二维码在档案信息化中的应用

朱艳

【摘要】档案资源种类繁多、层次复杂，因此利用二维码对档案资源进行合理的管理，可以促进档案资源的有效开发利用。本文着重于总结二维码在档案管理中的实际应用情况，以便于广大檔案管理员借鉴二维码的档案管理技术，提升档案管理的效率。

【关键词】二维码；档案管理；开发利用

二维码的出现成为了应用甚广的信息传播媒介，并逐步运用于档案管理工作中，具有方便实用的应用价值，可以促进档案资源的开发利用。档案资源种类繁多、层次复杂，因此利用二维码对档案资源进行合理的管理，可以促进档案资源的有效开发利用。本文着重于总结二维码在档案管理中的实际应用情况，以便于广大档案管理员借鉴二维码的档案管理技术，提升档案管理的效率。

一、二维码在档案信息化中的应用价值

（一）提供了一种新的信息传播方式。以往研究发现，在中国大陆地区有66%的居民使用智能手机，普及率位于世界第二位，到2014年为止，我国通过手机上网的人数约为5亿，占总体网名人数的80%以上。手机是大家使用较多的传播媒介，具有便携性、方便性等优势，手机用户可以在手机上搜索自己需要的信息，手机已经成为信息传播扩散的主要媒介，因此二维码对于档案管理信息化的过程有着重要作用。由于二维码具有多重优势，例如其编码覆盖面广，信息容量大，使用成本低廉，保密性较好，因此二维码在手机移动端的使用非常普遍，是人们普遍能够接受的信息传播媒介，在档案管理信息化的过程中可以避免传统档案管理方式的不足，扩大信息传播的范围，有利于满足新时期对于档案管理效率高、速度快的新要求。

（二）二维码能应用于管理各类资源档案。随着科技的发展，档案管理也出现诸多分支。依据信息记录的方法可细化为文字、图像、声音档案；依据档案的内容可细化为法律、行政、军事、经济、宗教、艺术档案等。不同的档案有着不同的使用特点和管理方法，但它们都可以通过二维码把档案信息的图像、文字、指纹、签名等信息进行数字化编码，以条码的形式展现与保存。此外，当二维码信息在遇到缺损、穿孔等局部信息破坏问题时，在缺损达到50%的面积时仍然能够读取二维码的全部信息。不同档案二维码的使用要注意区别对待，例如军事档案二维码信息只能小范围公开，并进行加密。

（三）促进档案资源的开发利用。二维码技术有十分简便的特性，因此在应用与档案管理工作时，有利于提高档案管理的效率。为了提高档案资源的使用率，首先要做好档案资源的宣传工作。在档案管理中，由于部分档案资源开放不合时宜，对大众所真正需要的档案资源知之甚少，因此让大部门档案资源处于闲置状态，在二维码的使用普及过程中，信息扩散变得更为容易，并且具有互动性的特征，可以提供给档案管理人员有用的信息反馈，对公众的需要及时给予总结，从而提高档案资源提供的准确率与使用率。

二、二维码在档案信息化过程中的使用

（一）档案整理阶段。要把档案资料、档案检索系统与档案室藏进行紧密结合，就需要使用与传统的档案一维码不同的标签，这种标签可以被电脑系统进行识别，除了简单携带档案资料本身的信息还可以标注出档案的空间位置。档案资料在入库整理的时候，会把档案的多层信息用二维码标注并贴在档案封面上，因此之后在查询档案的时候，只需要把档案封面的二维码进行扫描就可以读取档案信息的空间位置、基本信息等。此外，二维码技术还可以对图像、文字、指纹等技术进行数字化的编码，使用二维条码进行表征。相比于传统的档案，一维条形码只能记录简单的档案本身信息，并且不能超过100个字符，如果查阅人员需要阅读档案的封面与目录则需要登录检索系统查询。二维码打破了字符数限制，并且通过手机扫描就可以呈现出相关的摘要与目录信息。

（二）档案管理阶段。通过标注二维码，可以大大提升对档案管理的程序。在档案封面标上二维码并上架之后，可以优化以下几种程序：可以迅速确定档案资料的空间位置信息。二维码内容存储空间容量大，可以实现多种编码；在架位变动时，通过更新二维码就可以实现再次定位，方便减少价位调整的工作量；在清点档案的时候，二维码可以提供多种对比信息以保证资料查找的准确度；有利于档案信息的目录的制作，普通的一张A4纸可以打印30～50个二维码，每个二维码可以输入500个字符，基本上可以把一份档案的所有重要信息都用二维码标注；有利于减少档案管理成本，二维码的复印成本低廉，有利于减少纸质资源的浪费，节约档案管理的时间、人力与资源成本。

（三）身份识别。用二维码信息标注工作人员身份，可以应用于系统登录、上班刷卡等进行快速识别，可以在离线的情况下对工作人员信息进行查询，虽然二维码在火车票购买中应用已经非常成熟。但二维码相比于IC卡仍然存在诸多不足，首先二维码信息不能进行加密，并且非常容易被复制，不同于IC卡的不可复制性，所以运用二维码识别人员信息时，还需要加以其他辅助技术与手段，以保障资料的安全性与保密性。

三、结论

二维码的出现成为了应用甚广的信息传播媒介，并逐步运用于档案管理工作中，可以促进档案资源的开发利用，是未来档案管理发展的必然趋势。有别于以往的传统档案管理方式，存在资源使用率不高、查询信息不准等多重现实问题，阻碍了档案资源的有效开发利用。二维码技术有着简便、灵活、易使用的特征，还可以初步对信息进行加密。但我国二维码运用于档案管理现代化的技术还不成熟，需要通过相关档案管理人员的不断努力，让二维码技术更为成熟，保密性也更加完善，以促进我国档案管理的现代化进程。

【参考文献】

[1]聂天娇.条码技术在档案管理中的应用[J].黑龙江档案，2015（01）.

[2]杜志宏.二维码技术在企业科技档案管理中的应用[J].档案天地，2014（01）.