企业产品档案数据有效性管理方法探索

李亚

引言：随着信息化技术及信息管理的发展，企业产品档案正在从传统的纸质管理模式转变为电子文件的数据管理，企业产品档案数据从接收、归档、有效控制、提供利用都是摆在企业档案管理人员面前亟待解决研究的课题。

一、产品电子文件的接收、归档

（一）产品电子文件的接收。企业产品档案的数据是指与产品设计、生产、制造有关，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送电子文件。企业产品档案数据的管理必须从产品数据形成之时开始，这样才能确保产品档案数据完整性与准确性。

（1）产品电子文件接收范围。随着信息化近几年发展，大部分企业已使用PDM、ERP等产品研发或生产系统，这些系统在产生数据同时，档案管理部门就要开始介入管理，明确接收范围，归档范围基本包括经有效确认后电子文件。（2）产品电子文件接收要求。在接收产品电子文件之前，企业档案管理部门对向产品档案来源部门提出接收数据的要求，以确保接收数据是符合归档要求的产品电子文件。接收产品电子文件格式类型较多，最常见设计格式就有二维图形格式、三维图形UG等，文件OFFICE格式，图片PDF格式等，这些不同数据格式伴随着设计软件版本不停升级，所以企业要根据实际情况，规定接收数据格式及版本，接收时最好是同时接收原设计数据格式和一个转换图形格式文件，方便后序电子文件利用。

（二）产品档案电子文件的归档。产品档案电子文件的归档过程，一般分为两种方式：在线归档与离线归档。在线归档方式通过业务系统与档案系统接口，自动采集直接归档产品电子文件；离线归档多采用以磁盘、光盘等存储介质将产品档案电子文件直接交至档案管理部门进行归档。由于企业内部网络平台的发展，现在多采用前者归档方式，它不仅可节约成本，还具有方便、快捷等优点。

二、产品档案数据在科研生产管理中的应用

产品档案数据不仅仅是用来收集、归档、保存，最主要是产品档案的利用，产品档案利用对象表面上是文件，其实质管理对象是产品档案数据所反映的综合信息，这些产品信息是企业研制生产过程中最需要的数据，通过这些信息数据提炼，使企业研制生产等管理人员掌握企业产品整体状况，做好各项管理工作。产品档案信息在科研生产管理具体表现在两个方面：

（一）在科研管理方面应用。（1）产品技术状态管理。企业一个产品从产生开始，总是伴随着反复研究论证过程，产品技术状态管理是从产品形成开始产品反复研制技术阶段状态信息。产品数据归档是反映整个产品研制技术阶段及组成结构，档案管理部门负责对产品档案的数据技术状态进行控制。（2）重复利用方面管理。产品数据归档后，产品档案数据中各类技术及管理信息都会形成企业的成果。这些成果将永久保存，形成企业的知识库。企业面临激烈的市场竞争环境下，除了不断创新外，还需反复利用自身已有的成果，扩充知识储备。对产品成果的反复利用，就是提取产品档案数据的利用，信息所含成果提取方式比传统方式更为快捷全面。通过对产品档案信息全面分析，利用软件工具，进行查询浏览、统计效率将大大提高利用效果，缩短产品研制周期，增加企业的核心竞争力。

（二）在生产管理方面应用。（1）生产制造方面管理。产品数据结构组织分类，可建立产品结构树，精确至零组件及产品元件组成，根据产品结构树的信息，可统计出产品生产制造等各方面管理信息。这些信息的提取来源于产品档案数据信息的提取，它们可清晰地为产品生产制造提供各类加工及采购信息，企业根据信息可制订详细的生产制造方案等管理计划。（2） 批次管理方面。产品生产交付完毕，产品质量管理成为企业售后服务的关键所在。对产品质量状态的跟踪是成功控制产品质量一个重要环节，要跟踪产品各批次及版本通过对产品各版本归档数据，整理产品批次信息，并对记录产品生产状态信息存档，以产品结构树形式表示，这样无论产品做过几次更改，生产多少批次，产生多少版本数据，都可以追溯到各状态批次信息。

