山西历史有震记录图纸档案整理中存在的问题与对策

张正霞

(1.山西省地震局，山西　太原　030021；2.太原大陆裂谷动力学国家野外科学观测研究站，山西　太原　030025)



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山西历史有震记录图纸档案整理中存在的问题与对策

张正霞1，2

(1.山西省地震局，山西太原030021；2.太原大陆裂谷动力学国家野外科学观测研究站，山西太原030025)

为加强山西测震历史记录图纸档案管理、保护测震第一手原始记录资料，历史记录测震图纸档案的管理工作具有重要意义。本文以有测震记录的山西测震台网、大同中心地震台、太原基准地震台与临汾中心地震台的图纸整理归档为例，介绍整理过程中的具体做法与经验，并针对归档中出现的问题提出指导性意见。

图纸；管理；对策

0　引言

山西地震工作最早始于1952年崞县5.5级地震现场考察设立的流动地震台。1953年底至1954年初，中国科学院地球物理研究所在太原、大同、临汾先后建立3个地震台站，负责有关地震活动的监测工作。1968年建立山西省地震局，具体管理地震科研业务工作。1969年出现测震观测手段的记录图纸后，至今已积累大量珍贵的地震记录图纸，为地震分析预报提供了良好的基础保障。为加强对图纸的管理和应用，保障原始记录图纸的安全，使其充分发挥有效作用，更好地为地震监测预报、科研工作服务，山西省地震局综合档案室指导3个台站开展有震图纸整理与归档工作，并进行总结，针对整理中出现的具体问题为今后测震图纸档案管理提供借鉴。

1　基本情况

自1969年产生测震记录图纸至今，地震观测发展经历了地震监测台站、遥测地震台网到强震动观测的变迁，保存了DD-1、DK-1、64型、65型、768型、763型、513型、维开克、473型、573型多种仪器记录到的远震、近震及爆破资料。2年多来，大同中心地震台、临汾中心地震台、太原基准地震台和山西测震台网的工作人员利用工作之余对保存的记录资料进行整理归档，共整理有震图纸3 005卷163 213张，设保管期限为永久。其中，山西台网测震图纸1969年至2005年共有有震图纸1 942卷107 959张；大同中心地震台1988年至2001年共形成有震图纸356卷14 093张；太原基准地震台1971年至2006年共整理出有震图纸458卷26 759张；临汾中心地震台1979年至2005年共整理有震图纸249卷14 402张。

2　经验做法

山西省地震局分管领导从尊重历史、保护档案及促进防震减灾工作发展的思路出发，于2014年5月以来多次组织办公室、监测预报处、监测信息中心与太原台相关人员召开会议，共同商定图纸整理、移交及保管的具体工作。山西省地震局办公室于2014年5月15日发文(晋震办[2014]9号)，对有震与无震图纸规定明确的筛选条件，并对如何立卷归档提出具体要求。综合档案室通过电话指导大同台、临汾台在整理图纸中遇到的问题并对其做出解答。2015年7月22日，综合档案室派专人赴太原台现场指导图纸整理工作，协助整理人员解决图纸归档过程中的困扰。

(1) 区分有震无震，科学整理图纸。

此次图纸整理方案中明确提出将图纸在整理前分出有震与无震，明确其整理排列方法是以时间为基准，辅之观测仪器型号。

(2) 完善标签内容，有序排列图纸。

图纸标签便于使用者快速了解档案归档类别、起止时间、卷内图纸张数、所属台站及档案管理等基本属性。整理中，台站人员在标签备注栏内注明观测仪器型号，方便科研人员分析比较不同观测仪器在同一地震中的记录差异，进而提供科学有力的地震分析依据。

(3) 关注移交目录，反映图纸详情。

图纸移交目录便于综合档案室对图纸进行控制与管理，内容包括：档号、案卷题名、材料起止时间、件数或页数、归档单位、保管期限、备注7项。台站人员可从产出的目录了解图纸的宏观情况，通过案卷题名、起止时间追踪档号就能够查到所需图纸。

3　存在的问题

(1) 原始图纸保管不当。

个别台站在早期处理完图纸后混放，导致整理过程中发现图纸的波形记录日期、仪器型号不符等问题，给图纸整理带来不便；当时台站的保管环境较差，部分图纸出现发霉、地震记录迹象模糊；由于观测人员对地震记录图纸未及时进行有效分析，导致此次图纸整理无法对其进行分类归整。

