探析商务英语书信的写作原则和技巧

吴迪

摘 要：作为一名合格的外贸业务人员，应该具备相应的外贸素质，其中商务英语书信的写作是必不可少的。怎样提升他们的写作水平，成了当前急需解决的问题。此文深刻地阐述了商务英语书信的写作原则及技巧，以指导外贸业务人员的写作。

关键词：商务英语书信；写作原则；写作技巧

[中图分类号]：H315 [文献标识码]：A

[文章编号]：1002-2139（2016）-08--02

一、7Cs原则在商务英语书信中的运用

所谓7Cs原则，指的是简洁（conciseness）、清楚（clarity）、完整（completeness）、具体（concreteness）、礼貌（courtesy）、正确（correctness）和体谅（consideration）七大原则。为了使内容通俗易懂，礼貌周到，商务英语书信的写作往往要由一些写作原则来指导。在7Cs原则的指导下，商务英语书信的作用能够得到充分发挥。

1.简洁原则

在满足完整和礼貌原则的前提下，简洁原则就是精简单词。只保留重要的单词，既能够给人以强调的感觉，又能衬托出书信的重点，最重要的是可以节省贸易双方的时间和精力。通过遵守下列建议，就可以实现简洁原则：

1.1缩短或省略单词和表达

用尽可能少的文字表达出完整和明确的内容。单词代替词组，词组代替从句。例如enclosed herewith可以简写成enclosed；at this time可以替换成now；due to the fact that可以用because来表达；a draft in the amount of $1000变成a draft for $1000。很显然这几个例子中后者的表达都是符合简洁原则的。

1.2避免不必要的重复。

尽管重复有表示强调的作用，但商务书信会因为对于同一件事情过多的重复而变得冗长。比如下面这个句子：Will you ship us any time during the month of December，or even November if you are rushed，for November would suit us just as well。在这个句子中，作者想表达的是对方可以在11月底前装运，所以可以把此句变化成Please ship us by the end of November，这样既清楚地表达了作者的意图，又避免了不断地重复。

2.清楚原则

为了使对方正确的理解书信的内容，必须使用清楚的表达。这就是清楚原则，也是7Cs原则中首要的写作原则。商务书信要想发挥效果，其内容表达必须清楚。避免使用复杂，有歧义和易使人误解的表达，尽量使用朴实简单的单词，构建良好的句子和段落。准确、直接、简单的商务英语书信是首选。比如下面这个句子，As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco， we have bimonthly direct services。对于这个句子，模糊词是bimonthly，此句可理解为两个意思，一个是we have two direct sailing every month，另一个则是we have a direct sailing every two months。可见一个单词位置如果放置错误，对整个意思也会造成很大的影响，这在商务信函中是大忌。

3.完整原则

一个完整的商务书信，必须包含对方所需求的所有信息，这就是完整原则，也是写信最基本的要求。对方提问的所有问题必须给予明确的答案。不能直接回避某些无法作答的问题，可以做一些解释说明。还要学会如何机智的应对对方提出的有损自身利益的问题。

4.具体原则

在商务书信中，有时对方会提出一些需要具体回答的问题，如贸易术语、装运、货物规格和特性、数据和日期等，这时候就需要使用具体原则。为了实现具体原则，可以遵循下列的建议：使用具体的事实和数据；多使用动词；尽量使用主动语态而不是被动语态；选择生动、形象的文字；注意语序；把修饰词放在正确的地方。比如下面这句话，Please send your proposal to us as soon as possible。如果将as soon as possible 换成一个具体的日期，如October 10，那么这句话将会更具体。

5.礼貌原则

为了达到礼貌的效果，不仅要及时回复对方的书信，在书信写作过程中，还要尽量使用委婉的语气和礼貌的语言，这样就可以给对方留下真诚可信的印象。

避免信中出现盲目的礼貌，如机械的插入一些“please”和“thank you”等。在书信中，不能对对方表示出愤怒、怀疑、指责和贬低等情绪。更不能使用带有刺激性，进攻性的语言。如下面的例子，We are sorry you have misunderstood us，很显然此句中有指责对方的意思，所以最好改为We are sorry we did not make ourselves understood clearly。

6.正确原则

正确原则，顾名思义就是使用正确的语法、标点、拼写、语气，传达出正确的信息，避免造成不必要的误会。例如，“Ill， were”这种表达似乎太口语化了，在商务信函中，可以把它们替换成“I will， we are”。

由于商务书信是很严肃很正式的，其内容牵涉到贸易双方的权利、义务和利益问题，所以一封商务书信，首要关注的就是它的准确性。而各种商务材料的基础，即确切的条款和精确的数据是特别重要的。因此，既不能高估资产或者收益，也不能低估负债或者费用。因为高估会使自己处于一个尴尬的境地，而低估会使自己丧失信心，阻碍贸易发展。

