况应如实进行记录，以便做到心中有数，同时为今后相关数据统计积累资料。

(3) 存放。对到货验收的实验材料要进行分类存放，根据实验材料的基本性能以及对环境条件、人体健康的影响[11]等进行隔离存储，杜绝交叉污染。同时做好标志和记录，确保常用常新，避免过期浪费。

3.4严格实验材料废弃物收集和回收处理

(1) 加强对各类实验人员的安全教育与培训[12]，杜绝随意丢弃、倾倒实验产生的各类废液、废气、废物等行为。

(2) 明确各类人员责任，对产生的废液、废物、废气等进行分类回收、储存、登记、造表，集中存放在学校统一的废弃物处置库，待积累到一定数量，再统一报废处置。

(3) 明确对外联系的管理部门责任，严格按照环境保护部的要求，全部交由通过相关资质认定的专业环保处置公司进行回收处置，以确保实验废弃物得到规范、无害化的处置。

4　结语

随着教学科研的发展，高校实验材料的需求量不但种类增多、数量加大，有许多实验材料的价格也猛涨，如有些化学材料或大型仪器专用的测试晶体材料，每1 g由几十元上涨到几百元。因此，高校实验材料的费用迅速加大，特别是一些规模大的高校，每年材料费是一项巨大的开支。由于过去学校对实验材料的管理不够重视，管理不严格、不规范，造成很大浪费，也成为不法分子虎视眈眈的领域。

在新的形势下，高校实验室与资产管理部门，对实验材料的管理不能掉以轻心。要加强实验材料的管理，不断建立和健全实验材料的管理制度体系，规范管理流程，严格采购程序；要建立实验材料信息管理系统，实行科学管理；要建立实验材料管理的激励机制，落实责任制，对优秀的管理人员要给予表彰奖励，把高校实验材料的管理提高到一个新水平。

References)

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[4] 张键，周骥平，周俊，等.高校实验室废液处置体系的初步建构[J].实验技术与管理，2014,31(8)：232-235.

[5] 童星，徐加英.广岛大学实验室运行与安全管理经验及启示[J].实验室研究与探索，2015,34(5)：282-284.

[6] 庄众，赵军，路贵斌.高校危险化学品的安全管理实践与探讨[J].实验技术与管理，2014,31(8)：229-231.

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[10] 张少岩，崔海容，杨一，等.GB13690—2009.化学品分类和危险性公示通则[S].北京:中国标准出版社,2009.

[11] 梁建国，于燕梅.高校化工实验室安全环境建设的探索与思考[J].实验技术与管理，2014,31(10)：229-231.

[12] 刘春柱.高校实验室安全现状与管理对策[J].实验室科学，2006,8(4)：89-92.

Exploration on standard management of experimental materials in colleges and universities

Wang Xiaohua1, Zhang Guolong2, Li Weihong1

(1. Department of State-owned Assets Management, Beijing Technology and Business University, Beijing 100048,China; 2. Auditing Department, Beijing Technology and Business University, Beijing 100048,China)

Experimental materials with features of variety, complex specifications, low value, etc., are not included in the permanent assets, failed to attract attention of colleges and universities. With the country more and more paying attention to colleges and universities research and deepening of the experimental teaching reform, the colleges and universities teaching funding and research funding are greatly increased, and the demand of the experimental materials is more and more, but the current management of experimental materials in colleges and universities is generally loose, and the problem is very serious. Through some successful practices of colleges and universities in the management of experimental materials, combining the experimental materials management reform practice in colleges and universities, this article puts forward the ideas of standardization procurement and management of experimental materials, to provide the reference for the standard management of experimental materials.

experimental material; internal control management; informationization platform

DOI：10.16791/j.cnki.sjg.2016.01.067

2015- 07- 20修改日期：2015- 08- 12

王晓华(1970—)，女，湖南常德，硕士，副研究员，北京工商大学国有资产管理处处长，主要从事教育管理、采购管理和资产管理工作.

E-mail：wangxh@btbu.edu.cn

G647

B

1002-4956(2016)1- 0250- 03