(2) 图纸单盒超出规定容量。

综合档案室在对图纸装盒检查中发现，有的装盒超出规定数量(60张)的情形，给今后档案室的保管与利用带来不便。

(3) 图纸标签填写不规范。

个别台站在图纸标签上随意涂改、做标记，不仅影响美观，而且影响今后的查阅。

4　对今后测震记录图纸档案的管理对策

4.1制定相应的图纸库房管理制度

根据2014年综合档案室编制的《档案工作实用手册》中档案管理规范制定的图纸库房的保管、利用、保密制度，要特别制定图纸档案借阅登记制度，建立健全登记借阅手续。实现图纸进出、存取登记准确，借出使用后的图纸要及时归还库房。按季度分类统计图纸档案的利用情况，严格执行图纸进出库房登记制度，随时追踪图纸动态变化。

4.2加强对图纸库房的管理

库房管理对保存图纸档案至关重要。要切实做好图纸库房“十防”措施(防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防尘、防鼠、防有害气体)，控制库房温湿度，严格做到库房“八不准”。即不准在图纸档案库房吸烟；不准在库房使用电炉、取暖器；不准擅自拉接电线；不准带无关人员进入库房；不准将档案带出库房；不准在消防通道上堆放物品；不准在库房堆放易燃易爆物品；不准擅自移动消防设施设备。

4.3重新组卷装盒不合格图纸

综合档案室人员对移交图纸进行检查核对时发现，单卷装盒超出规定数量(60张)的，会对其摆放拿取造成不便。因此，对不符合卷盒规定的图纸重新组卷，在图纸小标签上编制统一的案卷流水号，使每盒图纸从外到内井然有序。

4.4图纸按台站区域类别分类摆放

在图纸档案存放时，要按照既定的分类方案(按台站、年度划分区域)全面系统地反应地震记录图纸观测手段类目设置的具体顺序。在图纸库房内应设置图纸档案存放位置索引(即图纸库房平面示意图)，档案柜一侧制作统一反映存放图纸内容的标牌(即内容指引卡)。架内图纸盒排列要整齐规范、科学合理，方便检索使用。

4.5根据所藏图纸内容编制检索工具

在编制检索工具时，除要体现每盒图纸的顺序号外，还需有体现盒内观测手段特点的条件。特别在编制图纸档案总目录时，应考虑体现图纸的存放位置，便于图纸统一化管理，快速有效地调取图纸原件。

4.6定期开展图纸档案检查

对于库房图纸定期进行检查，可每半年检查一次图纸数量是否准确、有无遗失、图纸的受损情况和数量，及时发现需要整改的问题，填写检查记录，采用专业技术措施对已损坏的图纸档案进行修复、复制，最大限度地减少图纸的损失，延长图纸档案的保存使用期限。

5　结语

目前，临汾台、太原台的有震图纸档案整理已全部结束，所有图纸已全部移交综合档案室图纸库房统一集中管理。由于库容问题，大同台的有震图纸暂存于太原台库房。此次图纸整理工作，不仅为地震科研人员的检索使用提供更便捷的服务，也为下一步图纸档案数字化转换奠定基础。

Problems and Countermeasures in Paper Archive Arrangement of Historical Earthquakes Records in Shanxi

ZHANG Zheng-xia1,2

(1.Earthquake Administration of Shanxi Province, Taiyuan, Shanxi 030021, China;2.State Key Observatory of Shanxi Rift System, Taiyuan, Shanxi 030025, China)

Strengthening the paper archive management of historical earthquakes in Shanxi and protecting the precious original record data have great significance. Taking Shanxi Seismic Network, Datong Central Seismological Station, Taiyuan Referential Seismological Station and Linfen Central Seismological Station for examples, the concrete practice and experience of paper archive arrangement are introduced. And the guiding opinions on the problems in the process of filing are putting forward.

Drawing; Management; Countermeasure

1000-6265(2016)03-0047-02

2016-04-19

张正霞(1975—)，女，山西省五台县人。2000年毕业于中共中央党校省直分校，馆员。

P315.99

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