浅谈水电设备档案管理

韩 小 丽，　曹 红 旺，　刘 知 雨

(四川大川电力有限公司，四川 雅安　625605)

浅谈水电设备档案管理

韩 小 丽，曹 红 旺，刘 知 雨

(四川大川电力有限公司，四川 雅安625605)

摘要：水力发电企业由于其生产特点，对水电设备的档案管理有着特殊的要求。水电设备档案管理是水电设备管理的基础环节，其管理水平的好坏，将直接影响到电站的发电质量、技术水平、经济效益和社会效益，但水电设备档案管理工作却常常被设备管理领导者所忽视，从而影响设备发挥其应有的作用。大川电厂在日常档案工作中总结出了一套卓有成效的水电设备档案管理的措施，在企业年度机组大小修、设备改造、生产经营及解决维稳工作等方面发挥了建设性的作用。

关键词：水电设备；档案管理；必要的条件；管理制度

0引言

水电设备档案是在水电站和水电设备科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、证书、声像资料等科技文件材料。水电企业不仅有大坝、引水发电系统、泄洪系统及发电厂房等电站枢纽工程主建筑物，而且还有机械电气设备、消防设备、金属结构及自动化元件等设备，设备种类繁多，而且专业性强。因此，要想做好水电企业科技档案的管理与开发工作，档案从业人员不仅要具备良好的思想政治素质和较高的档案专业知识，还应熟悉一定的水力发电相关专业知识，掌握相关的水电科技档案管理技能，只有这样，才能在复杂的文件材料收集中分清档案资料的特性和种类，才能做好前期的文件材料的归档和后期的设备档案的有效管理。

1提供档案管理的必要条件

档案管理工作是设备管理的基础工作，基础不扎实，设备管理目标难以完成。有的水电站在这方面因重视程度不够，工作做得相对不到位，技术资料保管不齐全，致使设备出现故障后，找不到技术资料，设备不能及时得到维修，档案资料的作用得不到发挥，或者因运行记录缺失而难与对设备作出正确的评估。现在的设备，特别是以电子技术为主的高新技术设备，技术更新很快，一款新产品出来，过几年后就不再生产了，加之设备厂家人员变动大，厂家就算有技术支持也力不从心，如果不重视其技术资料的记录与保存，设备一旦出现故障，很难对故障设备做出正确评价，维修人员也很难发挥作用，势必降低了设备的利用率。近几年来大川电厂从厂长到主管设备的领导，再到档案管理各环节的工作人员都很重视设备档案的管理工作，在制定设备管理工作计划，布置管理工作任务时都经常将档案工作作为一项重要内容纳入其中，从设备的采购、安装调试、运行使用、维护保养、档案归管等不同环节都做了相应的规定和要求，并由办公室档案管理员负责保管设备档案分类、整理、装订、上架和管理，并配备设备档案专柜。

有了对水电设备资料一系列环节的重视后，档案室硬件设施也是重点，档案室设施是维护档案安全、保障档案提供利用所需硬件的总称。主要包括档案用房、档案柜架、温湿度控制、防潮、防火、防盗、防虫、防尘、防霉及计算机、网络、储存设备都要配置，且符合相应标准，及专业人员的配备更使其水电设备档案规范化、标准化、专业化管理。

2建立和完善水电设备档案管理制度

利用电厂召开的各种会议及时将设备管理文件分发给所有科室，强化各级管理人员的制度意识，使之配合水电设备管理工作的进行。大川电厂由厂长直接领导的设备管理工作，实行厂、部室、操作人员三级管理，已制定部分相关制度并逐步完善。考虑制定监督检查机制，利用制定的监督检查机制定期或不定期对科室进行账卡物及相关内容的检查，将检查结果纳入科室综合质量考核，出现问题及时拟报整改措施。并准备将水电设备档案信息利用设备管理软件系统实行计算机辅助管理，将日常收集到的信息录入、扫描计算机，如果这一设想得到实行，对日后查阅资料会非常方便，甚至对水电设备的管理信息化、网络化，也不怕水电设备档案因年久时长、意外灾害等情况或过程中损坏而发愁。大川电厂己对每一台设备逐一编号登记在册且张贴标签，每半年对全厂设备进行一次清查，下一步计划将列入水电设备管理台账中，在台账注明“连接”该水电设备存放位置(档案室号、柜号、盒号)。实现水电设备管理网络管理“超连接”，目前全厂正在向形成一个有效的管理网络迈进。

