从内部控制角度加强应收账款管理的问题探讨

夏志伟

摘要：应收账款是企业的重要资产，应收账款管理的优劣直接关系到资金能否充足顺畅。本文以COSO的企业内部控制整合框架理论为基础，从控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通以及监督五个方面探讨了企业加强应收账款管理的方法和途径。

关键词：应收账款管理 内部控制

应收账款主要是指企业因销售商品、提供劳务，应向购货、接受劳务的另一方收取的款项。在现实中，应收账款管理的优劣直接关系到企业的资金能否充足顺畅，可以说加强应收账款的管理是确保企业稳定持续发展的重要手段。因此可以从COSO的企业内部控制角度出发，实现对应收账款的有效管理。

一、控制环境

控制环境是企业的基调，直接影响员工的控制意识。它提供了内部控制的约束和结构，是其他内部控制要素的基础。

（一）建立独立的信用管理部门

企业应收账款大多由业务部门和财务部门分别管理，财务人员处于监控地位。但由于财务人员对客户情况了解不全面，导致销售部门和财务部门在管理上难以协同。实际上，企业信用风险管理是专业性、技术性和综合性较强的工作，涉及到财务、营销、信贷、法律等专业知识和综合技能，须特定的部门或组织才能完成，其中对应收账款赊销的信用管理需要专业人员从各个角度进行大量的调查分析和管理控制。因此，设立由企业高管直接分管的独立信用管理职能部门对于应收账款的内控环境建立尤为重要。

（二）建立科学的信用政策

企业应该通过各种渠道了解自己面对的是怎样的客户。无论新老客户，当对方坚持赊购时，必须对其进行全方位的信用调查，就其资产状况、财力状况、经营能力、以往业务记录、偿还贷款能力等进行深入的调查，根据调查的结果评定其信用等级，并制定科学合理的信用政策。

二、风险评估

只要有经营决策，就有风险。企业的管理者必须决定准备承受多大的风险，并使风险维持在可控的范围内。

（一）明确应收账款管理的目标

根据COSO对风险评估的定义，风险评估的前提条件是明确目标。对于企业而言，其最终的目标是规范赊销业务，避免坏账损失，求得利润最大化。

（二）确定可能风险

一旦目标被确定，就要对实现目标的风险进行分析。应收账款所面临的风险处于业务活动层面，例如形成坏账，被迫筹资，主营业务收入减少等等。

（三）合理评估风险

分析风险的方法多种多样，可以参考历年的实践经验，结合当前的经济、政治环境以及行业周期，采用定性与定量相结合的方法，对识别的风险进行排序。对于后果没有重大影响且发生概率很低的风险为排序靠后的风险，通常不需要重点关注；对于后果具有重大影响且发生概率极大的风险为排序靠前的风险，应给予最大的关注。

三、控制活动

COSO报告中认为，控制活动是指对所确认的风险采取必要的应对措施，以保证管理当局的指令得以执行的政策和程序，它是内部控制体系的核心部分。基于COSO框架，企业应对应收账款活动进行全面控制。

（一）不相容岗位相互分离

企业应确保处理销售与收款业务的不相容岗位相互分离。具体如下：

（1）赊销合同的审批、签订岗位与客户信用管理的岗位相分离。接受客户订单的营销人员不能直接批准赊销，赊销必须同时得到独立的信用管理部门批准。

（2）销售开票、发货、收款、记账职务应当分离。应收账款记录人员不能担任该账目的核实工作。

（3）坏账准备的计提与审批的岗位应相分离，同时坏账的核销与审批也不能由同一人担任。

此外，按照财政部颁布的《内部会计控制规范---销售与收款》的规定，应当建立应收账款业务的岗位责任制，并根据具体情况对办理销售业务的人员进行岗位轮换或者区域调整。

（二）规范赊销合同

企业经济往来，多数是通过合同约定的，因此应当规范赊销合同的管理。

（1）规范赊销合同的签订。规范合同正式订立前的谈判、资格审查与草拟等流程，分类别统一格式、内容，使其符合国家及行业有关规定和自身利益。

（2）规范赊销合同信用等级制度。可依据信用等级分为高、中、低，采用抓大放小的原则，信用等级高、赊销时间长、金额较大的合同应由公司高管参与决策，将其控制在公司层面，其余的由不同的职能部门参与决策签订。

