实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设

朱丽娟

【摘要】不断提升档案资源的利用和开发力度，加强高校档案信息化建设，是高等教育院校档案管理工作的重要研究课题和基本工作内容。本文将对实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设进行研究分析，以期给相关研究者以有益借鉴。

【关键词】文档一体化；档案管理；信息化建设

当前，随着信息科学技术的迅猛发展，信息技术对人们生活和生产的影响越来越大，并逐渐成为人们生产和生活的重要手段。随着互联网技术的快速发展和逐渐普及，信息技术在档案管理工作中的运用越来越多，在很大程度上推动着我国档案管理工作的发展。对于广大高等教育院校而言，档案管理工作水平的高低对高校文化水平的建设具有直接的影响，而网络技术的普及则为高校档案信息化建设提供了坚定的支撑。文档一体化管理的实施，不但能够有效推动高校档案信息建设，而且也能在一定程度上提升档案管理的功效性。

一、高校档案信息化建设概述

高校档案信息化是指在档案管理、档案资源开发和整合中通过信息技术的有效运用，把现代信息技术与高校档案管理工作进行有机结合，提升高等教育院校档案管理工作的成效性，推动信息化文档管理发展的一种档案管理方式。这对于信息利用的有效性和公平性具有非常现实的作用。就当前来讲，档案信息化建设包括两个阶段：一是电子档案管理阶段，二是计算机档案管理阶段。

二、文档一体化管理的实施对档案信息建设的作用

（一）可以提升高校档案管理的有效性。高等教育院校的档案样式不一、多种多样，采用传统的档案管理模式进行档案管理很难达到预期的效果，也很难满足社会发展的实际需要，而文档一体化管理模式的实施则可以通过信息技术的运用进行档案和文件管理，能在很大程度上实现档案管理效率和管理质量的提升，进而提升档案管理工作的有效性。

（二）社会发展的客观要求。随着高等教育院校的持续扩招，高校畢业生数量越来越多，毕业生面临的就业压力越来越大，文档一体化管理的推行可在管理平台上进行学生档案信息推送，社会用人企业可以对学生的成长信息、学习成绩、奖惩情况进行随时随地的查询，进而对学生形成更为详细、更为全面的认识，适当地进行就业择取。同时，档案一体化的实施，使得信息全方位的共享成为了可能，学生可以通过信息平台的利用获取各项学习资源，进而为他们的学习提供方便。

三、实施文档一体化管理，提升高校档案信息化建设的措施

（一）完善档案管理规范。用文档一体化管理促进高校档案信息化建设需要以一定的财力、人力和物力投入作为支撑，特别是需要投入很大精力进行系统平台的构建，这就需要高校档案管理机构强化管理力度，构建和健全档案管理规范，为规范化的档案信息管理提供必要的保障。同时，在办公用品的采购问题上，需要严格遵守各项规定，对文件信息实行科学的分类。同时，要定期对高校档案信息管理工作人员进行培训和培养，让他们对档案管理工作形成更加全面、深刻的认知，全面掌握各项档案管理工作技能，提升工作的积极性和自主性，确保档案管理工作朝着正确的方向发展。

（二）构建统一的档案管理机构。档案与文档密切相关，二者之间存在着息息相关的联系性，从本质上来讲，档案与文档的主体和内容并没有特别大的差别，仅仅是在时间和范围上存在着一定的区别。为了文档一体化管理的实现，高等教育院校需要在自身内部构建统一的档案管理机构，让组织管理充分发挥优势，对各种档案管理工作实行全面的考察与监督，并对各个职能部门的工作职责进行明确的划分，让他们能够各司其职、各安其政，切实提升高校档案信息化建设工作的有效性。

（三）系统性的规划档案管理软件。当前，很多高等教育院校有自己的档案管理软件，但是，软件的种类各式各样，与其他部门的软件或多或少地存在一定的不兼容现象，十分不利于档案作用的发挥。因此，必须对高校档案管理软件进行系统性地规划，全面树立整体性的管理理念。实用性强、智能程度高的档案管理软件，可以在内部使档案与文件进行便捷的调用和传输，这同样也是档案一体化实施的基本前提。同时，还要根据高校的实际情况和自身内部机构的实际工作职责制定不同的、相互包容的保管期限与保管方式，统一著录和标引。

（四）提升档案管理工作人员的安全意识。病毒入侵、黑客攻击、信息泄密和丢失等问题在文档的使用过程中是现实存在的，对于档案管理的工作人员而言，必须具备较强的责任意识和安全意识，在档案信息管理中及时进行文件信息分级，合理的进行文档加密，对于那些比较重要的、保密要求较高的文档，需要在专用的储存器中进行储存，对于文档归档载体要进行合理安全处理，避免擦伤、划伤问题的出现。此外，为确保档案的完整性，在储存初期尽量采用纸质文件与电子文档相结合的方式进行储存，在能确保电子文档无误后销毁纸质文件。

四、结语

总之，档案信息是高校的重要信息资源。随着社会的发展，传统的档案管理模式已很难满足社会发展的需要，档案一体化管理模式的实施势在必行。档案一体化管理模式的推行不但可以大幅提升档案的利用效率，让档案充分发挥自身作用，而且还可以在一定程度上促进高校文件建设工作的开展，降低管理成本，让档案管理工作更加规范化。

【参考文献】

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[2]杨茜茜.数字时代的文档一体化管理：理念、手段与目标[J]. 档案学通讯，2014（02）.

[3] 刘希琳. 浅议电子档案及其利用[J]. 发展，2013（03）.