高校材料、低值品和易耗品管理的有益探索

彭绍春, 张继霞, 刘　琦, 高培峰

(北京理工大学 实验室与设备管理处, 北京　100081)



高校材料、低值品和易耗品管理的有益探索

彭绍春, 张继霞, 刘琦, 高培峰

(北京理工大学 实验室与设备管理处, 北京100081)

作为流动资产,材料、低值品和易耗品具有与固定资产截然不同的诸多特点,为其有效管理带来巨大难度,在管理意识和理念、管理模式、管理人员素质等方面存在诸多问题。北京理工大学以信息化管理平台为基础,结合专人管理、特殊物品特殊管理等优化措施,提升了材料、易耗品和低值耐用品的管理水平。

材料； 低值品； 易耗品； 特殊管理

近年来,随着我国高等教育的发展和科研经费的不断增长,资产管理在整个高校管理体系中的重要性日益提升。材料、低值品和易耗品(以下简称低值易耗品)作为高校资产的重要组成部分,是高校开展各项活动的重要物质基础,因而低值易耗品的管理成为了高校资产管理的重要一环[1]。

在高校中,低值易耗品是指教学、科研、生产、基本建设和行政等各方面使用的不属于固定资产的物资[2],具有种类多、数量大、来源广、流动性强、使用周期短、价格差异显著等特点[3-5],为其有效管理带来诸多难题,已成为高校资产管理中的难点所在。我校以信息化管理平台为基础,转变管理理念,减少管理漏洞,不断提升低值易耗品的管理水平。

1　低值易耗品管理中存在的问题

1.1管理意识淡薄,重视程度不够

低值易耗品大多价值较低,容易使人形成“低值易耗品在总资产中占比例很小”的认知,故在高校中,“重固定资产,轻低值易耗”的管理思维普遍存在[6]。相对于比较完善的固定资产管理体系,低值易耗品的管理大多处于“无组织”状态,其重要性尚未引起足够重视。

实际上,低值易耗品在学校总资产中所占比例相当大,有的实验项目购买低值易耗品的支出要高于购买仪器设备的支出。低值易耗品也并非都“低值”,如用于生命科学研究的某些蛋白质类试剂,每毫克的价值动辄数千元甚至数万元,超出一般的仪器设备支出。

1.2管理模式落后,全程管理体系缺失

低值易耗品的固有特点决定了其管理难度较大,而完善的管理制度和现代化、信息化管理手段的缺失则进一步加大了管理难度。目前高校中普遍采用“自行购置,自主管理”的管理模式,即低值易耗品的采购、领用、处置等完全由各个实验室或课题组自主决定,在这个过程中存在着诸多管理漏洞[7]。

采购方面,常根据使用者的需求随时购买,很难统筹考虑和制定科学的采购计划。经费卡管理者多关注经费总量和经费执行进度,忽视对具体采购物品的种类、数量、单价、来源等进行审核,导致采购来的产品常因为质量良莠不齐或供货周期无保证而影响正常使用[8]。同时,各实验室或课题组在采购低值易耗品时往往追求内部“小而全”,不少物品因购买数量大、使用数量少而被长期搁置,造成了经费浪费。领用方面,低值易耗品被领用时很难详尽地登记,被领用物品的使用由领用者自行把握,使用情况不易统计,存在不同程度的因浪费或私人挪用导致的资产流失[9]。处置方面,低值易耗品的报废无需报批,也不进行残值回收,在实际操作中具有较大的随意性[10]。为了减少上述管理漏洞,需要引入更加科学、高效的管理手段。

1.3管理人员素质有待提高

目前,针对低值易耗品的管理,多数高校或实验室、课题组中并没有安排专门且专业的管理人员,大多是实验室管理员或财务人员兼任,或者聘用临时人员。低值易耗品的管理任务重、工作量大,而且对管理人员的专业性要求很高。实验室管理员或财务人员往往在专业性上达不到要求,临时聘用人员则往往因待遇低而失去工作积极性,再加上缺乏必要的监督,低值易耗品管理的混乱也就成为必然现象[11]。因此,设置责任心强的专门管理人员,是加强低值易耗品管理的重要措施。