（三）规范销售发票的控制管理

销售发票是赊销业务的真实记录，是收取货款的依据。销售发票开具后，营销人员要与客户发票接收人员尽快办理交接，并取得收票凭据。财务人员加强与客户核对，及时发现发票是否入账，以及未入账原因，确保作为收款依据的发票的安全性。

四、信息沟通

COSO理论中的“信息与沟通”要求企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息。

（一）内部沟通

信用管理部门、财务部门、销售部门之间应做到定期沟通。各部门通过财务资料、经营管理资料、信用评级信息等，共享信息资源。同时，高层管理者应定期组织召开由销售部门、财务部门、信用管理部门中层管理者参加的会议，讨论公司赊销情况，应收账款余额及账龄情况，下一步销售的趋势。此外，可以专题讨论重大拖欠账款，以便采取相应措施。

（二）外部沟通

货款回收最忌讳拖，时间越长，越易形成坏账，因此要加强与客户的沟通。有时并非客户恶意拖欠，只是由于票据传递或账务处理上出现了失误，导致货款未回收。这样的问题只要通过及时有效的沟通就能够得到控制。

（1）由财务部向客户提供对账单，并且电话通知客户的相关经手人查收，以此来促使客户及时对账。若余额不符，及时反馈信息，找出原因。

（2）根据合同条款约定即将到期的应收账款，可以以书面形式督促客户按时付款。

（3）对于逾期没有还款时，可电话催讨，并就客户逾期不归还欠款的原因做具体分析。若确属短期资金困难，可向相关领导申请延长还款期限；若属于产品质量问题导致客户拒绝付款的，应及时向公司反馈信息；若属于恶意拖欠，应上门催收，甚至以法律手段维权。

五、内部监督

应收账款内部控制管理中，应当发挥“监督”要素的作用。监督是实时过程，与经营管理活动紧密结合，随时进行自我评估和内部监督。监督可以确保应收账款内部控制系统持续有效运行。具体可以分为两种形式：

（一）全程监控

企业应当将全程的持续性监督活动根植于应收账款的控制活动中，即加强对销售与收款的过程控制和跟踪管理，对异常情况及时形成报告，立即采取措施妥善处理。

（二）内部审计

内部审计是内部控制的特殊形式，是对内部控制的再控制。内部审计机构作为企业内部重要的独立评估机构，其对应收账款的审计应当贯穿销售、发货、验收、调试、记录、收款和信息披露全过程，找出应收账款业务流程中的薄弱环节和存在的问题。对赊销业务的内部审计应抓住几个关键点：

1、赊销合同控制的内部审计

对赊销合同的内部审计，主要是证实赊销合同的信贷审批是否按规定进行。可随机抽查一定比例的赊销信贷批准文件，检查这些文件是否附有相关资信文件。

2、销售发票控制的内部审计

发票是应收账款形成的重要凭据，同时也是较容易发生弊端或者错误的一个环节。因此，内部审计部门在对销售发票进行检查的时候，抽取被审发票的数量应适当地扩大，使样本更具有代表性。

3、应收账款余额的审计

内部审计人员可通过抽查应收账款账龄分析表、坏账记录、询证函等相关资料，检查应收账款余额的真实性、准确性。

六、结束语

综上所述，应收账款是企业的重要资产，企业可以从内部控制的角度出发，通过改进和完善控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控这五个方面，对应收账款管理制度进行更为合理的设计，确保企业取得收益、规避风险，持续稳定的发展。

参考文献：

[1]财政部，审计署，证监会，银监会，保监会：《企业内部控制规范》，2008

[2]陈志斌.信息化生态环境下企业内部控制框架研究[J].会计研究，2007（1）

[3]李心合.企业内部控制制度建设中的八大难题与对策探讨[J].中国总会计师，2010（10），55-57

[4]李心合.客户选择与应收账款管理[J].财务与会计，2008（5）