7.体谅原则

体谅原则就是写信者站在对方的角度，考虑对方的感受来写商务书信。此原则对于贸易双方的交流效果有着至关重要的影响。遵循以下建议，即可以实现体谅原则：

7.1尽量多使用“you”而不是“I”和“we”

读信者最希望在商务书信中看到“you”而不是“I”和“we”，因为商务交际中，贸易双方都更在意自己的利益。体谅原则就是试着站在对方的角度，考虑对方的愿望、要求、兴趣和困难，并采取他们的观点。如下例，We allow 2 percent discount for cash payment。这句话很显然是从写信者自身出发的，所以应改为You earn 2 percent discount when you pay cash。这样的语气就是从读信者的立场出发的，从而引起他的兴趣。

7.2尽量多使用积极肯定的语气而不是消极否定的语气

为了使商务书信达到有效的沟通目的，在写作过程中要尽量使用积极向上的语言而不是消极负面的语言。因为积极向上的语言能给予对方鼓励和动力，进而产生积极的影响，而消极负面的语言会使对方感觉到一种批评并且失望的感觉。如We wont be able to send you the brochure this month，此句用的是否定消极的语气，所以可以改为积极肯定的语气，如We will send you the brochure next month，这样才能达到交流目的。

二、七大写作技巧在商务英语书信中的运用

在书写商务信函的过程中，不仅要掌握7Cs原则，还要有写作技巧来指导。商务书信想要有效地表达出贸易双方的需求，传达交流信息，可以遵循以下七大写作技巧：

1.用词精简

商务英语书信中应尽量选取简单常用的单词，避免使用复杂冷僻的单词。这样才能够使信中所表达的内容实现有效的目的。例如，用“never”来替换“under the no circumstances”，“as you requested”替换“as per your requested”等等。

2.语气委婉恰当

由于贸易双方都希望看到对方能为自己做什么以及自己能获得什么利益，所以在写信前，要站在对方的立场思考，明确这封信要达到什么目的，最终有效的表达出自己。所以多采用委婉恰当的语气，商务书信就能发挥其真正的作用。

3.运用术语

商务书信的一大特色就是术语和缩略词的大量使用。商务英语牵涉到许多专业术语，如信用证、保险费、保单、提单、到岸价、离岸价等等。外贸业务人员应该熟练应用专业术语，以免对公司造成巨大的损失。

4.提倡主动语态，避免被动语态

通常，相比被动语态，主动语态更能够简洁有力的表达出效果。在商务书信中，积极主动的句子能更有效的传达出写信者的意思，避免对方误解。所以主动语态是用来交流信息的首选。只有在表达某些不愉快的事情时，为了达到一种礼貌客观的效果，才会选用被动语态。如下例，Your sample of July 10 was received by us today，此句的被动语态最好换成主动，即We received your sample of July 10 today。

5.长短句的运用

在商务书信中，过多地使用长句子，会造成冗长复杂，混淆写信人的写作目的，掩盖主要的信息。短句子虽然可以明确写信人的意图又易于理解，但通篇都用短句子，又会使文章无聊生硬毫无特点。所以要注意使用长短句搭配的方式写作。这样既可以给对方留下深刻的印象，又可以使对方快速的理解写信人所表达的内容。句子的平均长度以15到18个单词为准。

6.段落长度适中

商务书信中，每个段落的长度都应该适中才能发挥真正的作用。首尾两段不宜过长，3-4行即可。首段过于冗长，会使对方感觉疲倦，不想继续阅读下面的内容。而尾段通常都要简单明了，这样才能够清楚地表示出写信人的目的。至于中心段落，机不能过长也不能过短，7-8行即可。应该过长会使对方感觉整封信没有重点，混淆写信人要表达的意思。而过短又会使对方难以清楚地理解写信人的意图。

7.创建良好的印象

在商务书信中，给对方留下一个良好的第一印象和最后印象是至关重要的。多使用新颖的词汇，多站在对方的角度思考，是实现这一目标的好方法。避免使用千篇一律的表达。比如“We are in receipt of your letter…”，“We have for acknowledged your letter…”等等。这些表达尽管语法正确，但却毫无创新。最后写结束语时，尽量避免使用分词。因为这种用法在现代商务书信中已经很少用到了，没有任何的意义和用处。

三、结论

总而言之，在贸易交流中，商务英语书信是非常重要的通讯工具之一。本文通过分析商务英语书信应遵守的7Cs原则以及七大写作技巧，来指导外贸业务人员写作。因为只有这样的信函才能给对方留下深刻的印象，引起对方的共鸣，进而达到自己的目的，实现商务谈判。

参考文献：

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