2　提升低值易耗品管理水平的积极探索

针对上述低值易耗品管理中存在的问题,我校制定了一系列改进措施,树立科学管理的思想意识,提高重视程度,构筑信息化的管理平台并设置专人管理,在实践中取得了一定的成效。

2.1构建电子管理平台,实现信息化管理

建立基于互联网的信息化管理系统是实现现代化、规范化管理的重要途径[12]。我校建立了低值易耗品管理系统,对全校范围内分散采购的低值易耗品进行集中验收入库[13]。利用该系统,全校教职工可以在校园网覆盖的任意地点实现低值易耗品的登记、查询、统计和验收单打印等操作,管理部门和人员也可以方便地完成低值易耗品审核入库、数据统计等工作。

低值易耗品管理系统提供实时查询和统计功能,各类低值易耗品的账目明细,包括物品名称、数量、金额、类别、领用部门、发票号码、负责人、经手人和信息录入人等全方面的信息可方便获得。用户可查看以往所有的购置记录,做到心中有数、合理规划,避免不必要的重复购置。管理系统中所有填报信息均通过网络流转,省去了手工填写验收单、当面审核盖章等费工费时的程序,有效缩短了业务办理时间,也降低了人为操作的错误率。填报信息的审核结果可以在第一时间通过短信的方式告知用户,方便用户与管理部门之间的及时沟通交流。信息化管理系统的引入提高了低值易耗品管理工作的规范程度,使得低值易耗品的管理更加便捷和高效。

2.2设置专人管理,强化管理责任

管理人员是低值易耗品管理体系的重要组成部分,也是一个信息化管理系统高效稳定运转的重要保障。我校为低值易耗品管理系统设置了专门管理人员,通过包括管理系统操作和相关政策法规学习在内的严格岗前培训,保证其胜任管理系统日常维护、审核用户申请、解答用户疑问等本职工作。

通过设置专门的低值易耗品管理人员,帮助全校教职工在较短时间内摆脱了以往手工填写验收单的模式,适应并掌握了信息化管理系统的操作流程。用户提交的申请能够及时得到审核和反馈,从而提升了新型管理模式的认可度。除此之外,低值易耗品管理人员还掌握有固定资产管理的相关知识,从而防止将满足固定资产标准的仪器设备误纳入低值易耗品管理,避免固定资产流失。

2.3特殊物品特殊管理,严堵管理漏洞

在名目繁多的低值易耗品中,有一些物品具有特殊性,包括受管制化学品(低闪点试剂、剧毒化学品、爆炸品、易制爆化学品和易制毒化学品)、燃油、劳保用品和某些易损毁仪器设备等。这些物品要么具有危险性,要么在财务管理上有别于其他低值易耗品,故需要采取特殊的管理方式。

对于受管制化学品和燃油,均严格按照公安部门、学校关于危险化学品管理和安全生产的相关规定来规范其采购、运输、储藏、领用和处置等流程,杜绝安全隐患。对于特殊劳保用品,申请人需向学校环保技安管理部门提交物品的正规来源证明,以确保账实相符。易损毁仪器设备是指用于某些破坏性试验(如爆炸、高温、高压、接触强酸强碱等),试验结束后即损毁的仪器设备,如某些类型的传感器等。这类仪器设备尽管从分类和价值上符合仪器设备的标准,但其使用寿命远不足一年,因此只要有相应的预算证明,即可参照低值易耗品的标准进行管理。

2.4及时收集反馈意见,不断提升管理水平

新的信息化管理平台和管理理念,必然会经历一个不断完善的过程。通过管理人员的定期检查和用户的反馈意见,及时发现并修复管理系统和管理流程的缺陷。例如管理系统对某些浏览器不兼容、普通用户权限设置不合理等问题,我们积极与开发公司沟通,及时更新和完善功能、修补漏洞。