3文件材料归档要及时完整

水电厂设备档案包括：论证采购资料、设备出厂随机相关资料、证件、设备运行过程中产生的相关文字资料(如：运行记录、维修保养记录、计量设备的相关合格证)、统计分析资料等。在设备采购、使用、保养维修及管理等每个工作环节都必须认真进行资料收集、整理和归档。参与设备采购的人员，将获得的信息资料、谈判文字资料及时归档。参与设备的安装与验收的工作人员，注意向厂家或销售方索取相关证件等资料，将收集的相关资料及时建立档案(如：说明书、随机光盘、图纸等)，只有相关资料齐全、手续完备后方可通过验收。

科室如需要资料可提供相关复印件，并履行借阅手续。在设备运行期间设备管理员或操作人员做好运行记录，维护人员应及时填写维护记录。档案室管理员应及时将归案资料进行归总、编号造册，借阅资料要按照相关手续办理，并及时登记。档案收集工作贯穿于设备申购到设备报废的整个工作过程，设备档案的收集、整理和归案是一项很繁杂的工作，档案管理人员要热爱本职工作，要以主动、积极、周到的服务来收集相关信息资料。

4水电设备档案管理要实现规范化和信息化

水电设备档案管理工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好企业档案规范化、标准化管理的重要基础。对非涉密科技档案及图纸资料进行扫描并上传档案系统中，实现科技档案数字化管理，为档案高效利用提供便捷条件。另外还要通过企业局域网络，生产部门的技术人员可在自己的电脑上能够浏览到权限范围内所需的档案、图纸资料等，减少借阅环节，缩短查询时间，提高档案的查阅效率。工作实践表明，水电设备档案对公司、电厂长远发展有深远的意义，应充分发挥其应有作用，促进电厂在经济效益和社会效益上获得双赢。

5结语

水力发电企业由于其生产特点，对水电设备的档案管理有着特殊的要求。水电设备档案管理是水电设备管理的基础环节，其管理水平的好坏，将直接影响到电站的发电质量、技术水平、经济效益和社会效益，但水电设备档案管理工作却常常被设备管理领导者所忽视，从而影响设备发挥其应有的作用。大川电厂在日常档案工作中总结出了一套卓有成效的水电设备档案管理的措施，在企业年度机组大小修、设备改造、生产经营及解决维稳工作等方面发挥了建设性的作用。

参考文献:

[1]王芳编. 档案分理学新论，中国人民大学出版社，P50.

[2]贺真编. 科技档案编研的原理与方法，中国国际广播出版社，P49.

收稿日期:2016-05-04

中图分类号:TV73；G271

文献标识码:B

文章编号:1001-2184(2016)03-0139-02

作者简介:

韩小丽(1986-)，女，四川芦山人，毕业于四川农业大学文秘与档案管理专业，现于四川大川电力有限公司大川电厂从事办公室(办公、后勤、档案、劳资、人事、会议等办公日常事务)管理工作；

曹红旺(1975-)，男，内蒙古武川人，毕业于沈阳电力高等专科学校热工自动化专业，高级工程师，总工程师，目前从事水电生产管理工作；

刘知雨(1989-)，男，辽宁昌图人，毕业于三峡大学科技学院水利水电工程专业，助理工程师，从事水电生产经营管理工作.

(责任编辑：卓政昌)