三、产品档案数据有效性管理现状

（一）产品档案数据管理流程不适应电子数据要求。产品档案数据管理工作流程与纸质管理有很大区别，电子文件有其自己的特性，要根据其特性进行管理，电子文件的归档，往往只针对归档后数据管理，但忽略归档过程的自动化管理，即使有些企业已实现归档自动化，很多情况下没有考虑电子文件归档与电子文件相关的元数据也需归档，否则电子文件相关联信息还需再次搜集提取才能提供利用，产品档案数据流程管理需要开发出适合电子文件特点的工作流程方式。

（二）产品档案数据管理对信息资源的利用孤立。产品档案数据基本元素是电子文件，但管理实质其实电子文件所反映信息资源的管理利用。产品档案信息资源与其它管理相结合，能形成高效、协作和集成化的信息链。但现在产品档案数据仅仅局限于产品设计文件不包含其它数据，产品档案数据的有效性信息无法实现企业内部资源共享及利用，无法为企业提供决策服务。

四、产品档案数据实现有效性管理必须解决问题

（一）产品档案信息需要实现实时动态管理，关联性管理。由于企业的产品研制及生产周期不断缩短，产品档案更改、更新频繁，产品数据同样随着产品档案不停地更换，这要求对产品档案数据管理要实现实时动态性管理，必须由过去只针对文件式静态管理转变为动态信息管理、关联性管理。根据一个产品或一个产品零部件就能关联出与此产品相关的所有产品文件及产品管理信息，当发生更改时，就可同时对关联的产品信息数据更改，还可对这些更改数据及产品信息状态记录，以便查询、利用、统计管理等工作。

（二）产品档案数据业务流程管理的信息化。产品档案数据如果要进行有效性管理，必须对产品档案数据管理流程实施电子化管理，将各方面产品档案业务进行分析，以国家及行业档案管理标准的情况下进行数据管理业务流程电子化，如电子下发等，使产品档案数据管理流程既符合电子文件特性，还可对产品档案数据管理各个方面实行监控，根据管理流程安排各项工作进度，流程中反映各项工作节点完成信息及管理问题一目了然，为整个产品研制生产的管理提供的监控与统计信息。

（三）管理系统平台开发设计。档案管理系统对企业产品研制、生产所产生的所有信息进行控制和集成化管理，实现企业档案信息尤其是产品档案信息的共享和有效利用。虽然现在有很多业务管理系统，如PDM系统，但产品数据有效性管理既要满足企业产品档案数据管理需求，又要结合流程设计，在开发时采用最新的信息技术与通用的技术协议标准，使系统适用于任何异构环境，强大的维护管理功能，使企业档案管理模式逐步向企业信息资源管理、知识管理过渡。

（四）企业产品档案数据有效性管理其它方面建设。产品档案数据要真正实现利用，无论管理系统开发还是数据本身都需要一系列管理标准，企业可参考相关档案电子文件数据的管理规范，结合自身特点制订出自己企业产品档案数据标准规范，成为企业档案数据管理依据；根据管理要求企业还需不断改进管理业务流程，明确职责，使之适应产品档案数据管理方式，提高档案部门管理人员综合素质，推广企业档案信息管理平台应用，挖掘企业深层信息资源进行开发，适应企业快速发展的需求。

结论：企业产品数据有效性管理提高，对企业产品研制、生产全过程管理，实现企业发展目标，满足企业信息资源管理利用具有十分重要的意义。本文针对企业产品档案数据的管理提出了一些思路与解决办法，许多方面还有需要解决的问题，还存在值得深入探讨与研究的领域，今后，还需要将理论与实践相结合，不断进行修正完善，随着信息以及知识管理等技术应用的成熟，逐步向企业信息知识化利用管理发展。

参考文献：

[1] 邓红英，产品电子文件的收集与归档，《机电兵船档案》，2004年第6期

[2] 周建皎，制造型企业档案信息管理系统，重庆大学硕士学位论文，2006.5