3　结语

低值易耗品作为高校资产的重要组成部分,是教学、科研等活动中不可或缺的重要物资。低值易耗品的管理是一项重要而复杂的工作,形成科学、高效的管理体系需要长期的实践与探索。管理理念的转变和信息化管理平台的搭建是一个良好开端,但还有诸多问题亟待解决,包括校级管理制度的制定、低值易耗品采购库的建立、学校—学院—实验室三级管理体系的完善等。我校通过信息化管理平台建设,同时转变管理理念,优化管理流程,初步规范了低值易耗品的管理。经过一年多的实际应用,已取得良好效果,低值易耗品管理的工作效率和管理服务水平明显提高,为进一步优化和形成科学、高效的管理体系打下了良好的基础。

References)

[1] 王晓杰, 郝伟, 丛蕾. 规范高校科研低值易耗品的采购与管理 [J]. 实验技术与管理, 2014, 31(11): 255-257.

[2] 秦昌明, 周毅. 高校实验材料及低值易耗品的信息化管理 [J]. 实验室科学, 2010, 13(2): 170-171.

[3] 王晓勇. 浅议加强高校实验室低值易耗品管理 [J]. 科技信息, 2010(25): 572, 538.

[4] 张旭, 王益民, 马文权, 等. 高校实验教学用低值易耗品管理与采购的探索 [J]. 实验室科学, 2010, 13(3): 171-173.

[5] 朱其顺. 高校生物实验室低值物品的管理与探索 [J]. 实验科学与技术, 2013, 11(2): 159-162.

[6] 周靖. 实验室低值易耗品综合管理系统设计与分析 [J]. 实验科学与技术, 2012, 10(4): 61-63, 144.

[7] 赵小虎. 浅论高校低值易耗品的采购与管理 [J]. 中国现代教育装备, 2009(15): 13-15.

[8] 黄善斌, 覃勇军, 胡忠, 等. 高校实验室低值耗材管理模式的改革 [J]. 实验室研究与探索, 2013, 32(11): 229-231, 250.

[9] 叶剑新, 杨建平, 韩阜益. 低值易耗品管理存在问题及建议 [J]. 实验室研究与探索, 2013, 32(10): 477-479.

[10] 杨秀霖, 林东红, 陈敏, 等. 节约型校园理念下高校实验室低值易耗品管理 [J]. 福建医科大学学报:社会科学版, 2014, 15(2): 42-44.

[11] 杨毅萍. 谈高校化学实验室低值易耗品的管理 [J]. 太原师范学院学报:自然科学版,2007,6(4): 96-98.

[12] 吴兵, 王喆. 低值易耗品的超市化和信息化管理模式探索 [J]. 实验技术与管理, 2012, 29(7): 205-208.

[13]刘琦, 张继霞, 兰山, 等. 材料、易耗品与低值耐用品信息化管理与实践 [J]. 实验技术与管理, 2015, 32(3): 250-251, 254.

Beneficialexploration of materials, low-value durables and consumable management in colleges and universities

Peng Shaochun, Zhang Jixia, Liu Qi, Gao Peifeng

(Laboratory & Equipment Management Department, Beijing Institute of technology, Beijing 100081, China)

As current assets, the materials, low-value durables and consumable have many characteristics different from fixed assets, which bring great difficulty to their effective management. There are many problems in the management consciousness and concept,the management mode and the quality of management personnel. Based on the informationization management platform, combining a series of optimized management measures such as dedicated personnel management and special management for special articles, this paper improves the management level of materials, consumable and low-value durables.

materials; low-value durables; consumable; special management

10.16791/j.cnki.sjg.2016.03.069

2015- 10- 14修改日期:2015- 11- 12

彭绍春(1966—),男,北京,学士,工程师,主要从事实验室与设备管理

E-mail:sscpsc@bit.edu.cn

高培峰(1987—),男,山东青岛,硕士,研究实习员,主要从事实验室与设备管理.

E-mail:sscgpf@bit.edu.cn

G647

B

1002-4956(2016)3- 0272- 02